CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tạ
các cơ quan, tổ chức cơng
2.3.1 Chính phủ điện tử địi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có sự cải tiến tương ứng điện tử có sự cải tiến tương ứng
"Chính phủ điện tử" là một từ được ra đời những năm 50, được ghép từ hai từ “chính phủ” và “điện tử” và dần được sử dụng phổ biến từ những năm 90. Liên Hiệp Quốc định nghĩa:“Chính phủ điện tử là khái niệm về các cơ quan chính phủ sử dụng
cơng nghệ thơng tin như mạng diện rộng, internet, các phương tiện di động để quan hệ với người dân, với doanh nghiệp và bản thân các cơ quan chính phủ”. Ngân hàng
thế giới xác định:“Chính phủ điện tử là việc các cơ quan của chính phủ sử dụng một
cách có hệ thống cơng nghệ thơng tin – truyền thơng để thực hiện quan hệ với người dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, nhờ đó giao dịch của các cơ quan chính phủ với người dân và các tổ chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu được sẽ là giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính cơng khai, sự tiện lợi, góp phần vào sự tăng trưởng và giảm chi phí”.
Hai khái niệm trên đang được thừa nhận rộng rãi, là chiến lược cấp quốc gia của nhiều nước trong đó có Việt Nam chuyển đổi thành một chính phủ điện tử, chuyển đổi hình thức quản trị từ cai trị sang mơ hình phục vụ, cung cấp dịch vụ cơng cho người dân và doanh nghiệp, áp dụng các khái niệm về thương mại điện tử (ví dụ: thơng tin và tiếp thị thông qua các trang web, bán cho khách hàng trực tuyến) cho các hoạt động của chính phủ. Trong bối cảnh này, Chính phủ điện tử đề cập đến việc Chính phủ sử dụng các CNTT (như Mạng diện rộng, Internet và điện tốn di động) để trao đổi thơng tin và dịch vụ với người dân, doanh nhân và các tổ chức chính phủ
khác. Nói cách khác, Chính phủ điện tử bao gồm các hoạt động của chính phủ diễn ra bởi các quy trình kỹ thuật số qua mạng máy tính, thường là internet, giữa chính phủ với các đối tượng hữu quan trong cộng đồng, người dân hay với các tổ chức, doanh nghiệp trong khu vực tư nhân. Các hoạt động này thường liên quan đến việc trao đổi thơng tin điện tử (ví dụ: biểu mẫu của chính phủ, giấy phép lái xe, v.v.) để có được hoặc cung cấp hoặc lấy thơng tin hoặc hồn thành các giao dịch tài chính. Mặt khác, quản lý Chính phủ điện tử khơng chỉ là một trang web của chính phủ trên Internet. Mục tiêu chiến lược của quản lý Chính phủ điện tử là hỗ trợ và đơn giản hóa quản trị cho tất cả các bên: Chính phủ, cơng dân và doanh nghiệp. Việc sử dụng CNTT có thể kết nối cả ba bên, hỗ trợ các quy trình và hoạt động.
Chính phủ điện tử là phương tiện điện tử để hỗ trợ và kích thích quản lý hành chính tốt. Quản lý hành chính tốt có thể được coi là một sự thực thi của cơ quan kinh tế, chính trị và hành chính để quản lý tốt hơn các vấn đề của một quốc gia ở tất cả các cấp. Người dân ở các nước phát triển khơng khó để tưởng tượng ra một tình huống trong đó mọi tương tác với chính phủ có thể được thực hiện thông qua một quầy 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần mà không phải xếp hàng trong một hàng chờ đợi dài. Tuy nhiên, để đạt được mức độ hiệu quả và linh hoạt tương tự ở các nước phát triển cho thấy điều này là có thể đáp ứng nếu các chính phủ sẵn sàng phân cấp trách nhiệm và nếu họ bắt đầu sử dụng các phương tiện điện tử. Một dấu hiệu tiềm năng là các nhà lãnh đạo từ một số quốc gia cam kết giới thiệu chính phủ điện tử và đang chứng minh rằng bằng cách kết hợp công nghệ với các cách thức vận hành mới, chính phủ có thể hiệu quả, minh bạch và đáp ứng nhanh hơn (Kovačič, 2006).
