Thang đo Số quan
sát Nhỏ nhất Lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn
Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
193 2 5 4,18 0,609
Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
193 1 5 3,70 0,931
Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
193 2 5 4,13 0,676
Sự ủng hộ của lãnh đạo 193 1 5 3,87 0,779
Công nghệ 193 1 5 3,77 0,990
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có mức độ tác động mạnh nhất β = 0,202 (bảng 4.8) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là 4,18 (bảng 4.16), cao nhất trong 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của bốn trên năm biến quan sát của yếu tố quy trình đạt trên 4 “Đồng ý”, biến thấp nhất có điểm trung bình là 3,96 (bảng 4.17).
Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Biến quan sát Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hồn tồn đồng ý Điểm trung bình Độ lệch chuẩn QT1 1,6% 10,9% 53,4% 34,2% 4,20 0,689 QT2 2,6% 21,8% 52,3% 23,3% 3,96 0,746 QT3 1,0% 15,0% 56,0% 28,0% 4,11 0,680 QT4 1,6% 6,2% 45,6% 46,6% 4,37 0,674 QT5 1,6% 8,3% 52,3% 37,8% 4,26 0,675
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
Biến quan sát QT4 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù
hợp với các quy trình xử lý máy tính” được đánh giá cao nhất, với điểm trung bình là
4,37, thể hiện cán bộ cơng chức rất đồng tình về việc các quy chế quản lý đã ban hành đã được cập nhật, phù hợp với phương thức hệ thống văn bản hồ sơ, điện tử xử lý.
Điều này sát với thực tế, lãnh đạo UBND quận đã và đang thực hiện rà soát, xây dựng các quy chế phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (ISO điện tử).
Biến quan sát QT5 “Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên
bản in sang quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ
hai là 4,26. Điều này có nghĩa UBND quận Bình Thạnh đã triển khai, thực hiện các sự chuyển đổi cách thức quản lý quy chế hành chính từ các bản in, giấy sang các văn bản, hồ sơ được khởi tạo, xử lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử. Điều này sát với tình hình thực tế là UBND quận Bình Thạnh đã thông qua mục tiêu định hướng phát triển CNTT 2016 đến 2020, triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử. Chính vì thế, biến quan sát này nhận được sự đồng thuận khá cao trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hồn tồn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát.
Biến quan sát QT1 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của
quản lý hành chính của tổ chức” với điểm trung bình thứ ba là 4,20. Điều này thể
hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến quan sát trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hồn tồn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát. UBND quận Bình Thạnh đã và đang thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. UBND quận Bình Thạnh đã chuyển đổi 57 thủ tục hành chính theo quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cho nhiều lĩnh vực bao gồm kinh tế, lao động, đô thị. Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã được chuẩn hóa thành một phần của quy chế quản lý hành chính của UBND quận Bình Thạnh.
Biến quan sát QT3 “Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ
trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ tư là 4,11.
Điều này thể hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến quan sát trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hồn tồn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát. Với các tính năng phân quyền minh bạch, rõ ràng trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, các văn bản, hồ sơ đang bị chậm trễ ở khâu nào, phòng nào, thời gian bao lâu đều thể hiện tường minh trên hệ thống. Do đó, các phịng sẽ khơng thể đổ lỗi cho nhau hay viện dẫn các nguyên nhân chậm xử lý văn bản, hồ sơ mà
khơng có lý do chính đáng. Vai trị, trách nhiệm của các phịng ban vì vậy được xác định rõ ràng trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Biến quan sát QT2 “Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với
các quy định của tổ chức” có điểm trung bình thấp nhất 3,96 (bảng 4.17). Qua trao
đổi với lãnh đạo UBND quận, tình hình thực trạng là một số các văn bản pháp luật, quy định hướng dẫn của Bộ, Ban ngành vẫn chưa nhất quán. Điều đó dẫn đến một số các vướng mắc tại UBND quận khi triển khai thành các quy định hướng dẫn của UBND quận cho các phòng ban thực hiện.
