7. Hạn chế của đề tài:
3.2.3. Giải pháp 3: Xúc tiến công tác quảng bá
3.2.3.1. Sự cần thiết của giải pháp:
So với các tỉnh, thành trong nước, Nha Trang – Khánh Hòa được thiên nhiên
vời đó cộng thêm hạ tầng cơ sở đang ngày càng được nâng cấp, cải thiện đáng kể, cụ
thể gần 70 phòng họp chất lượng từ 3 sao trở lên tại địa bàn đãsẵn sàng phục vụ
MICE ở quy mô vừa và nhỏ như thông tin về hệ thống địa điểm tổ chức hội nghị - sự kiện đã trình bày tại bảng 2.16; cùng với những nỗ lực tổ chức sự kiện trong thời gian gần đây Nha Trang – Khánh Hòa thật sự đã có đủ khả năng đáp ứng cho loại hình dịch vụ này ở số lượng dưới 1.000 khách.
Nhưng để thâm nhập thị trường MICE quốc tế không phải là việc đơn giản. Những nỗ lực đơn lẻ, rời rạc của các doanh nghiệp sẽ là không bao giờ đủ để thâm nhập thành công trước sự cạnh tranh khốc liệt của loại hình du lịch đang rất “nóng” này. Chẳng hạn như để một khách sạn tự thực hiện một tour tham quan đáp ứng nhu cầu đột xuất của một đoàn MICE 400 khách là điều rất khó khả thi từ việc đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ, hướng dẫn viên, phương tiện vận chuyển, an ninh, thiết kế chương trình tour đúng chất lượng… Vì thế, chỉ có liên kết các bộ phận trong chuỗi cung ứng dịch vụ MICE mới xây dựng được một sản phẩm MICE trọn gói có chất
lượng để chào bán tại thị trường quốc tế. Ví dụ về cung ứng triển lãm ở trên tại Singapore cũng cho thấy, ngoài những công ty đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất, dịch vụ thì nhất thiết phải có một cơ quan chuyên trách để đảm đương trách nhiệm
điều phối hoạt động một cách tốt nhất: Trung tâm Xúc tiến Triển lãm và Hội nghị
Singapore.
Mô hình trung tâm xúc tiến này là mô hình rất hiệu quả từ Sanfrancisco (Mỹ)
và được hầu hết tất cả các nước, các địa phương kinh doanh loại hình này xây dựng
theo và đã phát huy vai trò tích cực của nó. Tại Việt Nam, từ năm 2002 hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines), Công ty Du lịch Saigon Tourist, Công ty Du lịch Hanoitourism đã phối hợp với các khách sạn 5 sao hàng đầu ở Việt
Nam như New World, Sofitel, Sheraton, Legend và Equatorial… hình thành nên câu lạc bộ MICE, địa chỉ website: http://meetingsvietnam.com . Trong những năm qua,
MICE Club, với vai trò chủ nhà của Việt Nam, đã tổ chức thành công các hội nghị
cấp cao, mang lại ấn tượng đặc biệt với bạn bè thế giới. Một số hội nghị có thể kể đến như ASEM 5, Asocio ICT… hay các hội thảo vinh danh khác như DHL,
Motorola Asia Pacific, VISA Asia Pacific, APEC…Và ngày 9/6 vừa qua, một câu lạc bộ MICE nữa cũng đã ra mắt tại TPHCM: “Câu lạc bộ du lịch MICE Việt Nam”. Câu lạc bộ này sẽ hoạt động với sự quản lý của Công ty Cổ phần truyền thông mạng Vina (VinaMedia) và với hỗ trợ của Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch và Hãng hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines). Ông Gilbert Whelan, chủ tịch VinaMedia cho biết trong năm 2011-2012, câu lạc bộ sẽ tiếp thị hình ảnh chung tại hàng loạt sự kiện tại Thái Lan, Úc, Inđônêsia, Đức, Hồng Kông cùng các hội chợ du lịch trong nước.
Đến tháng 9-2011, trang web chính thức tại địa chỉ http://www.vietnammiceclub.vn sẽ chính thức ra mắt để quảng bá dịch vụ của thành viên câu lạc bộ.Dự kiến, câu lạc bộ sẽ thu hút khoảng 100 thành viên trong năm đầu tiên. Tuy chưa phải là cơ quan
chính thức của Sở Thể thao, Văn hóa và Du lịch, nhưng đây có thể gọi là hai mô hình đầu tiên tại Việt Nam hoạt động nhằm mục tiêu liên kết tất cả các bên trong chuỗi cung ứng MICE cùng tham gia để quảng bá cho loại hình du lịch này tại Việt Nam, làm tiền đề cho việc thành lập Trung tâm Xúc tiến trong tương lai gần.
3.2.3.2. Nội dung giải pháp:
Giải pháp trước mắt cần thiết nhất nhưng mang lại hiệu quả tổng hợp lâu dài, bền vững trên nhiều mặt đó là cần thành lập Trung tâm Xúc tiến Hội nghị và Sự kiện
(Convention and Event Bureau). Đây sẽ là nền móng có tính hệ thống vững chắc làm nền tảng căn bản cho việc khai thác kinh doanh loại hình MICE tại thành phố.
