4 nguyên tắc Taylor
1.3.3. Môi trường bên trong
Môi trường bên trong tổ chức (nội bộ) gồm các yếu tố và điều kiện bên trong tổ chức như: nguồn tài chính, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ, cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức...
Nguồn tài chính
Nguồn lực tài chính có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động quản trị. Tất cả các hoạt động và quyết định quản trị đều phải có
nguồn tài chính để thực hiện. Nguồn tài chính đầy đủ, dồi dào sẽ tạo thuận lợi cho việc ra quyết định và triển khai các hoạt động của tổ chức, và ngược lại sẽ gặp khó khăn, nhất là đối với doanh nghiệp, nếu thiếu khơng có nguồn lực tài chính mạnh sẽ khó triển khai hiệu quả hoạt động kinh doanh, thậm chí thua lỗ, phá sản. Nguồn tài chính có đầy đủ, dồi dào hay khơng phụ thuộc chủ yếu vào năng lực tạo và duy trì nguồn cung cấp vốn, vào khả năng sử dụng hiệu quả đồng vốn.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật,công nghệ
Các quyết định quản trị và triển khai các hoạt động của nhà quản trị phải dựa trên cơ sở cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện có, phải đảm bảo nhận thức đầy đủ và khai thác tiềm năng của cơ sở vật chất, kỹ thuật, cơng nghệ hiện có và có thể huy động. Cơ sở vật chất, kỹ thuật, cơng nghệ yếu kém, lạc hậu sẽ khó khăn cho việc triển khai các hoạt động kinh doanh và quản trị. Để thuận lợi cho các hoạt động quản trị, nhà quản trị cần có chiến lược và triển khai chiến lược phát triển cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ phù hợp với chiến lược kinh doanh phát triển của tổ chức.
Nguồn nhân lực
Trong các nguồn lực của tổ chức thì quan trọng nhất là nguồn nhân lực và thực chất quản trị là quản trị con người. Nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ tiềm năng, thế mạnh của con người trong tổ chức, biết tạo điều kiện, môi trường và động lực để khai thác triệt để và phát triển các tiềm năng, thế mạnh đó. Khác với các nguồn lực khác, để thu hút và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, nhà quản trị coi trọng việc xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức, tạo những nét đặc trưng, thế mạnh cho tổ chức trong hoạt động và quản trị. Lý luận và thực tiễn đã khẳng định nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành bại của một tổ chức. Do đó, để quản trị tổ chức thành cơng, nhà
quản trị phải biết cách tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức do nhà quản trị xây dựng nên, song đến lượt nó, cơ cấu tổ chức lại tác động đến hoạt động quản trị tổ chức. Cơ cấu tổ chức hay cấu trúc tổ chức của một tổ chức được thiết kế như một hệ thống có mục tiêu, nguyên tắc và có cơ chế vận hành nhất định. Hoạt động quản trị tổ chức phải định hướng đến thực hiện mục tiêu và tuân thủ các nguyên tắc và cơ chế vận hành của hệ thống mới đảm bảo sự thành công. Song cơ cấu tổ chức không phải là một hệ thống “đóng”, cố định, bất biến mà còn là hệ thống “mở” có thể thay đổi, điều chỉnh để phù hợp với môi trường thường xuyên biến động, mà nhà quản trị chính là chủ thể của sự thay đổi, điều chỉnh này. Cơ cấu tổ chức đúng đắn sẽ đảm bảo hệ thống quản trị vận hành thuận lợi, hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức và ngược lại.
Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức được xem là nền tảng của hệ thống tổ chức thứ hai. Văn hóa tổ chức quy định triết lý, các giá trị và chuẩn mực ứng xử... mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ. Văn hóa tổ chức được xây dựng tốt, tạo được những nét đặc trưng, phát huy được các giá trị cốt lõi sẽ tạo nên sự cố kết vững chắc, tạo nên sức canh tranh đảm bảo sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị doanh nghiệp phải nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp thông qua các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp xây dựng mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, chính sách của doanh nghiệp, đảm bảo khai thác và sử dụng hữu hiệu. Mặt khác, nhà quản trị phải thường xuyên hoàn thiện, tạo dựng, duy trì và phát triển các yếu tố thuộc năng
lực cốt lõi, khai thác tối đa tiềm năng, thế mạnh của nó và khắc phục những điểm yếu. Trong các yếu tố đó, nguồn nhân lực khơng chỉ là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh mà còn là một trong những yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh, đến sự tăng trưởng và phát triển doanh nghiệp.