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo cách thức truyền thống chỉ có chức năng quản lý văn bản, hồ sơ điện tử rõ ràng không đủ khả năng đáp ứng với những u cầu của chính phủ điện tử. Có rất nhiều loại thông tin, văn bản, hồ sơ điện tử được tạo ra bằng các định dạng khác nhau, lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau như thông tin trên email, thông tin động trên Web, công bố, báo cáo của cơ quan nhà nước trên các trang Web. Các mơ hình giao dịch trên chính phủ điện tử như với mơ hình giao dịch G2C (Government to Citizens) - giao dịch và cung cấp dịch vụ của
chính phủ trực tiếp cho người dân, các hóa đơn, các tư vấn, giải quyết khiếu nại trực tuyến, dịch vụ thông tin trực tiếp 24/7, các thông tin giám sát, sự cố, v.v. sẽ tạo ra nhiều văn bản, hồ sơ điện tử khác nhau. Điều này rõ ràng đòi hỏi hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cần có những cải tiến đột phá để phục vụ cho chiến lược triển khai Chính phủ điện tử.
2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức công công
Tiêu chuẩn ISO 15489 đề cập đến lợi ích của quản lý văn bản và hồ sơ là một cách tiếp cận có hệ thống trong quản lý hồ sơ, điều cần thiết cho các tổ chức và xã hội để bảo vệ và lưu giữ hồ sơ như là bằng chứng của các giao dịch.
Quản lý hồ sơ là điều cần thiết cho trách nhiệm công, chống tham nhũng, tăng cường các quyền dân sự và nhân quyền, thúc đẩy luật pháp, phát triển thể chế và xã hội, quản lý tài nguyên và tăng cường ổn định kinh tế toàn cầu (World Bank 2013).
Quản lý hồ sơ hiệu quả củng cố quản trị mở vì thơng tin chính phủ được quản lý tốt và có sẵn để người dân truy cập (IRMT, 2015).
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp tổ chức cải thiện chất lượng và hiệu quả thông tin tổng thể. Johnston và Bowen (2005) chỉ ra rằng những lợi ích cơ bản là một quy trình (cơng việc) được thực hiện dễ dàng hơn (cần ít nỗ lực hơn), được thực hiện nhanh hơn, chất lượng tốt hơn và việc tìm hiểu về cơng việc sẽ dễ dàng hơn. Bằng cách áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp tăng hiệu quả quản lý hồ sơ tổ chức tổng thể và tăng năng suất cho các chuyên viên làm việc trong tổ chức.
Việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tạo thuận lợi cho văn hóa chia sẻ thơng tin trong tổ chức, điều này dẫn đến việc cải thiện năng lực của từng nhân viên. Julibert (2008) chỉ ra rằng “DARWIN có thể cho phép cân bằng đúng giữa
các yêu cầu bảo mật của một số thông tin tổ chức và lợi ích của việc chia sẻ kiến thức và thông tin không nhạy cảm để tăng hiệu quả và tính minh bạch của tổ chức, cũng như thúc đẩy phát triển năng lực cá nhân của mình” (tr.195).
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cung cấp một kho lưu trữ tập trung của tổ chức, nơi dữ liệu có thể được lấy truy cứu dễ dàng thơng qua việc kiểm soát truy cập. Gunnlaugsdottir (2012) lập luận rằng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ln có những tính năng được coi là tính năng bắt buộc phải có đối với bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào, bao gồm: phiên bản và kiểm soát truy cập, lưu trữ an toàn trong cơ sở dữ liệu trung tâm với khả năng truy cập và truy xuất dễ dàng, và theo dõi và truy xuất nguồn gốc. Điều này ngày càng là một tính chất trọng yếu khi yếu tố số hóa cần truy xuất nguồn gốc, xuất xứ của dữ liệu nguồn. Ngồi ra, các tính năng khác của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có thể giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý hồ sơ trong việc kết hợp các sơ đồ phân loại thông tin với các cấu trúc thư mục dựa trên yêu cầu của người dùng như bằng cách cung cấp các tùy chọn chế độ xem khác nhau thơng qua việc phân tích sử dụng dữ liệu lớn.
Maguire (2005) chỉ ra rằng một trong các lý do chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là giúp giảm trùng lặp dữ liệu trong tổ chức. Điều này khơng chỉ cải thiện độ chính xác thơng tin trong tổ chức mà còn cải thiện trong việc khai thác, sử dụng nguồn lực của tổ chức một cách có hiệu quả.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cịn có thể tăng cường khả năng duy trì kho tri thức trong tổ chức. Điều này có nghĩa là khi một cán bộ nghỉ việc, cán bộ thay thế có thể dễ dàng tiếp nhận cơng việc dựa trên các thông tin đã được lưu trữ trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.