(Nguồn: tác giả đề xuất)
Sau khi các tiêu chí đánh giá đã được xây dựng và được sự thống nhất của tất cả các chi nhánh và Ban Giám đốc thì:
Đối với các nhà phân phối/ đại lý hiện tại: Công ty sẽ thông qua các nhân viên kinh doanh tại chi nhánh để thông báo các chỉ tiêu xuống cho nhà phân phối/ đại lý. Đồng thời, nhân viên kinh doanh tại chi nhánh sẽ xuống trao đổi, ghi nhận những thơng tin phản hồi, những khó khăn của nhà phân phối/ đại lý để hồn thiện các chỉ tiêu đánh giá. Cuối cùng, Cơng ty tiến hành áp dụng các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhà phân phối/ đại lý. Những nhà phân phối không đạt yêu cầu đánh giá thì Cơng ty sẽ xem xét lại hạn mức tín dụng đã cấp cho nhà phân phối hoặc nhà phân phối đó sẽ chuyển thành đại lý với hình thức mua hàng trả tiền trước. Những đại lý khơng đạt u cầu đánh giá thì Cơng ty sẽ xem xét lại việc có nên tiếp tục bán hàng cho đại lý hay không.
Đối với những khách hàng mới đang muốn trở thành nhà phân phối/ đại lý cho Cơng ty, sau khi áp dụng các tiêu chí để đánh giá thì những khách hàng nào đạt
tiêu chuẩn sẽ trở thành thành viên trong viên ở dạng đại lý mua hàng trả tiền trước, sau khi đại lý mua hàng của Công ty khoảng ba tháng, nếu đại lý muốn trở thành nhà phân phối của Công ty thì trưởng chi nhánh quản lý đại lý này sẽ xem xét lại doanh số bán hàng và q trình thanh tốn của đại lý, trình cơng ty xét duyệt cho đại lý này trở thành nhà phân phối của của công ty.
3.3.2 Giải pháp quản lý xung đột tiềm tàng và thực tại giữa các thành viên trong kênh kênh
Việc xung đột giữa các thành viên trong kênh là một vấn đề quan trọng có thể ảnh hưởng đến tồn bộ hệ thống kênh mà Công ty Phước Thạnh đang xây dựng. Chính sách giá và chính sách khách hàng là hai vấn đề chính xảy ra xung đột kênh. Do đó, có thể giải quyết tốt xung đột trong kênh phải kết hợp song song hai biện pháp phịng ngừa và xử lý. Do đó, tác giả đưa ra các giải pháp sau đây:
Thứ nhất, Công ty nên đưa thêm điều khoản chống bán phá giá vào hợp đồng phân phối sản phẩm ký hàng năm với các thành viên trong kênh để ngăn ngừa các trường hợp các thành viên kênh vì lợi nhuận mà bán hàng thấp hơn giá vốn. Nội dung điều khoản như sau: “Các nhà phân phối/đại lý phân phối và bán lẻ sản phẩm mua của Công ty Phước Thạnh sao cho phải đảm bảo lợi nhuận của các nhà phân phối/đại lý và không gây thiệt hại đến các nhà phân phối/đại lý khác. Nhà phân phối/đại lý không được bán bằng hoặc thấp hơn giá mà Công ty Phước Thạnh bán cho các nhà phân phối/đại lý”.
