CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất
2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
Phát triển kinh nghiệm và kiến thức tổ chức nội bộ, sẵn sàng bổ sung các kỹ năng bên ngoài là rất cần thiết trong mọi lĩnh vực hoạt động. Ngồi các yếu tố có thể số hóa, nguồn tri thức luôn là phần quan trọng trong khả năng của tổ chức (Kogut và Zander, 1992, 1995; Nelson và Winter, 1982; Spender, 1996). Để có thể ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác điều hành, quản lý một cách nhuần nhuyễn thì việc nhận thức được ý nghĩa, mục tiêu, lợi ích của việc ứng dụng công nghệ và thực hành vào công việc luôn là yếu tố quan trọng. Tuy nhiên để làm được
việc này, cán bộ công chức cần được trang bị các kỹ năng kỹ thuật đầy đủ để tương tác với hệ thống mới. Johnson và Bowen (2005), ủng hộ quan điểm này bằng cách lưu ý rằng nếu các yếu tố con người của dự án là quan trọng, cán bộ công chức phải được chăm sóc đặc biệt, phải được đào tạo. Đào tạo nên được sử dụng như một phần của quy trình quản lý thay đổi.
Sử dụng CNTT được định nghĩa là tần suất người dùng sử dụng hệ thống CNTT nhất định. Theo Davis (1993), có một mối quan hệ trực tiếp giữa thái độ đối với việc sử dụng và có thực tế sử dụng hệ thống. Venkatesh (2003, 2012) đã minh chứng mối quan hệ giữa ý định sử dụng và thực tế có sử dụng hệ thống.
Việc triển khai EDRMS hồn chỉnh khơng có nghĩa là người dùng chấp nhận áp dụng hệ thống. Nếu khơng có đào tạo liên tục, bồi dưỡng và hỗ trợ kịp thời, có nhiều nguy cơ là người dùng sẽ ngừng sử dụng nó (Maguire, 2005). Chăm sóc hậu mãi hiệu quả và kịp thời từ các nhà cung cấp (Văn phòng Hồ sơ Công cộng Bắc Ireland, 2005; Dịch vụ Dân sự Bắc Ireland, 2006) và các chuyên gia CNTT hỗ trợ tại nơi làm việc (Williams, 2005) giúp xây dựng niềm tin của người dùng đối với hệ thống mới (Miller, 2005).
Theo Nguyen và Swatman (2009), việc đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục, nhận thức và thực hành của văn thư, chuyên viên tạo và quản lý văn bản, hồ sơ là các yếu tố ảnh hưởng trọng yếu đến việc triển khai hiệu quả hệ thống EDRMS chỉ xếp sau yếu tố quan trọng nhất là sự ủng hộ của cấp lãnh đạo. McLeod và cộng sự (2010) cũng chỉ ra cán bộ cần có kiến thức, kỹ năng phù hợp với mơi trường làm việc trên nền tảng công nghệ điện tử, được huấn luyện và đào tạo. Tổ chức có các kiểm sốt ngăn chặn cách làm việc đối phó trên hệ thống, yêu cầu cán bộ thực thi tn thủ theo các chính sách, thủ tục, quy trình để bảo đảm sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết nhận thức, thực hành của cán bộ công chức tác động dương đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Giả thuyết H4: Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức tác động dương (+) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.