CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ (Information and documentation – Records management) được biên dịch hoàn toàn từ nguyên bản Tiêu chuẩn ISO 15489:2001. ISO 15489:2001 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các tổ chức hoặc tư nhân đối với các đối tượng hữu quan nội bộ và bên ngoài. ISO 15489 là một tiêu chuẩn quốc tế cung cấp các hướng dẫn thực hành theo thông lệ tốt nhất để quản lý tài sản thông tin và bộ nhớ của tổ chức cho dù được lưu trữ trên giấy và / hoặc trong các ứng dụng điện tử. ISO 15489 gồm có hai phần.
Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức, yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân cơng vai trị, trách nhiệm về các chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ. Phần 1 đồng thời xác định các yêu cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ.
Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1. Phần này hướng dẫn các bước
thưc hiện cho việc thiết kế, phát triển một quy trình quản lý hồ sơ, quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm sốt, các cơng cụ chính sử dụng trong quản lý hồ sơ, thời gian lưu giữ hồ sơ, khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật.
Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Nguồn: TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ
VERS là viết tắt của Chiến lược hồ sơ điện tử Victoria (Victoria Electronic Records Strategy), còn được gọi là tiêu chuẩn PROV 'Management of Electronic Records (PROS 99/007). Tiêu chuẩn được phát triển bởi Văn phịng hồ sơ cơng Victoria để lưu giữ hồ sơ điện tử trong dài hạn - xuất bản lần đầu năm 2000 và được sửa đổi lần gần đây nhất là tháng 4/2019 bao gồm tiêu chuẩn, giới thiệu về nền tảng tiêu chuẩn và các thông số kỹ thuật.
MoReq, Yêu cầu mẫu cho việc quản lý hồ sơ điện tử, được ban hành lần đầu tiên năm 2001. MoReq tạo ra một bộ yêu cầu chức năng chung của châu Âu cho hồ sơ. Nó được ban hành dưới sự bảo trợ chung của Ủy ban Châu Âu và Diễn đàn DLM. MoReq 2010 cập nhật MoReq 2 thành một đặc tả hợp lý hơn bao gồm một thành phần cốt lõi bắt buộc và một bộ các thành phần mơ-đun có thể mở rộng. MoReq đặc biệt quan trọng tại thị trường châu Âu.
Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 - Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử - Tiêu chuẩn thiết kế. Mô-đun ICA 3 phần Nguyên tắc và Yêu cầu Chức năng đối với hồ sơ trong Phương pháp Mơi trường Văn phịng Điện tử 2.0 cho Mơi trường Kiến thức Tích hợp. Phương pháp mã nguồn mở cho Quản lý thông tin doanh nghiệp Ủy ban châu Âu và Diễn đàn DLM Yêu cầu về quản lý hồ sơ điện tử.
2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Theo Ávila và cộng sự (2015), Nguyen và Swatman (2009), một số các chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm:
- Hỗ trợ tạo văn bản thông qua tích hợp với ứng dụng phần mềm tạo văn bản (như MS Office);
- Cung cấp quản lý lưu trữ phối hợp các ứng dụng phần cứng và phần mềm (thường là thông qua giao diện người dùng duy nhất, hệ thống sử dụng các chương trình xử lý, kết nối việc lưu trữ trên nhiều cơ sở dữ liệu trên các máy chủ quản lý hồ sơ với các kiểm soát việc đăng nhập/đăng xuất vào kho hồ sơ lưu trữ điện tử);
- Cung cấp truy xuất hồ sơ và chia sẻ thơng tin thơng qua tích hợp với các ứng dụng phần mềm tìm kiếm;
- Cung cấp xem và chỉnh sửa hồ sơ, kiểm soát truy cập và phiên bản và lịch sử / kiểm tốn thơng qua thiết kế trên ứng dụng quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; và - Quản lý nhiều loại văn bản, hồ sơ bao gồm hồ sơ được tạo ra từ các thiết bị kỹ
dạng giấy và sau đó được chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số (thường thông qua quét).
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử bao gồm các tính năng, các quy trình quản lý luồng công việc, mẫu biểu, báo cáo định dạng kỹ thuật số, cung cấp nhiều tiện ích như khơng mất nhiều thời gian tìm thơng tin u cầu, các tính năng kiểm tra, xác thực thơng tin khi nhập liệu, xử lý, các tính năng phê duyệt, v.v. Thơng tin điện tử bao gồm các văn bản, hồ sơ được sinh ra từ các thiết bị kỹ thuật số như máy ảnh, máy tính bảng, điện thoại thơng minh, các ứng dụng công nghệ kỹ thuật số như Microsoft Office, Autocad, v.v và các hồ sơ, văn bản được số hóa. Các văn bản, hồ sơ được số hóa là những tài liệu có nguồn gốc từ định dạng giấy và sau đó được chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số thơng qua quy trình quét (State Records of Western Australia, 2009).