Thứ hai, Cơng ty khuyến khích các thành viên trong kênh cùng một khu vực thỏa thuận với nhau để đưa ra bản cam kết về khung giá bán chuẩn cho khu vực này và biên bản cam kết này phải được tất cả các thành viên tham gia ký xác nhận. Cơng ty Phước Thạnh có thể tiến hành kiểm tra bất kỳ nhà phân phối/ đại lý nào về giá bán các sản phẩm công ty phân phối và sẽ căn cứ vào thỏa thuận đưa ra trong biên bản này để đưa ra mức xử phạt đối với các nhà phân phối/ đại lý vi phạm. Khung giá bán có thể thay đổi cho phù hợp với từng thời điểm thị trường. Sau đây là khung giá bán đề nghị của tác giả dành cho các nhà phân phối/ đại lý đối với các
đại lý cấp 2,3 và cho người tiêu dùng hoặc cơng trình tại thị trường Hồ Chí Minh như sau:
Nhóm hàng Khung giá đại lý cấp 2,3
Cơng tắc, ổ cắm, đế âm Bằng giá trên hóa đơn nhập về giảm đi 2% (ví dụ mức chiết khấu công tắc thời điểm nhập về tương đương là 42,43% thì mức bán ra cao nhất cho đại lý cấp 2,3 là 40%)
Cầu dao tự động Bằng giá trên hóa đơn nhập về giảm đi 3% (ví dụ mức chiết khấu cầu dao tự động thời điểm nhập về tương đương là 40,6% thì mức bán ra cao nhất cho đại lý cấp 2,3 là 37,5%)
Giá bán lẻ cho khách hàng mua lẻ (người tiêu dùng) hoặc bán cho các cơng trình theo cơ chế giá bán cho đại lý cấp 2,3 giảm xuống 10% cơ chế chiết khấu (ví dụ đại lý được chiết khấu là 37,5% thì người mua lẻ và cơng trình chỉ được tối đa 27,5%)
Bảng 3.4. Khung giá bán đề nghị dành cho cho các nhà phân phối/ đại lý đối với các đại lý cấp 2,3 và cho người tiêu dùng (Nguồn: tác giả đề xuất)
Trường hợp, nếu nhà phân phối/ địa lý nào vi phạm bản cảm kết này dưới bất kỳ hình thức nào củng sẽ bị Cơng ty phạt theo các hinhg thức sau:
Số lần vi phạm Hình thức xử phạt
Vi phạm lần thứ 1 Công ty Phước Thạnh cảnh cáo, nhắc nhở Vi phạm lần thứ 2 Công ty Phước Thạnh sẽ cắt thưởng doanh thu
Vi phạm lần thứ 3 Công ty Phước Thạnh sẽ ngừng cung cấp hàng để điều tra, xác minh
Vi phạm lần thứ 4 Công ty Phước Thạnh sẽ ngừng hẳn cung cấp hàng Bảng 3.5. Hình thức xử phạt (Nguồn: Tác giả đề nghị)
Thứ ba, để ngăn ngừa và hạn chế tình trạng bán hàng trái khu vực, Cơng ty nên xây dựng chương trình bán hàng riêng cho từng khu vực, các chương trình này phải đảm bảo phù hợp với thị trường và điều kiện của từng khu vực. Từ đó, những nhà phân phối/ đại lý ở các khu vực khác khó có thể thâm nhập và bán hàng trái khu
vực. Sau đây là đề nghị của tác giả về chương trình bán hàng của các khu vực khác nhau:
Nhóm hàng Khu vực Hồ Chí Minh Khu vực Nam Trung Bộ và Tây Nguyên
Công tắc - Ổ cắm Giảm 30-10-3 và Đạt 12 triệu (doanh số thanh toán) tặng 1 cuộn dây điện NIV1.5
Giảm 30-10-3 và Đạt 3,5 triệu (doanh số thanh tốn) tặng 12 cái bóng compact
Bảng 3.6. Chương trình bán hàng đề nghị (Nguồn: Tác giả đề nghị) Thứ tư, rà soát và tiến hành hoạt động khen thưởng các nhà phân phối/ đại lý Thứ tư, rà soát và tiến hành hoạt động khen thưởng các nhà phân phối/ đại lý hoàn thành tốt trách nhiệm và nghĩa vụ trong công tác bán hàng, không mắc phải các vi phạm về bán hàng dưới giá hóa đơn. Hình thức khen thưởng có thể là một bằng khen về hợp tác tốt đẹp giữa nhà phân phối/ đại lý và cơng ty. Từ đó, có thể tạo được niềm tin của nhà phân phối/ đại lý đối với Cơng ty.
Tóm lại, tiềm tàng xung đột giữa các thành viên trong kênh luôn luôn hiện diện, tuy nhiên, công ty phải đưa ra các giải pháp đồng bộ kịp thời và huy động được sự hợp tác của tất cả các thành viên trong kênh thì sẽ giải quyết được phần nào xung đột giữa các thành viên trong kênh với nhau.
3.3.3 Giải pháp hồn thiện các dịng chảy trong kênh phân phối
Thứ nhất, đảm bảo giao hàng đúng thời gian. Cùng với mục tiêu mở rộng mức độ bao phủ trên thị trường, Công ty đang tiến hành các thủ tục thuê kho chứa hàng (Khu Công nghiệp Amata), mua hai xe tải giao hàng trọng tải 1.9 tấn, tuyển nhân viên để đào tạo và thành lập Chi nhánh ở Biên Hòa. Chi nhánh này sẽ phụ trách quản lý tất cả các hoạt động động bán hàng cho các nhà phân phối/ đại lý thuộc khu vực các tỉnh Đồng Nai, Bình Dương, Bình Thuận, Vũng Tàu và một số quận/ huyện ở khu vực Hồ Chí Minh như Quận Thủ Đức, Quận 9, Quận Bình Thạnh, Quận Gò Vấp. Với việc thành lập thêm Chi nhánh Biên Hòa và phân chia khu vực quản lý sẽ giúp việc lưu chuyển hàng hóa đến các thành viên kênh được thuận tiện và nhanh chóng, hạn chế tình trạng giao hàng chậm và làm giảm bớt áp
lực bán hàng, giao hàng cho chi nhánh Long An, giúp các nhân viên kinh doanh có thể quan tâm nhiều hơn đến hoạt động của nhà phân phối/ đại lý.
