5. Mua cổ phiếu US Airways: US Airways không nằm
3.2.4. Quá trình ra quyết định quản trị
Nội dung cơ bản của hoạt động quản trị là việc ra các quyết định, bởi vì việc điều hành một tổ chức từ những công việc đơn giản hàng ngày đến những chiến lược lớn, dài hạn cũng đều dựa trên cơ sở những quyết định thích hợp. Q trình ra quyết định quản trị bao gồm các bước: Xác định và nhận diện vấn đề, Xây dựng các phương án, Đánh giá các phương án, Lựa chọn phương án tối ưu, Thực hiện quyết định, Đánh giá quyết định.
1. Xác định và nhận diện vấn đề
Mục đích của bước này là tìm ra các vấn đề cần phải giải quyết.
Để nhận diện vấn đề, cần phải trả lời các hỏi: vấn đề cần ra quyết định là vấn đề gì, đơn giản hay phức tạp? Vấn đề này có cần phải giải quyết ngay không? Vấn đề này liên quan đến những ai, bộ phận nào?... Ví dụ như cần phải giải quyết vấn đề tăng lương, đề bạt cán bộ, quyết định phương án sản xuất, thị trường tiêu thụ...
Để xác định và nhận diện vấn đề cần thiết phải thu thập đầy đủ và chính xác các thơng tin. Đây là việc làm cần thiết đảm bảo tính phù hợp của các quyết định, Ngồi nguồn thơng tin hệ thống thông tin quản trị cung cấp, các nguồn thơng tin khác cần tìm kiếm có thể từ cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, từ các tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin, từ các cơ quan quản lý nhà nước, từ các phương tiện thông tin đại chúng như sách báo, tạp chí, truyền hình, trên trang mạng internet, báo cáo nội bộ, từ khách hàng, hàng cung cấp, các chuyên gia, khảo sát thực địa...
Từ các thông tin thu được, cần phải xử lý thông tin bằng cách phân loại, lựa chọn những thông tin cần thiết, nhận diện rõ ràng vấn đề cần phải giải quyết.
2. Xây dựng các phương án
Mục đích của bước này là tìm các phương án để giải quyết các vấn đề đã được xác định và nhận diện.
Trên cơ sở những thơng tin, dữ liệu có được, nhà quản trị tiến hành xây dựng phương án có thể thực hiện. Mỗi phương án là giải pháp giải quyết các vấn đề đã được nhận diện ở bước trên. Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm giải pháp giải quyết vấn đề. Quá trình tìm các phương án, cần trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, tìm kiếm những quan
điểm mới, sàng lọc để xây dựng phương án có tính khả thi cao. Đây là bước đòi hỏi có sự sáng tạo của tập thể cũng như của nhà quản trị.
3. Đánh giá các phương án
Mục đích của bước này là xác định giá trị và sự phù hợp của từng phương án - giải pháp
Đánh giá các phương án - giải pháp có thể dựa trên những cơ sở mong muốn của tổ chức, chi phí cho phép, giá trị lợi ích và hiệu quả của từng phương án - giải pháp, dự tính các xác suất, rủi ro có thể xảy ra..., tiến hành lập danh sách để so sánh những thuận lợi, khó khăn của từng phương án - giải pháp.
Mỗi phương án - giải pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định. Vì vậy, đánh giá phương án - giải pháp cần phải phân tích đầy đủ ưu điểm, nhược điểm và dự đốn kết quả (kể cả hậu quả) của từng phương án khi được áp dụng. Ở bước này cần phải xác định một số phương án cần thiết có thể áp dụng một cách hiệu quả, phù hợp với nhu cầu và những đặc điểm của công việc, của con người và của tổ chức đó.
4. Lựa chọn phương án tối ưu
Mục đích của bước này là quyết định một giải pháp tốt nhất trong số các giải pháp để thực thi.
Đây là bước quan trọng nhất, bởi vì tại đây nhà quản trị chỉ được phép chọn một phương án và phải bảo vệ quyết định đó, đồng thời đảm bảo sự cam kết đồng thuận và sự hỗ trợ cần thiết của tất cả cá nhân, bộ phận trong tổ chức tham gia.
Phương án tối ưu là phương án có nhiều ưu điểm nhất (tốt nhất) trong các phương án lựa chọn. Phương án tối ưu được lựa chọn có thể là:
(2) Nhà quản trị cảm thấy hài lòng, thoả mãn;
(3) Đạt tới một sự cân bằng tốt nhất giữa các mục tiêu;
Ở đây, các nhà quản trị có thể lựa chọn các cách thức ra quyết định khác nhau:
Cách thức 1: Nhà quản trị độc lập ra quyết định dựa trên những thơng tin tin cậy có được, khơng cần tham khảo ý kiến với các thuộc cấp khác.
Cách thức 2: Nhà quản trị đề nghị các thuộc cấp cung cấp các thơng tin, sau đó tự quyết định.
Cách thức 3: Nhà quản trị trao đổi thuộc cấp có liên quan để lắng nghe ý kiến của họ, khơng cần tập hợp ý kiến, sau đó, nhà quản trị ra quyết định. Quyết định này có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến của thuộc cấp.