Ngoài các yếu tố mơi trường trên đây, vấn đề tồn cầu hóa, hội nhập quốc tế đang là xu thế tất yếu, có tác động mạnh mẽ đến tất cả các hoạt động, lĩnh vực của các quốc gia. Các tổ chức, các doanh nghiệp do đó khơng chỉ chịu tác động của các yếu tố môi trường trong nước mà còn cả các yếu tố của mơi trường tồn cầu, chúng bao gồm các định chế của khu vực và toàn cầu, sự phát triển của khoa học công nghệ, sự phát triển của các hình thức mới về tổ chức và kinh doanh, mơi trường đa văn hóa... Mơi trường tồn cầu có đặc điểm mà nhà quản trị cần lưu ý trong q trình quản trị, đó là:
Hội nhập, tồn cầu hóa kinh tế thế giới có xu hướng ngày càng phổ biến, tăng nhanh cả chiều rộng lẫn chiều sâu dẫn đến việc tăng nhanh các hoạt động thương mại, đầu tư và hợp tác.
Xuất hiện các hiệp ước và liên minh kinh tế của các nước trong khu vực và toàn cầu với các định chế về thương mại và đầu tư có thể tạo thời cơ và những thách thức cho doanh nghiệp.
Sự xuất hiện của các công ty đa quốc gia với tiềm lực lớn, quy mô hoạt động rộng gây nên những áp lực cạnh tranh mạnh mẽ.
Hộp 1.3: Mơi trường tồn cầu
Hệ thống tồn cầu hóa hơi khác đi chút ít. Nó cũng chứa đựng một đặc điểm lớn - sự hội nhập. Thế giới ngày nay đã trở nên một nơi có những quan hệ chồng chéo đan xen. Dù bạn là một cơng ty hay một đất nước thì những mối đe dọa cũng như những cơ hội sẽ đến với bạn chính từ những đối tác mà bạn có
quan hệ. Hệ thống này cũng được miêu tả tượng trưng bằng một từ “web (mạng internet)”. Vì thế, theo một nghĩa rộng thì ta đang tiến từ một hệ thống xây dựng trên sự chia cắt nhiều bức tường ngăn cách, đến một hệ thống được xây dựng lên bằng sự hội nhập và mạng internet.
Nguồn: Thomas L.Friedman, Chiếc LEXUS và cây O LIU / Tồn cầu hóa là gì?
Nhà xuất bản Khoa học Xã hội, 2005
Các tiến bộ khoa học công nghệ ngày càng tăng cùng với tiến độ chuyển giao và ứng dụng ngày càng nhanh nhờ sự bùng nổ của công nghệ thông tin cũng là những yếu tố tạo cơ hội và cả rủi ro cho các doanh nghiệp.
Sự phát triển của các hình thức tổ chức mới, hình thức thương mại hiện đại, cùng với sự ra đời và phát triển của thương mại điện tử đã làm thay đổi tư duy, cách nghĩ, cách làm trong kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.
Kinh tế ngày càng phát triển, thu nhập người dân ngày càng tăng đã dẫn đến sự thay đổi trong nhu cầu, cơ cấu nhu cầu và thị hiếu, hành vi mua sắm của người tiêu dùng tồn cầu, cùng với đó cũng thay đổi những nét văn hóa trong tiêu dùng, mua sắm. Do đó trong xây dựng chiến lược, kế hoạch và tổ chức các hoạt động doanh nghiệp cần phải tính đến đầy đủ các yếu tố trên, phải coi sân chơi của doanh nghiệp là “tồn cầu”, phải tính tốn, dự báo đầy đủ, chính xác, kịp thời những cơ hội và thách thức từ sân chơi này. Hội nhập cũng dẫn đến nhà quản trị có thể phải làm việc trong mơi trường đa văn hóa của những người lao động đến từ các vùng miền, quốc gia khác nhau. Các nhà quản trị cần phải có những điều chỉnh thích hợp trong quản trị nhân lực, trong xây dựng văn hóa và bầu khơng khí làm việc, tinh thần doanh nghiệp trong mơi trường đa văn hóa.