Thứ hai, với số lượng nhà phân phối/ đại lý ngày càng gia tăng, công ty nên đầu tư và áp dụng hệ thống theo dõi và đặt hàng qua mạng nhằm mang lại sự thuận tiện giữa nhà phân phối/ đại lý và Công ty. Khi áp dụng hệ thống này, mỗi nhà phân phối/ đại lý sẽ được cung cấp một Username và Password, khi có nhu cầu đặt hàng, họ sẽ trực tiếp đăng nhập và lựa chọn sản phẩm cần đặt hàng, số lượng, và phần mềm sẽ tính tốn thành tiền và số lượng hàng tặng mà họ được hưởng. Thêm vào đó, mỗi nhà phân phối/ đại lý đều có thể xem được số lượng từng mặt hàng mình đã mua trong tháng, số hóa đơn đã xuất, số tiền đã thanh tốn và những hóa đơn nào chưa thanh tốn, điều này giúp nhà phân phối/ đại lý chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin và tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian vận chuyển hàng hóa và giảm thiểu sai sót trong q trình ln chuyển chứng từ, Cơng ty nên đầu tư hệ thống định vị GPS trên mỗi chiếc xe tải giao hàng và mỗi nhân viên giao hàng đều được hỗ trợ điện thoại smartphone. Với thiết bị này kết hợp với sử dụng công cụ google map, các nhân viên giao hàng có thể tính tốn, đưa ra đường đi giao hàng một cách hiệu quả nhất. Khi đến địa điểm giao hàng, thay vì trước đây, nhân viên giao hàng đưa phiếu xuất kho cho người nhận hàng kiểm tra hàng, ký nhận và mang về Cơng ty lưu trữ thì bây giờ người nhận hàng chỉ cần ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử đã đăng ký với Công ty và thơng tin tình trạng đơn hàng đã được giao sẽ truyền thẳng về hệ thống Công ty. Với việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin này thì Cơng ty sẽ rút ngắn được thời gian giao hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh hơn đối với các đối thủ.
Thứ ba, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu dự báo thị trường. Các thông tin từ hoạt động nghiên cứu về thị trường bất động sản, xây dựng trong nước, thị trường tiêu thụ các sản phẩm thiết bị điện xây dựng Panasonic và các đối thủ cạnh tranh là cơ sở để Công ty đề ra các kế hoạch hoàn thiện quản trị kênh phân phối, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của Cơng ty. Vì vây, Cơng ty cần lập một bộ phận riêng, chuyên làm công tác nghiên cứu và dự báo về thị trường, các thành viên trong bộ
phận này phải thông thạo về thị trường kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện xây dựng và có khả năng phân tích số liệu, thống kê, so sánh và đưa ra các dự báo về thị trường tiêu thụ sản phẩm. Các kết quả từ hoạt động nghiên cứu dự báo thị trường sẽ giúp cho Công ty nhận ra vị trí của mình trên thị trường, giúp Công ty trong các hoạt động kinh doanh và lênh kế hoạch đặt hàng, chủ động hơn về nguồn hàng và lượng tồn kho.
Thứ tư, để đảm bảo hàng hóa ln đủ để cung cấp thị trường, Công ty nên yêu cầu các thành viên trong kênh đăng ký mức sản lượng họ dự đoán mua trong tuần, trong tháng. Sau đó, kết hợp với lượng hàng tồn kho hiện tại của công ty, số lượng hàng bán ra của các tháng trước, mức tăng trưởng hàng hóa của các kỳ trước và mức tăng trưởng mong đợi của kỳ này để đưa ra những thơng tin dự đốn chính xác về số lượng hàng hóa cần đặt hàng, dự trữ một cách chính xác.
Thứ năm, tăng cường trao đổi thơng tin giữa các thành viên với nhau, không chỉ thông tin về những hoạt động phân phối hàng ngày và cịn về những thơng tin khác như thông tin về đối thủ cạnh tranh, về ý kiến người tiêu dùng, về hiệu quả của các hoạt động chiêu thị. Từ đó, giúp Cơng ty thu thập được những thơng tin hữu ích và là cơ sở để công ty đưa ra những kế hoạch hỗ trợ cho các thành viên kênh hoạt động tốt hơn.