Vấn đề tồn tại: UBND quận Bình Thạnh chỉ mới thiết lập các chỉ số đo lường sự hài lịng của người dân về dịch vụ cơng trực tuyến, tỷ lệ số lượng hồ sơ dịch vụ công trực tuyến được xử lý trên từng lĩnh vực. UBND quận chưa thiết lập các chỉ số đo lường chi tiết hơn, đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
Nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức có hệ số β = 0,183 (bảng 4.8), đạt giá trị cao thứ hai trong phương trình hồi quy, nên có thể kết luận mức độ ảnh hưởng lớn thứ hai đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, điểm trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức là 3,70 (bảng 4.16) ở mức khá, thấp nhất trong 5 yếu tố. Điều này thể hiện đây là yếu tố mà UBND quận Bình Thạnh nên xem xét có kế hoạch, chương trình hành động phù hợp nâng cao sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức Biến quan sát Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hồn tồn đồng ý Điểm trung bình Độ lệch chuẩn Thang đo ND1 4,7% 10,4% 22,3% 38,3% 24,4% 3,67 1,096 ND2 6,7% 5,2% 23,8% 40,4% 23,8% 3,69 1,097 ND3 5,7% 11,9% 24,4% 37,8% 20,2% 3,55 1,113 ND4 3,6% 13,5% 25,4% 34,7% 22,8% 3,60 1,091 ND5 2,6% 10,9% 15,5% 26,9% 44,0% 3,99 1,127
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
Biến quan sát ND5 “Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng hệ thống quản lý văn
bản, hồ sơ điện tử” có được đánh giá cao nhất với điểm trung bình là 3,99. Tỷ lệ cán
bộ cơng chức chủ chốt của UBND quận có trình độ đại học trở lên là 73,6%. Tỷ lệ 94,3% cán bộ công chức tham gia khảo sát có trình độ đại học trở lên. Vì vậy, cán bộ cơng chức đều hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Biến quan sát ND2 “Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ
ràng, cụ thể phù hợp với cơng việc của anh/chị” với điểm trung bình đứng thứ hai là
3,69. Biến quan sát ND1 “Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp
anh/chị quen thuộc với hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình
đứng thứ ba là 3,67. Các khóa đào tạo đều có các bài tập thực hành, có bài tập thực hành rõ ràng. Tuy nhiên, số lượng bài tập thực hành không bao quát hết tất cả các trường hợp, tình huống trong thực tế. Điều này dẫn đến thực trạng là các phịng tìm cách xử lý theo cách thức tùy biến của phịng làm sao cho cơng việc được hồn thành theo đúng tiến độ đã đặt ra. Một số hồ sơ, văn bản được xử lý hoàn tất ở khâu trước nhưng lại bị vướng ở khâu sau do quy trình chức năng phịng trước đã xử lý khơng theo đúng chuẩn, trình tự của hệ thống. Việc này kéo theo hệ lụy là phải cần sự giúp đỡ của bộ phận kỹ thuật CNTT can thiệp xử lý văn bản, hồ sơ để tiến hành tiếp các bước tiếp theo. Đây là điểm yếu mà UBND quận Bình Thạnh có thể khắc phục, hồn
thiện thông qua việc yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bảo đảm bao quát hết các trường hợp, tình huống xử lý văn bản, hồ sơ thực tế.
Biến quan sát ND4 “Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử trong công việc” với điểm trung bình đứng thứ tư là 3,60. UBND quận đã
thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đối với 57 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kinh tế, lao động, đơ thị trong tổng số 184 thủ tục hành chính theo quy định. Điều này thể hiện còn nhiều quy chế quản lý hành chính vẫn chưa được chuẩn hóa trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Để chuẩn hóa tất cả các quy chế thủ tục hành chính lên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cần có thời gian và ngân sách. UBND quận hoàn toàn hiểu rõ việc này và đã có định hướng kế hoạch trong các năm tiếp theo trong lộ trình chuẩn hóa, tiến hành hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử.
Biến quan sát ND3 “Anh/chị hài lịng với chương trình đào tạo, tập huấn hệ
thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” có điểm trung bình thấp nhất 3,55. Cán bộ công
chức không đánh giá cao chất lượng đào tạo. Điều này thể hiện nội dung chương trình đào tạo chưa phản ảnh hết các tình huống thực tế mà cán bộ công chức cần phải xử lý trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Lãnh đạo UBND quận cần trao đổi với đơn vị tổ chức đào tạo, nâng cao hơn nữa chất lượng đào tạo.
Vấn đề tồn tại: Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử được UBND quận Bình Thạnh triển khai và vận hành từ năm 2017 đến nay. UBND quận Bình Thạnh chưa thiết lập chỉ số đánh giá hiệu quả về hồn thành cơng việc trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện theo từng cá nhân.
4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, đạt có hệ số β = 0,176 (bảng 4.8) đạt giá trị cao thứ ba trong phương trình hồi quy, nên có thể kết luận mức độ ảnh hưởng lớn thứ ba đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban là 4,13 (bảng 4.16), đứng thứ hai trong 5 yếu tố. Điểm trung bình của cả năm biến quan sát của yếu tố này đều đạt trên 4 “Đồng ý”.
Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phịng ban Biến quan sát Hồn tồn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hồn tồn đồng ý Điểm trung bình Độ lệch chuẩn TG1 1,6% 19,2% 52,3% 26,9% 4,05 0,724 TG2 1,6% 14,0% 49,7% 34,7% 4,18 0,722 TG3 0,5% 3,1% 13,0% 52,3% 31,1% 4,10 0,777 TG4 0,5% 1,6% 16,6% 48,7% 32,6% 4,11 0,769 TG5 1,6% 14,0% 45,6% 38,9% 4,22 0,739
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả
Biến quan sát TG5 “Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử vào cơng tác quản lý hành chính” có điểm trung bình cao
nhất là 4,22. Với mẫu khảo sát là 12 phịng (100% phịng chun mơn) tại UBND quận, điều này thể hiện sự nhất trí cao của tất cả các phịng ban về lợi ích của việc sử dụng hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử. Năm 2018 quận đã tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đúng hạn đạt 98,2% minh chứng kết quả khảo sát trên.
Biến quan sát TG2 “ Có truyền thơng về các thay đổi vai trị, trách nhiệm khi
áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử” có điểm trung bình đứng thứ hai là 4,18.
Điều này thể hiện sự nhất trí khá cao của tất cả các phịng, nắm rõ các thay đổi về vai trị, trách nhiệm khi chuyển đổi từ hình thức thủ tục quản lý hành chính thủ cơng sang thủ tục quản lý hành chính trên hệ thống văn bản điện tử. UBND quận đã tiến hành nhiều hình thức thơng báo khác nhau như các cuộc giao ban, đăng bản tin, thơng báo, trong các chương trình đào tạo, tập huấn và trong các quy chế hành chính quản lý tổ chức.
Biến quan sát TG3 “ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phịng ban” với điểm trung bình đứng thứ tư là 4,10 và biến quan
sát TG4 “Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết
của cán bộ với phòng ban” với điểm trung bình đứng thứ ba là 4,11. Đối với các văn
bản, hồ sơ điện tử đòi hỏi việc xử lý liên phịng ban thì khi một phịng ban đã hồn thành nhiệm vụ của họ trên hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử, hệ thống tự động chuyển văn bản, hồ sơ điện tử ấy đến phịng ban kế tiếp theo lưu đồ quy trình đã cài đặt trên
hệ thống. Nếu phòng ban kế tiếp không xử lý kịp thời, văn bản, hồ sơ điện tử đó sẽ bị ách tắc. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đòi hỏi mạnh mẽ sự tương tác, phối hợp các phịng ban, phối hợp chặt chẽ xử lý cơng việc. Trong năm 2018, UBND tiếp nhận và giải quyết trên 56.500 hồ sơ, tỷ lệ hồn thành cơng việc đúng hạn là 98,2%. Kết quả này minh chứng sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ảnh hưởng mạnh đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Biến quan sát TG1 “Vai trị, trách nhiệm của các phịng ban được truyền thơng
đến anh/chị” có điểm trung bình thấp nhất là 4,05. Tuy nhiên, đây vẫn là một số điểm
trung bình khá cao, thể hiện đa số cán bộ cơng chức đồng ý vai trị trách nhiệm của các phòng ban đã được truyền thông đến họ. Qua trao đổi với lãnh đạo UBND quận cũng như theo số liệu khảo sát, đa số cán bộ cơng chức có thâm niên cơng tác là trên 10 năm, đã rất am hiểu vai trò trách nhiệm của phòng ban nên lãnh đạo quận khơng có u cầu triển khai các cơng tác truyền thông cho mảng này.
Vấn đề tồn tại:
Như trao đổi với các phịng ban thì hệ thống hiện tại vẫn cịn một số hạn chế trong việc gửi thơng báo về các thay đổi về vai trị, trách nhiệm của các phòng ban, các thay đổi về phân quyền của các phịng, cán bộ cơng chức, đường kết nối (link) sang các thư viện chứa các quy chế quản lý thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến một số các ách tắc của một số hồ sơ trên hệ thống mà khơng có thơng báo tự động đến các phịng ban.
Bên cạnh đó, việc phối hợp của các phòng ban vẫn chưa được nhịp nhàng, thơng suốt hồn tồn do một số các quy chế quản lý hành chính chưa được chuẩn hóa hồn tồn, dẫn đến mỗi phịng sẽ diễn giải quy chế quản lý hành chính theo cách hiểu của phòng, tạo ra một số các rào cản/ hiểu nhầm giữa các phòng ban trong việc phối hợp, xử lý công việc.