Một số tác giả cịn liệt kê một số tính năng liên quan đến hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, nhấn mạnh đến tính ưu việt của kho lưu trữ cơ sở dữ liệu tập trung cho tất cả các tài liệu điện tử, khả năng tìm kiếm qua kho lưu trữ, kiểm sốt nhiều phiên bản của tài liệu cũng như sử dụng hiệu quả hơn trong việc áp dụng các từ ngữ tên gọi chuyên môn công việc (một thuật ngữ nhất quán để mô tả thơng tin thường được gọi là master data). Các tính năng khác như sự tồn tại của giao thức kiểm sốt bảo mật tốt đáp ứng chính sách truy cập người dùng, quyền chỉnh sửa tài liệu, chính sách lưu giữ và xóa tự động, cấu trúc phân loại được tiêu chuẩn hóa và truy vết kiểm tốn (quản lý thông tin trước và sau hiệu chỉnh, người hiệu chỉnh, ngày hiệu chỉnh, ngày phê duyệt hiệu chỉnh).Việc sử dụng các tài liệu kỹ thuật số khơng chỉ có những ảnh hưởng như trên, nó địi hỏi một số các thay đổi khác như việc thay thế cho chữ ký truyền thống với sự đảm bảo tính tồn vẹn, tính xác thực, khơng thoái thác và được thừa nhận. Trong bối cảnh này, điều cốt yếu chính là vai trị của chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số (Thông tư 41/2017).
2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình cơng việc và quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Mentzas và cộng sự (2001), Hollingsworth (1995) định nghĩa quy trình cơng việc là một tập hợp các nhiệm vụ được một tổ chức sắp xếp theo một trình tự để xử lý cơng việc. Một tác vụ có thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều hệ thống phần mềm và / hoặc được thực hiện bởi một hoặc nhiều sự hợp tác của các đối tượng có liên quan. Một quy trình cơng việc có trình tự các tác vụ, điều kiện mà khi nào tác vụ đó sẽ được thực hiện, tiến hành xử lý, đồng bộ hóa dữ liệu và luồng thơng tin của quy trình cơng việc với các thơng tin khác có liên đới.
Từ khái niệm trên, phát sinh cơng nghệ quy trình cơng việc cho phép một tổ chức tự động hóa các quy trình cơng việc một cách hiệu quả hơn. Cơng nghệ quy trình cơng việc phân phối các mục cơng việc bởi người dùng theo vai trị, nhiệm vụ, chức năng của họ, cho biết cách thực hiện nhiệm vụ, theo dõi tiến trình của mục cơng việc trong suốt quy trình, số liệu thống kê về tình hình đang thực hiện ở bước nào, tiến độ ra sao, số lượng nghiệp vụ, hồ sơ đã được xử lý, số lượng nghiệp vụ đang chờ xử lý ở các bước tác vụ.
Theo Aalst và Hee (2009), hệ thống quản lý luồng công việc là phần mềm chung hỗ trợ quản lý các quy trình cơng việc bao gồm cả các luồng thơng tin, dữ liệu mà nó đang quản lý. Hệ thống email thường được sử dụng như một công cụ để chia sẻ thông tin giữa những người khác nhau liên quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ. Mỗi ngày mỗi người nhận được rất nhiều thông tin trong hộp thư điện tử và đôi khi không đáp ứng kịp thời các u cầu. Một hệ thống quy trình cơng việc hoạt động tương tự như hộp thư điện tử nhưng cho phép mọi người dễ dàng xác định được tiến độ công việc, công việc nào là cần thiết và chuyển tiếp thông tin cho người chịu trách nhiệm cho tác vụ tiếp theo của quy trình. Theo thứ tự, hệ thống quy trình cơng việc đảm bảo rằng các thông tin hợp lý được cung cấp cho đúng người có trách nhiệm vào đúng thời điểm.
Theo Ávila và cộng sự (2015), q trình số hóa khơng giới hạn ở việc quét và quản lý tài liệu, nó cũng cho phép một tổ chức quản lý các quy trình cơng việc theo
hình thức mới. Khái niệm này đề cập đến việc tối ưu hóa các lưu đồ, điểm kết nối thông tin thơng qua các ứng dụng cơng nghệ, trong đó thơng tin được truyền đạt và lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số để xúc tiến và tạo điều kiện cho các quy trình luôn được giám sát, đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Vì vậy, có thể nói rằng q trình số hóa là kết quả từ sự hợp nhất giữa các khái niệm quản lý tài liệu điện tử và quản lý quy trình cơng việc.