CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ
5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp
dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh
Dựa trên cơ sở mức độ quan trọng và giá trị trung bình của từng yếu tố, tác giả sẽ đề xuất một số hàm ý cho các nhà quản trị tại UBND quận Bình Thạnh như sau:
Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại
UBND quận Bình Thạnh
Yếu tố Ký
hiệu quan trọng Mức độ
Min Max Giá trị trung bình
Độ lệch chuẩn
Sự ủng hộ của cấp
lãnh đạo LĐ 0,162 1 5 3,874 0,7795
Quy trình quản lý văn
bản, hồ sơ điện tử QT 0,202 2 5 4,182 0,6085 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban TG 0,176 2 5 4,132 0,6760 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ND 0,183 1 5 3,771 0,9902 Công nghệ CN 0,136 1 5 3,771 0,9902
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả 5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Theo kết quả bảng 5.1, sự hợp tác, tham gia của các phịng ban có mức độ quan trọng thứ nhất (β = 0,202), giá trị trung bình cao 4,182. Điều này đa số cán bộ công chức UBND quận Bình Thạnh đồng ý quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
Lãnh đạo quận Bình Thạnh đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc cải cách các thủ tục hành chính, chủ động chuyển đổi các quy trình, thủ tục phù hợp với việc triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến tiến đến chính quyền điện tử. Trong mục tiêu định hướng phát triển liên quan đến CNTT quận Bình Thạnh từ 2016 – 2020, lãnh đạo đã chỉ đạo tiếp tục thực hiện rà soát, xây dựng và triển khai thực hiện ứng dụng CNTT kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (ISO điện tử) đối với 100% số thủ tục hành chính đã được
Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố công bố. Tác giả đề xuất một số hàm ý quản trị như sau:
Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc phát động phong trào các sáng kiến cải tiến cải cách hành chính, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bảo đảm hệ thống có những cập nhật kịp thời phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ. Quận có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá mức độ cải tiến quy trình như:
+ Tỷ lệ văn bản đến được số hóa và quản lý trên hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử / Tổng số bản văn bản đến UBND quận;
+ Tỷ lệ văn bản đi được số hóa và quản lý trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử / Tổng số bản văn bản đi của UBND quận;
+ Tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa lãnh đạo UBND quận với các phòng ban chuyên môn/ Tổng số văn bản đến và đi của UBND quận;
+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số cơ quan và gửi đi trên môi trường mạng/ Tổng số bản văn bản đi của UBND quận;
+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số của lãnh đạo cơ quan và gửi đi trên môi trường mạng/Tổng số bản văn bản đi của UBND quận; và
+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số của lãnh đạo phịng ban và gửi đi trên mơi trường mạng/Tổng số bản văn bản đi của phòng ban.
Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc học tập kinh nghiệm từ UBND quận 1 về việc gia tăng tỷ lệ hoàn thành hồ sơ đúng hạn.
5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
Theo kết quả bảng 5.1, nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức có mức độ thứ hai (β = 0,183), giá trị trung bình cao 3,771. Điều này cho thấy cán bộ UBND quận Bình Thạnh hiểu được ý nghĩa của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, khá đồng ý nhưng chưa đạt đến mức độ tự nhận thức, hoàn toàn đồng ý. Để nâng cao thái độ, nhận thức, thực hành của cán bộ công chức, UBND quận Bình Thạnh nên:
Tập trung đẩy mạnh phương tiện truyền thơng, nhấn mạnh lợi ích, giá trị của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc giúp cán bộ công chức làm việc hiệu quả hơn.
UBND quận cần tổ chức thêm nhiều khóa học với nội dung đa dạng từ các khóa học căn bản đến các khóa học tin học nâng cao, chuyên sâu để cán bộ công chức tự tin làm chủ hệ thống.
UBND quận nên có tiêu chí đánh giá tỷ lệ cán bộ công chức quận đã qua đào tạo, sử dụng máy tính, các ứng dụng quản lý thuần thục.
UBND quận nên khuyến khích cán bộ, cơng chức tham gia các dự án CNTT triển khai tại quận ngay từ thời điểm lên kế hoạch của dự án.
Khi cán bộ, công chức được tham gia, đóng góp vào việc triển khai dự án CNTT, sẽ tăng thêm kiến thức, hiểu biết về hệ thống, chức năng của hệ thống được thiết kế phục vụ đúng yêu cầu người dùng. Cán bộ tham gia dự án triển khai hệ thống CNTT sẽ được đào tạo chuyên sâu, trở thành những nhân sự chủ chốt, cùng hỗ trợ đội ngũ CNTT nâng cao năng lực, kiến thức CNTT của tồn thể cán bộ cơng chức quận. Khi đó, thái độ nhận thức, thực hành của cán bộ cơng chức quận sẽ được nâng lên tồn diện.
UBND quận có thể cân nhắc bổ sung tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng việc của cán bộ cơng chức dựa trên tỷ lệ hồn thành văn bản, hồ sơ đúng hạn trên hệ thống.
