4 nguyên tắc Taylor
3.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thơng tin
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thơng tin, hay nói cách khác, giá trị thơng tin được quyết định bởi nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là các yếu tố sau đây:
a) Sự thích hợp của thơng tin
Thông tin cung cấp các dữ liệu để giúp nhà quản trị xây dựng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định quản trị. Nhà quản trị cần thơng tin thích hợp ở từng lĩnh vực cụ thể, giai đoạn cụ thể trong quá trình quản trị. Sự thích hợp của thơng tin thể hiện ở chỗ:
Thứ nhất, thông tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã được xác định.
Thứ hai, thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản trị đúng đắn.
Thứ ba, thơng tin cần phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan đến các vấn đề cần phải giải quyết.
b) Chất lượng của thông tin
Chất lượng thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng thơng tin. Thơng tin có chất lượng là những thông tin:
Rõ ràng và đầy đủ.
Chính xác và trung thực.
Hệ thống và tổng hợp.
Cô đọng và lôgic.
Bất cứ đối tượng nào có nhu cầu thơng tin đều cần thơng tin có chất lượng. Thơng tin có chất lượng mang lại nhiều lợi ích:
Tiết kiệm được thời gian.
Hỗ trợ ra quyết định được tốt hơn.
Giúp nhà quản trị nhận thức đúng những thay đổi, những xu hướng và phát triển.
Chất lượng của thông tin phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khách quan, chủ quan, các yếu tố bên trong, bên ngoài hệ thống, nhất là các yếu tố sau:
Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ.
Năng lực và khả năng nhận thức của con người.
Phương thức thu thập và truyền đạt thơng tin.
c) Tính kịp thời của thơng tin
Tính kịp thời của thơng tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, trong những tình huống cụ thể và bởi độ chín muồi của vấn đề. Thông tin kịp thời giúp nhà quản trị giải quyết cơng việc nhanh chóng, nhiều khi chớp được các cơ hội có lợi cho tổ chức, cho nhà quản trị. Việc thu thập và xử lý thông tin làm sao đúng lúc người sử dụng cần để ra quyết định, không quá sớm và không quá muộn.
Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không bao quát hết cả những thay đổi ở giai đoạn sau, điều này sẽ làm giảm giá trị thông tin.
Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, bỏ lỡ thời cơ hoặc làm cho quyết định trở nên kém giá trị.
d) Dung lượng thông tin
Dung lượng thông tin thể hiện nội dung những tin tức được truyền đi về những sự việc, hiện tượng. Người nhận thông tin luôn cần thơng tin cụ thể, đầy đủ. Thơng tin có giá trị là thông tin bảo đảm cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết và đủ để ra các quyết định đúng đắn, chính xác. Thừa hay thiếu thông tin đều làm giảm giá trị thơng tin.
Thực tế có nhiều loại thơng tin đến từ mơi trường quản trị, có những thơng tin tốt và có cả những thơng tin xấu, thậm chí có nhiều thơng tin “nhiễu”. Nhà quản trị cần phải biết phân loại, chọn lọc thơng tin đủ để có những quyết định kịp thời, chính xác.