Thứ sáu, Công ty nên thiết kế đơn giản hóa các chương trình khuyến mãi hàng tháng, thay vì vừa giảm chiết khấu vừa tặng hàng thì có thể giảm trực tiếp chiết khấu để giúp các thành viên kênh thuận tiện hơn trong việc kiểm tra và theo dõi. Đối với các chương trình khuyến mãi tổng 3 tháng, 6 tháng,.. Công ty nên đưa thêm những trường hợp quy đổi giải sang các sản phẩm có giá trị tương đương để các nhà phân phối/ đại lý có thể chủ động lựa chọn giải và lựa chọn những sản phẩm phù hợp. Sau đây là đề nghị của tác giả về chương trình khuyến mãi hàng tháng như sau:
Thành viên trong kênh Chiết khấu cố định
% khuyến mãi tháng
Nhà phân phối/ Đại lý 30% +3% 20%
Bảng 3.7. Chương trình khuyến mãi nhóm sản phẩm Công tắc - Ổ cắm Panasonic (Nguồn: Tác giả đề nghị)
3.3.4 Giải pháp hồn thiện chính sách khuyến khích các thành viên trong kênh
Các giải pháp động viên khuyến khích ln là những giải pháp để kích thích động viên tăng hiệu quả hoạt động của các thành viên trong kênh. Chính vì vây, chính sách khuyến khích phải cụ thể và quan trong hơn là khả năng có thể đạt được. Tác giả đã đề ra một số giải pháp để hoàn thiện chính sách động viên khuyến khích các thành viên trong kênh phân phối như sau:
Thứ nhất, tiếp tục duy trì và hồn thiện các hoạt động về tìm hiểu nhu cầu, khó khăn của các thành viên và các chương trình, chính sách khuyến khích hoạt động bán hàng cho các nhà phân phối/ đại lý. Các chính sách động viên khuyến khích các thành viên trong kênh cần được hồn thiện như sau:
Chính sách động viên khuyến khích
Nội dung triển khai
Hỗ trợ trưng bày Cung cấp hàng mẫu cho các nhà phân phối/ đại lý, hỗ trợ thiết kế, lắp đặt góc trưng bày riêng các sản phẩm thiết bị điện Panasonic
Vật dụng quảng cáo Hỗ trợ nhà phân phối/ đại lý các vật phẩm quảng cáo như tờ rơi giới thiệu sản phẩm và các thông số kỹ thuật, catalogue ngay góc trưng bày các sản phẩm của cơng ty. Thưởng kinh doanh
cho nhà phân phối/đại lý
Các khoản thưởng doanh số hỗ trợ cho các nhà phân phối/ đại lý.
Khuyến mãi Kết hợp với nhà phân phối/ đại lý thực hiện các chương trình khuyến mãi để tăng doanh số trong mùa cao điểm. Huấn luyện cho nhân
viên nhà phân phối/ đại lý
Công ty tổ chức các buổi hội thảo, giới thiệu, tư vấn sản phẩm cho các nhà phân phối/ đại lý hoặc trong thời gian đến chăm sóc các nhà phân phối/ đại lý, các nhân viên kinh doanh công ty sẽ trao đổi, huấn luyện thêm cho các nhân viên nhà phân phối/ đại lý.
Bảng 3.8. Chính sách động viên khuyến khích các thành viên trong kênh (Nguồn: đề xuất của tác giả) (Nguồn: đề xuất của tác giả)
Thứ hai, thông qua các nhân viên kinh doanh tại khu vực, Công ty sẽ cho nhà phân phối/ đại lý quyền được dự báo sản lượng tiêu thụ trong các tháng tiếp theo đối với từng nhóm sản phẩm thiết bị điện xây dựng Panasonic. Dự báo của nhà phân phối/ đại lý cùng với sản lượng tiêu thụ của các tháng trước và sự phân bố của các nhà phân phối/ đại lý trên khu vực sẽ là cơ sở để cơng ty đưa ra nhiều chỉ tiêu hồn thành phù hợp với các nhà phân phối/ đại lý. Ngoài ra, Công ty nên xem xét tình hình mơi trường kinh doanh, những tác động của môi trường để sẵn sàng điều chỉnh các chỉ tiêu cho các thành viên trong kênh. Chính vì vậy, chỉ tiêu đưa ra sẽ là sự
thống nhất giữa công ty, thành viên trong kênh và khách hàng sẽ mang lại tính xác thực hơn cho các chỉ tiêu.
Thứ ba, Công ty thực hiện các biện pháp hồn thiện cơng tác khen thưởng cho các thành viên trong kênh. Ngoài những giải đạt được trong các chương trình thưởng doanh số 3 tháng, 6 tháng và năm, Công ty nên thực hiện thêm các biện