4 nguyên tắc Taylor
3.1.1. Khái niệm và vai trị của thơng tin quản trị
3.1.1.1. Khái niệm
Có nhiều cách hiểu khác nhau về thông tin tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu của từng lĩnh vực cụ thể.
Trong cuộc sống, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng.
Xét quan hệ biện chứng giữa sự vật và hiện tượng trong thế giới khách quan, thông tin là một phạm trù phản ánh nội dung và hình thức vận động của các sự vật và hiện tượng.
Theo quan điểm tiếp cận hệ thống, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động, liên hệ giữa các yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với mơi trường.
Trong mối quan hệ giữa nhận thức và phản ánh, thơng tin là q trình phản ánh và tiếp nhận phản ánh, biến phản ánh thành hiểu biết, thành tri thức. Nhận thức được phản ánh qua thông tin. Thông tin là nội dung của thế giới bên ngoài được thể hiện trong nhận thức của con người.
Như vậy, thông tin được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng một cách khái quát nhất, có thể hiểu thơng tin nói chung là tập hợp những tin tức, những tín hiệu phản ánh diễn biến của một sự kiện, một hoạt động, một q trình nào đó của sự vật, hiện tượng.
Trong quá trình quản trị một tổ chức, nhà quản trị ln cần có thơng tin đầy đủ, chính xác để ra những quyết định quản trị. Đó chính là thơng tin quản trị.
Thơng tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong q trình quản trị của tổ chức
Từ khái niệm trên, có thể rút ra một số nhận xét về thơng tin quản trị, đó là:
Thơng tin mang tính thời sự và có ích cho nhà quản trị trong quá trình quản trị một tổ chức.
Thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng.
Thông tin liên quan đến việc chuyển giao và hiểu được ý nghĩa khi chuyển giao. Nếu khơng có tin tức nào được chuyển đi thì thơng tin chưa xảy ra. Một thơng tin thành công khi nào nghĩa được chuyển đi và phải được hiểu.
Thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngồi cái giá vật chất của nó tức là các vật mang
tin. Những vật mang tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng...), chữ viết (sách, báo,...), các biểu đồ, các ký hiệu, các băng từ v.v... Tập hợp các vật mang tin này được gọi là các dữ liệu hoặc các thông báo.
Dữ liệu là những sự việc và những số thống kê. Thông tin là những kết luận rút ra từ việc phân tích các dữ liệu.
Như vậy, thông tin quản trị là tổng hợp các tin tức cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong q trình quản trị của tổ chức.
Thơng tin quản trị được xem xét trên hai mặt, đó là dung lượng thông tin và chất lượng thông tin.
Dung lượng thông tin: thể hiện nội dung những tin tức được
truyền đi về những sự việc, hiện tượng cần thiết trong quản trị. Những nội dung thông tin chủ yếu trong quản trị thường là: thông tin về môi trường quản trị, thông tin về đối tượng quản trị, thơng tin về q trình và kết quả quản trị, thơng tin phản hồi... Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thơng tin có thể khác nhau, nhưng nhìn chung nội dung thơng tin trong quản trị thường được xác định bởi mục tiêu và nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó. Dung lượng thơng tin được đánh giá thơng qua các chỉ tiêu như: tính đầy đủ, tính tổng hợp, tính tồn diện, tính hệ thống...
Chất lượng thông tin: Chất lượng thông tin là mức độ thoả
mãn nhu cầu về thông tin của những người sử dụng thông tin. Chất lượng thông tin thể hiện ở các mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xác, mức độ quan trọng v.v... Để đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin trong quản trị là: tính thời sự, tính kịp thời, tính chính xác, tính cấp thiết, tính kinh tế...
Thơng tin là q trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Thơng tin như q trình trao đổi các thơng điệp bằng lời nói hoặc chữ viết giữa hai người. Tuy nhiên, thông tin quản trị trong tổ chức khơng chỉ qua hình thức bằng lời nói hay chữ viết mà còn bằng nhiều hình thức khác thơng qua hệ thống thông tin quản trị phức tạp nơi mà dữ liệu được nhập từ rất nhiều nguồn và được phân tích bằng máy tính, sau đó được chuyển cho người nhận bằng điện tử. Ngoài ra, trong tổ chức, rất nhiều thơng điệp được thể hiện qua các hình thức như: cử chỉ, thái độ, hình ảnh...
Thơng tin quản trị có đầy đủ các thuộc tính cơ bản của thơng tin nói chung, bên cạnh đó, thơng tin quản trị cịn có một số đặc trưng nhất định, như:
Một là, thơng tin quản trị có tính định hướng.
Thơng tin là để phục vụ cho nhu cầu của người cần tin, tức là cho đối tượng nhất định. Nội dung thơng tin chỉ có thể xác định một cách cụ thể khi biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thơng tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đề nào và thực hiện ra sao..., nói cách khác, thơng tin ln có hướng đích cụ thể trong bất kỳ tổ chức nào. Thông tin quản trị hướng tới ra quyết định quản trị của nhà quản trị, vì vậy, dung lượng và chất lượng thơng tin quản trị phải đảm bảo đúng các yêu cầu của ra quyết định quản trị, giúp nhà quản trị thành công khi quản trị một tổ chức.
Hai là, thơng tin quản trị có tính tương đối.
Thơng tin là những hiểu biết về tự nhiên, về con người và xã hội; Về những sự kiện diễn ra trong không gian, thời gian... Những thông tin này thường xuyên thay đổi, nó được thu nhận và xử lý theo sự thay đổi đó. Vì vậy, thơng tin này hơm nay có thể có giá trị lớn đối với nhà quản trị khi đưa ra quyết định cụ thể nào đó, nhưng hơm sau thơng tin đó có thể sẽ khơng còn ý nghĩa nữa. Mặt khác, thông tin quản trị là những tin tức cho nên nó
khơng thể sản xuất để dùng dần được, thơng tin quản trị địi hỏi phải được thu thập và xử lý mới có giá trị. Đặc trưng này của thơng tin quản trị địi hỏi nhà quản trị luôn phải cập nhật thông tin và biết chọn lọc những thông tin phù hợp trong từng giai đoạn và yêu cầu đặt ra của quyết định quản trị.
3.1.1.2. Vai trị của thơng tin quản trị
Mọi hoạt động quản trị trong tổ chức đều cần có thơng tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức. Thơng tin quản trị có vai trị quan trọng trong quá trình quản trị một tổ chức.
Thứ nhất, thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản trị.
Nhà quản trị nào cũng cần phải ra các quyết định để thực hiện các chức năng quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn, kịp thời, các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là nguyên liệu để tạo ra các quyết định. Thông tin quản trị cung cấp các dữ liệu cần thiết liên quan đến hoạt động của tổ chức sẽ giúp cho các nhà quản trị:
(i) Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
(ii) Nhận dạng cơ hội, nguy cơ từ sự tác động của các yếu tố môi trường đến hoạt động quản trị.
(iii) Xây dựng và lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết các vấn đề.
...
Thứ hai, thông tin trực tiếp tác động đến việc thực hiện các
chức năng quản trị.
Thông tin là cơ sở, là điều kiện, là công cụ thực hiện các chức năng quản trị, từ việc hoạch định đến tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, cụ thể:
(ii) Xây dựng cấu trúc tổ chức hợp lý.
(iii) Lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp. (iv) Thực hiện tốt mục tiêu kiểm sốt.
Hình 3.1: Mối quan hệ của thơng tin quản trị với các chức năng quản trị
Thứ ba, thông tin thiết lập các mối quan hệ trong tổ chức
nhằm thực hiện mục tiêu.
Thông tin là sợi dây liên lạc giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa các cá nhân với nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung. Thơng tin cịn là chiếc cầu nối quan trọng giữa tổ chức và mơi trường bên ngồi.
Từ những phân tích trên đây, có thể thấy rằng, thơng tin có vai trị quan trọng trong quản trị. Nhà quản trị không thể điều hành tổ chức có hiệu quả nếu thiếu thơng tin. Thơng tin là nguồn tài nguyên vô giá của tổ chức.
Quá trình quản trị
Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm sốt
Q trình thơng tin