Cách thức 4: Nhà quản trị trao đổi với tập thể để lấy ý kiến và tập hợp ý kiến chung của họ. Sau đó, nhà quản trị quyết định, nội dung quyết định đó có thể là có hoặc khơng có ý kiến của tập thể. Cách thức thứ 5: Nhà quản trị trao đổi ý kiến với tập thể và đi đến thống nhất chung, sau đó, cùng tập thể đề ra quyết định. Quyết định đưa ra có ý kiến đa số của tập thể.
Trong mỗi cách thức ra quyết định nêu trên đều có những ưu, nhược điểm rất khác nhau. Vì vậy, việc chọn cách thức ra quyết định nào tốt nhất cịn tùy thuộc vào từng tình huống quản trị cụ thể.
Cần lưu ý rằng: phương án tối ưu là lựa chọn không phải là phương án hồn tồn chỉ có ưu điểm mà khơng có nhược điểm. Mặc dù đã chọn phương án tối ưu, nhưng thực tế cũng không loại trừ quyết định đưa ra không khả thi hoặc kém hiệu quả khi triển khai trên thực tế... Vì vậy, bên cạnh việc lựa chọn phương án tối ưu, đồng thời cũng cần phải có phương án dự phịng.
Hộp 3.3: Quyết định đúng đắn của Boeing
Tại Boeing, các nhà quản trị đã quyết định có nên phát triển phiên bản mới của máy bay phản lực 737 có lối đi giữa các hàng ghế hay không. Họ đã lưu ý đến việc đối thủ cạnh tranh châu Âu của họ, Airbus, đã nhận được rất nhiều đơn hàng cho những chiếc máy bay A320 đã được thiết kế lại, theo đó nhà sản xuất này đã sử dụng động cơ tiết kiệm nhiên liệu hơn, đó cũng là điều mà khách hàng của Boeing mong muốn. Các nhà quản trị của Boeing đã nghĩ rằng việc lắp đặt động cơ mới vào chiếc máy bay phản lực 737 là một phương án tốt hơn việc phát triển một chiếc máy bay mới hoàn toàn. Họ đã dự kiến chi phí sản xuất cho phương án thiết kế và sản xuất một chiếc máy bay mới hoàn toàn và cho cả phương án thiết kế và lắp đặt động cơ mới, tính tốn khả năng gia tăng hiệu suất sử dụng nguyên liệu, xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng cho việc lắp ráp động cơ và phát triển máy bay mới, và dự toán tổng chi phí cho cả hai phương án nêu trên. Tổng giám đốc James McNerney và những nhà quản trị khác cuối cùng đã chọn phương án thiết kế và lắp ráp động cơ mới. Họ tin rằng việc lắp ráp động cơ mới cho máy bay phản lực 737 sẽ tiết kiệm khoảng 10-12% nhiên liệu tiêu thụ, trong khi đó vẫn đảm bảo lợi thế do chi phí thấp hơn so với A320. Và vì vậy, với quyết định đúng đắn này, Boeing đã lấy lại vị thế dẫn đầu từ Airbus với tư cách là nhà sản xuất máy bay thương mại hàng đầu thế giới.
Nguồn: Christopher Drew, “Improved Sales Help Boeing Beat Forecasts”, The NewYork Times, July 28, 2011
5. Thực hiện quyết định
Đây chính là hành động chấp hành hay thực hiện phương án đã chọn. Khi thực hiện quyết định, cần tính đến những hành động
cần thiết và bảo đảm các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động đó.
Những cơng việc cần làm trong giai đoạn này là:
Xác định mọi thứ sẽ như thế nào khi quyết định hoàn toàn được thực hiện.
Phác thảo trình tự cơng việc theo thời gian và những cơng việc cần thiết để quyết định hồn toàn thực hiện được.
Liệt kê nguồn lực và những thứ cần thiết để thực hiện từng công việc.
Ước lượng thời gian cần để thực hiện từng công việc.
Phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân theo từng công việc cụ thể.
Tổ chức thực hiện công việc, phối kết hợp các cá nhân, bộ phận thực hiện công việc.
Ở bước này, nhà quản trị phân công thực hiện quyết định cụ thể, rõ ràng và đầy đủ các nội dung của quyết định tới các bộ phận và cá nhân có trách nhiệm thực hiện, đảm bảo các bộ phận, cá nhân này hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ và vị trí của mình trong hoạt động của tổ chức, đồng thời có thể phối hợp thực hiện cơng việc có hiệu quả theo đúng mục tiêu đã xác định.
6. Đánh giá quyết định
Nhà quản trị căn cứ vào mục tiêu để đánh giá quyết định đúng hay sai, quyết định thành cơng hay thất bại.
Để có thể thực hiện tốt bước này, nhà quản trị cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phương án đã lựa chọn, tức là kiểm ra các quyết định quản trị đã triển khai trong quá trình quản trị của tổ chức như thề nào.
Trong quá trình thực hiện quyết định sẽ nảy sinh nhiều vấn đề mà bản thân nhà quản trị và các thành viên trong tổ chức chưa
thể lường trước được. Do đó, việc theo dõi, kiểm tra sẽ giúp được nhà quản trị nắm được những vướng mắc phát sinh cần giải quyết trong khi thực hiện quyết định. Trên cơ sở đó, tiến hành điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi để quyết định quản trị đưa ra phù hợp với thực tế, giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình để quản trị tổ chức có hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc đánh giá quyết định quản trị để cung cấp những thông tin bổ ích cho nhà quản trị ra quyết định quản trị khác trong tương lai.