4 nguyên tắc Taylor
3.1.3. Q trình thơng tin quản trị
Thơng tin là một q trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng. Quá trình thông tin quản trị từ nguồn thông tin (người gửi) đến đối tượng (người nhận) qua hệ thống truyền đạt thông tin. Thêm vào đó tồn bộ q trình thơng tin sẽ bị tác động bởi “nhiễu”, những nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc các thơng tin ví dụ như tiếng ồn, từ ngữ khó hiểu, các cơng cụ truyền tin kém chất lượng, người gửi “mã hóa” thơng tin sai lệch, năng lực giải mã của người nhận kém...
Mơ hình q trình thơng tin quản trị bao gồm các thành tố: (1) Người gửi, (2) Thơng điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh, (5) Người nhận, (6) Giải mã, (7) Phản hồi.
Hình 3.2: Q trình thơng tin quản trị
Người gửi (người phát tin, người mã hoá): Là nguồn phát
thông tin và bắt đầu của q trình truyền thơng. Người gửi là người khởi xướng thơng điệp, có ý nghĩ muốn truyền tin sang người nhận. Người gửi được coi là nguồn thông tin, bắt đầu quá trình thơng tin quản trị. Người gửi có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau.
Thông điệp: Là những tín hiệu, những ý nghĩ mà người gửi
muốn truyền cho người nhận. Thơng điệp có thể bao gồm các
Thông
điệp Mã hóa Giải mã Nhận thức
Nhiễu
Truyền đạt thông
tin Phản hồi
Người gửi Người nhận
Tiếp nhận
biểu tượng được thiết kế để truyền những thông tin mà người gửi muốn truyền đến người nhận. Phần lớn các thông điệp chứa đựng ngơn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những hành vi phi ngơn ngữ được sử dụng để thơng tin về thơng điệp, ví dụ như qua ánh mắt, nụ cười, lắc đầu, nhún vai, nhíu mày...
Mã hóa: Là q trình chuyển những thông điệp thành những
biểu tượng được sử dụng để truyền đi. Việc mã hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn. Mã hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chủ yếu nhất là kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa, xã hội của người gửi. Vì thế, cùng một thơng điệp, người gửi mã hóa khác nhau thì nội dung thông tin đến người nhận cũng sẽ khác nhau.
Kênh: Là con đường đi chuyển thông tin từ người gửi đến
người nhận và là phương tiện mà qua đó thơng điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận. Kênh có thể thực hiện qua giao tiếp trực tiếp giữa hai người, có thể được thực hiện qua phương tiện truyền thông đại chúng như radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet...
Người nhận (người nghe, người giải mã): Là người nhận
thơng tin, có nhu cầu về thơng tin để ra các quyết định. Thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gửi và vì vậy cần phải giải mã thơng điệp.
Giải mã: Là q trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch
bởi người nhận. Việc giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như q trình mã hóa, nghĩa là những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa - xã hội của người giải mã.
Phản hồi: Là dịng thơng tin nối ngược từ người nhận đến
người gửi, là thông điệp từ người nhận đến người gửi. Phản hồi rất có giá trị để đánh giá được hiệu quả của q trình truyền đạt
thơng tin. Người gửi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình khơng nhờ vào phản hồi.
Trong thực tiễn quản trị việc truyền đạt thông tin khơng đơn giản q trình này cịn bao gồm nhiều thành tố và khơng ít tác nhân gây nhiễu. Nhiễu là yếu tố làm cản trở q trình thơng tin, làm sai lệch giữa nhận thức của người nhận so với ý nghĩ của người gửi. Mặt khác, có thể thơng tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hoặc “bị” thêm thắt vào làm cho người nhận không nhận thức đầy đủ và đúng những thông tin cần thiết mà người gửi mong muốn truyền đạt. Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp truyền đạt thông tin hữu hiệu để truyền tin và trong cố gắng tìm mọi cách để loại bỏ “nhiễu” trong q trình thơng tin quản trị.