5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
Theo kết quả bảng 5.1, sự hợp tác, tham gia của các phịng ban có mức độ quan trọng thứ ba (β = 0,176), giá trị trung bình cao 4,132. Điều này cho thấy tất cả cán bộ cơng chức UBND quận Bình Thạnh đều nhất trí sự hợp tác, tham gia của các phịng ban có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Để nâng cao hơn sự hợp tác, tham gia của các phòng ban qua các biện pháp sau:
Lãnh đạo quận nên tổ chức các cuộc đối thoại, hội thảo, ghi nhận các vướng mắc của các phòng ban để lãnh đạo quận đưa ra các chỉ đạo kịp thời, giải quyết công việc.
Lãnh đạo quận chỉ đạo tổ kỹ thuật CNTT tiến hành cuộc khảo sát ghi nhận các vấn đề/hạn chế của hệ thống để có phương án nâng cấp, hoàn thiện hệ thống, nâng cao tính tương tác, hợp tác của các phịng ban trong cơng việc.
Bên cạnh đó, quận nên trao đổi với đơn vị đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cho các tình huống phát sinh thực tế. Lãnh đạo quận nên cân nhắc triển khai các chỉ tiêu đo lường kết quả thực hiện, hoạt động của các phòng ban theo như các hàm ý quản trị đã trình bày tại nội dung 5.2.1.
Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc học tập kinh nghiệm từ UBND quận 1 về việc triển khai hệ thống ISO 9001:2018 theo hai tiêu chí giải quyết hồ sơ đúng hạn và giải quyết hồ sơ đúng luật.
5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
Theo kết quả bảng 5.1, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có mức độ quan trọng thứ tư (β = 0,162), giá trị trung bình cao 3,874. Điều này cho thấy đa số cán bộ cơng chức UBND quận Bình Thạnh đồng ý sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Để việc triển khai gặt hái được kết quả tốt hơn, UBND quận nên:
Đẩy mạnh hơn cơng tác tun truyền, ý chí, đường hướng chỉ đạo của lãnh đạo đến cán bộ công chức.
Lãnh đạo quận nên khuyến khích cán bộ cơng chức tham gia vào công tác triển khai dịch vụ công trực tuyến như xây dựng các yêu cầu chức năng hệ thống, tham gia trong giai đoạn kiểm thử hệ thống, giám sát việc triển khai hệ thống.
Khuyến khích các ý tưởng, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các góp ý giúp UBND quận tăng tỷ lệ giải quyết văn bản, hồ sơ đúng hạn, tăng sự hài lòng của người dân.
Yêu cầu, chỉ đạo các phòng ban cùng nhau phối hợp, tiến hành phân tích dữ liệu, làm giàu hơn kho dữ liệu phân tích của UBND quận Bình Thạnh, phát triển thêm các báo cáo phân tích, các báo cáo trực quan / bảng điều khiển (dashboard).
Phổ biến, triển khai chỉ đạo của UBND TP.HCM thực hiện kiểm tra định kỳ cơng tác cải cách hành chính, nhắc nhở các phịng khơng tự ý thêm các giấy tờ ngoài quy định.
5.2.5. Về yếu tố công nghệ
Theo kết quả bảng 5.1, cơng nghệ có mức độ quan trọng thứ hai (β = 0,136), giá trị trung bình cao 3,771. Điều này cho thấy đa số cán bộ công chức UBND quận Bình Thạnh đồng ý cơng nghệ có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Mục tiêu, định hướng CNTT đã được thiết lập cho các năm tiếp theo. Để nâng cao hơn nữa yếu tố công nghệ trong việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử thì UBND quận cần phải:
Xem xét đầu tư nâng cao năng lực quản lý hệ thống, quản lý dự án của cán bộ CNTT quận, bảo đảm các vấn đề, thách thức của giai đoạn triển khai được quản lý tốt, giảm nguy cơ thất bại dự án.
Lên kế hoạch các công việc, tác vụ chi tiết nhằm triển khai định hướng CNTT trong giai đoạn 2016 – 2020 tập trung vào việc tăng cường kết nối các ứng dụng phục vụ người dân, doanh nghiệp, thực hiện cơ chế một cửa, liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
Có ngân sách phù hợp thay đổi các máy tính lạc hậu, cũ kỹ của cán bộ cơng chức, đáp ứng yêu cầu tốc độ xử lý công việc.
UBND quận nên chủ động phối hợp, làm việc gắn kết với UBND Thành phố trong việc thực hiện Kế hoạch dữ liệu dùng chung và phát triển Hệ sinh thái dữ liệu mở thuộc Đề án TP.HCM.
Thiết lập các chỉ số đo lường mức độ hiệu quả của công nghệ như tỷ lệ các cuộc họp trực tuyến được tiến hành, tỷ lệ khai thác, phân tích dữ liệu số hóa vào cơng tác ra quyết định của lãnh đạo, số lượt xem của cán bộ đối với các tin tức được truyền thông trên hệ thống…
Lên kế hoạch nâng cấp cải tiến hệ thống như bổ sung các đường kết nối đến các thư viện chứa các quy chế quản lý thủ tục hành chính.
Chủ động phối hợp với UBND TP.HCM trong việc triển khai dự án hệ thống phịng họp khơng giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh".