4 nguyên tắc Taylor
2.1.2. Vai trò nhà quản trị
Nhà quản trị là người thực hiện các chức năng quản trị từ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo đến kiểm soát các hoạt động trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn phát triển. Trong q trình đó, nhà quản trị phải tương tác với nhiều cá nhân, tổ chức khác nhau và ứng xử theo cách thức khác nhau đối với cấp trên, cấp dưới, cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức xã hội... Nhà quản trị có vai trị quan trọng, quyết định các mối quan hệ trong và ngồi tổ chức, triển khai thực hiện các cơng việc của tổ chức để đạt mục tiêu. Nhà quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của bộ phận tổ chức mà họ là người điều hành.
Các nhà quản trị ở các cấp bậc quản trị khác nhau có vai trị ở mức độ khác nhau đối với quá trình phát triển của tổ chức. Tuy nhiên, bất kỳ nhà quản trị nào cũng có các vai trị cơ bản nhất định. Henry Mentzberg (1975) đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của nhà quản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 loại vai trị khác nhau. Mười loại vai trị đó có thể tập trung trong ba nhóm lớn đó là vai trị liên kết, vai trò thơng tin và vai trị ra quyết định.
2.1.2.1. Vai trò liên kết
Vai trò liên kết của nhà quản trị thể hiện ở các nội dung sau đây:
Nhà quản trị là người đại diện
Nhà quản trị là người thể hiện hình ảnh của tổ chức, thay mặt tổ chức trong các mối quan hệ với các cá nhân, tổ chức khác. Ở một mức độ nhất định, nhà quản trị tượng trưng cho tổ chức, thể hiện những nét cơ bản về tổ chức. Những lời nói, hành vi của nhà quản trị khi thực hiện chức trách khơng cịn là của cá nhân họ, mà là đại diện cho tổ chức. Ví dụ: khi Trưởng phịng kinh doanh của một doanh nghiệp đàm phán hợp đồng mua hàng với một nhà cung cấp thì những thơng tin trao đổi, những quyết định của Trưởng phòng kinh doanh này là của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện đàm phán hợp đồng; hay khi Hiệu trưởng của một trường đại học trao bằng tốt nghiệp đại học và phần thưởng cho sinh viên thì Hiệu trưởng ở đây chính là người thay mặt cho tồn thể cơng chức, viên chức của nhà trường, đại diện cho Ban Giám hiệu thực hiện công việc; một trưởng đơn vị hay bộ phận trong tổ chức với tư cách đại diện, báo cáo cấp trên về tình hình thực hiện cơng việc của đơn vị hay bộ phận mình phụ trách...
Nhà quản trị là người lãnh đạo
Nhà quản trị được phân công phụ trách bộ phận nào, tổ chức nào thì điều khiển hoạt động của bộ phận đó, tổ chức đó. Trước hết, nhà quản trị định hướng hoạt động của bộ phận, tổ chức mình, sau nữa phân cơng cơng việc, tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện cơng việc của các cá nhân, bộ phận dưới quyền; phối hợp các cá nhân, bộ phận trong hoạt động theo định hướng chung, thống nhất. Nhà quản trị có thể thể hiện trực tiếp hay gián tiếp vai trò lãnh đạo trong tổ chức. Chẳng hạn như tuyển dụng, đào tạo, động viên, khen thưởng... là những việc mà nhà quản trị có thể trực tiếp làm; Những chính sách, những quy định, tiêu chuẩn chức danh hay chất lượng công việc, hay phân chia trách nhiệm, ấn định thời gian hồn thành cơng việc... nhà quản trị thực hiện vai trò lãnh đạo gián tiếp đối với nhân viên. Dù trực tiếp hay gián tiếp, nhà quản trị cũng tác động đến người dưới quyền nhằm tạo ra những nỗ lực để họ hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Nhà quản trị có ảnh hưởng lớn đến nhân viên dưới quyền và đến bộ phận, đơn vị mình phụ trách, là người tạo động lực cho nhân viên viên dưới quyền thông qua môi trường làm việc, xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức. Mặt khác, nhà quản trị cũng phải làm gương, là người đi đầu trong các hoạt động của bộ phận, đơn vị mình phụ trách, có như vậy, nhà quản trị mới “lôi kéo” được các thành viên đi theo một cách tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các cơng việc, nhiệm vụ của nhà quản trị giao cho. Như vậy, nhà quản trị không chỉ đơn thuần điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền mà họ cịn có nghệ thuật lãnh đạo để tạo cảm hứng, tạo động lực cho các cá nhân, bộ phận và cho tổ chức.
Nhà quản trị là người tạo ra các mối quan hệ
Nhà quản trị quan hệ với nhân viên, bộ phận dưới quyền thông qua phân công công việc, phối hợp hoạt động của các cá
nhân, bộ phận trong tổ chức, quan hệ với cá nhân, đơn vị bên ngoài tổ chức... chính là thực hiện vai trị cầu nối, liên lạc giữa các cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức này với tổ chức khác, tạo ra các mối quan hệ nhằm thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đặt ra. Các mối quan hệ trong quản trị có thể là mối quan hệ chính thức thơng qua hệ thống tổ chức chính thức bằng việc xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền; và có thể là mối quan hệ khơng chính thức thơng qua hệ thống khơng chính thức (được nghiên cứu sâu ở chương 5. Chức năng tổ chức của giáo trình này). Với vai trò là người tạo ra các mối quan hệ, nhà quản trị có cơ sở và điều kiện phát triển hệ thống thu thập, xử lý thông tin quản trị để ra quyết định quản trị đúng đắn và kịp thời.
2.1.2.2. Vai trị thơng tin
Trong quá trình thực hiện các chức năng quản trị, nhà quản trị có mối quan hệ chặt chẽ với cấp dưới cũng như với các cá nhân, các đơn vị bên ngoài tổ chức, họ trở thành trung tâm đầu não thơng tin của tổ chức. Vai trị thơng tin của nhà quản trị thể hiện ở chỗ họ là người: Tiếp nhận thông tin; Xử lý thông tin; Truyền đạt và cung cấp thông tin.
Nhà quản trị là người tiếp nhận thông tin
Nhà quản trị muốn quản trị được thì phải có thơng tin, từ thông tin, nhà quản trị nắm bắt các hoạt động đang diễn ra, phát hiện những vấn đề cần phải giải quyết. Nhà quản trị tiếp nhận thông tin từ bên ngồi vào tổ chức theo các kênh thơng tin (được trình bày ở Chương 3 của giáo trình này) và thơng tin bên trong tổ chức (thông tin phản hồi). Các thông tin được nhà quản trị tiếp nhận bao gồm cả thông tin thứ cấp và các thông tin sơ cấp. Cũng cần lưu ý rằng: nhà quản trị không phải thụ động tiếp nhận thông
tin, mà bản thân họ cũng phải chủ động tìm kiếm thơng tin từ các kênh thông tin khác nhau. Các luồng thông tin này bao gồm cả luồng thơng tin chính thức và luồng thơng tin khơng chính thức.
Nhà quản trị là người xử lý thông tin
Thông tin được tiếp nhận giúp nhà quản trị có được các dữ liệu cần thiết để thực hiện các chức năng quản trị. Tuy nhiên, nhà quản trị không phải sử dụng ngay tất cả các thông tin được thu nhận, mà họ phải xử lý thông tin để các thông tin này trở thành những tin tức có giá trị, có ích cho việc ra các quyết định quản trị. Vì vậy, nhà quản trị phải phân tích, đánh giá thơng tin, biết chọn lọc những thông tin phù hợp trong từng giai đoạn và yêu cầu đặt ra của quyết định quản trị. Đây chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng các phương án, lựa chọn và quyết định các phương án xử lý tối ưu.
Nhà quản trị là người truyền đạt và cung cấp thông tin
Nhà quản trị truyền đạt và cung cấp những thông tin cấp dưới (hay nhân viên dưới quyền) về những vấn đề liên quan đến cá nhân hay công việc của họ (chẳng hạn như thông tin về công việc họ được phân công đảm nhận; Mức lương, thưởng họ được nhận; Những quy định, yêu cầu trong công việc, kết quả đánh giá thành tích của họ...). Nhà quản trị truyền đạt và cung cấp thông tin cho cấp trên những vấn đề mà cấp trên yêu cầu. Thay mặt tổ chức, đơn vị, nhà quản trị cịn có thể cung cấp thơng tin ra bên ngồi tổ chức, đơn vị theo những quy định và giới hạn cho phép để quảng bá hình ảnh của tổ chức, đơn vị, để những tổ chức, cá nhân liên quan hiểu rõ hơn tổ chức, đơn vị mình. Sự truyền đạt và cung cấp thơng tin có thể bằng văn bản hoặc khơng qua văn bản, theo các kênh phù hợp với điều kiện và yêu cầu của các bên truyền và nhận thông tin.
Hộp 2.1: Một cách thức truyền đạt thơng tin có hiệu quả
của nhà quản trị
Tổng giám đốc Bill Emerson của Quiken Loans đã có cách thức thực hiện việc truyền đạt thông tin tới khoảng 3.000 lao động của công ty thông qua hệ thống truyền thông mở mà ông đã cam kết thực hiện. Emerson đã dùng 2 giờ ăn trưa của mình để gặp gỡ với các nhóm bao gồm 15 thành viên cùng một lúc. Ơng thơng báo cho họ biết những gì đang xảy ra với cơng ty của mình và toàn ngành cho vay thế chấp tài sản, hỏi về những vấn đề và mối quan tâm của họ, nhiệt tình mời họ đưa ra những ý tưởng và ý kiến về cách thức hoạt động của công ty. Emerson đã lệ thuộc rất lớn vào những nhà quản trị cấp trung và cấp thấp hơn trong việc duy trì một mơi trường truyền thống vững chắc trong khi ông đang xử lý các vấn đề kinh doanh bức thiết nhất, nhưng ơng biết những gì mà ông cam kết dài hạn là quan trọng trong việc giữ những hoạt động truyền tải thơng tin có hiệu quả.
(Nguồn: Dana Mattioli, “As Crisis Eases, CEOs Give Staff Some TLC”, The Wall Street Jounal, April 5, 2010,
http://online.wsj.com/article)
Như vậy, thông qua các mối quan hệ với các yếu tố môi trường, nhà quản trị thu thập thông tin, tiếp nhận thông tin và chuyển giao thông tin đến các cá nhân, bộ phận, đơn vị trong tổ chức có liên quan. Nhà quản trị thực hiện vai trị này bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh môi trường hoạt động của tổ chức để cung cấp những thơng tin có thể đem lại cơ hội hay rủi ro đe dọa hoạt động của tổ chức. Nhà quản trị có thể tìm hiểu thơng tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua các văn bản, chỉ thị của cấp trên và của các cơ quan hữu quan, hay qua trao đổi, tiếp xúc trực tiếp với những người khác. Tiếp
theo đó, nhà quản trị lựa chọn các thơng tin cần thiết, thích hợp, có liên quan đến hoạt động của cá nhân, đơn vị, bộ phận trong tổ chức và phổ biến những thông tin này đến họ. Mặt khác, chính nhà quản trị cũng có thể thay mặt tổ chức để cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài tổ chức để hiểu tổ chức mình, để bảo vệ tổ chức mình hoặc để tranh thủ sự ủng hộ cho tổ chức mình.
2.1.2.3. Vai trị ra quyết định
Vai trò ra quyết định của nhà quản trị thể hiện ở các nội dung sau đây:
Nhà quản trị là người phụ trách
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, nhà quản trị phải sử dụng các công cụ, các phương tiện, đảm bảo các điều kiện tổ chức hay bộ phận mình phụ trách thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ được giao; Tìm các cách thức cải tiến hoạt động để tổ chức hay bộ phận mình phụ trách ngày càng phát triển. Nhà quản trị thường là người chủ trì hoặc khởi xướng những ý tưởng mới và chỉ dẫn các thành viên trong đơn vị triển khai nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
Nhà quản trị là người loại bỏ các vi phạm
Trong quá trình hoạt động, tổ chức nào cũng phải đối phó với những tình huống phát sinh, những biến cố bất ngờ, những nguy cơ đe dọa. Hơn ai hết, nhà quản trị phải dự báo được những thay đổi của mơi trường, phân tích những tác động tích cực, tiêu cực của sự thay đổi này đến hoạt động của tổ chức, của đơn vị; Chủ động nắm bắt để phòng ngừa và hạn chế các tổn thất có thể xảy ra, giải quyết các xáo trộn nhằm đưa tổ chức hoạt động ổn định.
Nhà quản trị là người phân phối các nguồn lực
Các nguồn lực trong tổ chức bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, thời gian... Nhà quản trị phải quyết định phân phối các nguồn lực này như thế nào, sử dụng các nguồn lực ra sao để thực hiện tốt nhất các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thành công hay thất bại của nhà quản trị phụ thuộc phần lớn vào khả năng phân phối và sử dụng các nguồn lực tổ chức của nhà quản trị.
Nhà quản trị là người tiến hành các cuộc đàm phán
Nhà quản trị thay mặt tổ chức để bàn bạc, trao đổi, thỏa thuận với các cá nhân, tổ chức khác. Nhà quản trị đại diện cho tổ chức, đơn vị để quyết định nội dung và kết quả thương lượng. Họ phải có những hiểu biết nhất định, có năng lực thực sự và khả năng phán đoán để ra các quyết định đúng đắn trong các cuộc đàm phán. Có như vậy, nhà quản trị mới mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, cho đơn vị.
Hộp 2.2: Người đứng sau các thương vụ M&A đình đám
Jorge Paulo Lemann - người đứng sau các thương vụ M&A đình đám - là tỷ phú giàu nhất Brazil trong vòng 5 năm liên tiếp kể từ năm 2013
Từ những ngày đầu khởi nghiệp, Jorge Paulo Lemann ln chủ động tìm kiếm người để học hỏi, và lên đường viếng thăm họ: Matsushita, nhà công nghiệp kiệt xuất người Nhật; Sam Walton, nhà bán lẻ với tầm nhìn vĩ đại; Warren Buffett, thiên tài tài chính huyền thoại.
Khơng dừng lại ở đó, ơng cũng tìm kiếm những cách thức để kết nối những con người vĩ đại với nhau; Ơng khơng chỉ
“mai mối” theo cách truyền thống, mà tổ chức liên hệ giữa những con người “phi thường”, từ đó phát triển một mức độ học hỏi theo cấp số nhân cho mọi người.
Và khi bước vào tuổi ngũ tuần, lục tuần và thất tuần, Lemann vẫn tiếp tục hành trình học hỏi này, ln tìm kiếm những nhà cố vấn và thầy giáo trẻ tuổi hơn mình.
Theo doanhnhansaigon.vn
Nguồn: https://doanhnhansaigon.vn/chan-dung-doanh-nhan/jorge- paulo-lemann-vi-ty-phu-thu-vi-nhat-the-gioi-1085411.html
Tóm lại, nhà quản trị có vai trị quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Các vai trị của nhà quản trị có liên hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại, tương hỗ nhau, chẳng hạn như nhà quản trị không thể thực hiện tốt vai trò ra quyết định nếu vai trị thơng tin khơng được thực hiện tốt; Hay vai trị thơng tin khơng thực hiện tốt nếu nhà quản trị khơng thực hiện được vai trị liên kết của mình. Tổ chức hoạt động như thế nào, vị thế của tổ chức ra sao, hướng đi và cách thức đi đến đích của tổ chức phụ thuộc nhiều vào quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, tổ chức nào cũng cần có các nhà quản trị giỏi, tài năng, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao của tổ chức.
Hộp 2.3: Vai trò quan trọng của nhà quản trị
Các nhà quản trị tại những công ty trên khắp đất nước Pakistan hiện đang phải vất vả đối đầu với những sự bất ổn chính trị ngày càng tăng, sự cố mất điện thường xuyên, tham nhũng thường xuyên và sự gia tăng đe dọa khủng bố, tất cả những điều đó tạo nên những thách thức nhiều hơn cho các nhà quản trị. Sajjad Farooqi, một quản đốc xưởng của một Cơng ty thực phẩm quốc gia, đã nói rằng: “Vào mỗi buổi sáng, tôi phải