Về cơ cấu thành lập:
Cơ quan này thuộc quyền quản lý của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Khánh Hòa, là đơn vị tổ chức liên kết và điều hành hoạt động MICE của tất cả các mắt xích trong chuỗi cung ứng MICE từ chính quyền địa phương cho đến các dịch vụ. Cụ thể
chức năng của từng bộ phận:
- Ban lãnh đạo đặc biệt là giám đốc điều hành phải là những người có tầm nhìn và kinh nghiệm toàn cầu để có thể nắm bắt được hoạt động của thị trường MICE, từ đó có phương án tổ chức những sự kiện quốc tế với những chiến dịch tiếp thị hiệu quả từ ngân sách nhà nước nhằm thu hút khách lưu trú về những khách sạn và trung tâm hội nghị trong thành phố.
- Phòng Nghiên cứu – Kế Hoạch: tổ chức công tác thu thập thông tin về ngành MICE; tiến hành khảo sát điều tra thị trường, khách hàng,xu hướng phát triển MICE trên thế giới từ đó đề ra kế hoạch, chiến lược cho những hoạt động của Trung tâm.
- Phòng Quảng bá – Truyền thông: đảm nhận nhiệm vụ thành lập website cho Trung tâm cũng như tiến hành các chiến lược xây dựng hình ảnh; xúc tiến quảng bá;
tiếp thị; quan hệ công chúng và hợp tác với các tỉnh/thành hoặc các địa điểm khác trong khu vực.
- Phòng Kinh doanh/ dịch vụ khách hàng: có nhiệm vụ tiếp nhận nhu cầu cũng như cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh MICE của thành phố và thông tin chi tiết các đơn vị cung cấp dịch vụ MICE. Đồng thời đảm nhận công tác tổ chức các hội nghị cấp cao, quy mô lớn cần sự điều phối phạm vi rộng.
- Phòng Tài chính – Kế toán: đảm nhận chức năng quản lý thu chi trong hoạt
động của Trung tâm.
- Phòng Tổ chức liên kết: Quản lý và điều phối hoạt động của các mắt xích cung ứng dịch vụ MICE như: khách sạn, lữ hành, trung tâm hội nghị - triển lãm, nhà hàng, hãng hàng không, dịch vụ vận chuyển, trung tâm giải trí - mua sắm, khối hậu cần, đoàn ca múa nhạc nghệ thuật.
Một điểm đáng lưu ý đó là các chuyên gia trong ngành MICE cho rằng để kéo
du khách đến một địa điểm nhiều hơn nữa, cần phải tuyển chọn được những người tiếp thị giỏi để làm việc trong lĩnh vực này. Kinh nghiệm từ các hội chợ quốc tế
chuyên về MICE cho thấy các công ty hoàn toàn có thể thay đổi điểm đến từ nước khác sang chọn Việt Nam nếu biết cách thuyết phục Trung tâm cần rút kinh nghiệm từ bài học trên để có kế hoạch tuyển chọn đội ngũ có trình độ, hiểu biết phù hợp.
Về mục tiêu
Hoạt động của liên minh chiến lược này là nhằm mục tiêu xây dựng thương
hiệu điểm đến MICE thông qua chiến dịch tiếp thị quảng bá Nha Trang – Khánh Hòa là một lựa chọn có thể thay thế được những đối thủ cạnh tranh như: Singapore,
Bali, Phuket, Bangkok…Chiến lược cần phải phù hợp với nhiều yếu tố, từ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, tài nguyên du lịch, cơ sở hạ tầng đến các chương trình du lịch thu hút khách trong và ngoài nước.
Về nội dung nhiệm vụ:
- Điều phối hoạt động chung, đảm bảo các thành viên và các bên được hưởng lợi cần phải hợp tác chặt chẽ, thực hiện đúng nghĩa vụ và quyền hạn đã cam kết. Từ
- Xây dựng chiến lược xúc tiến quảng bá, giới thiệu tiềm năng MICE tại địa
phương không chỉ đến thị trường khách trong nước mà còn ở thị trường quốc tế. Công tác xúc tiến quảng bá là một chiến lược tổng thể cần được lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho từng nội dung, từng mục tiêu mới đảm bảo được tính hiệu quả kinh tế. Bởi kinh phí cho công tác này thật sự không hề nhỏ và đây là quá trình thực hiện từng bước lâu dài không thể thực hiện trong một sớm một chiều. Đề tài xin đề xuất 4 chiến dịch xúc tiến quảng bá nhằm thúc đẩy MICE tại Nha Trang – Khánh Hòa phát triển như sau:
+ Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu marketing, xây dựng thương hiệu điểm đến MICE
+ Xúc tiến truyền thông và quảng bá.
+ Khởi động thị trường bằng chiến dịch khuyến mãi dành cho khách hàng MICE.
+ Tiếp cận và hội nhập thị trường MICE quốc tế.
Thứ nhất, về chiến lược “Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu marketing, xây dựng thương hiệu điểm đến MICE”. Sở dĩ, đây là việc mà Trung tâm Xúc tiến Hội nghị và Sự kiện nên ưu tiên là vì việc khảo sát giúp tìm hiểu, đánh giá được chính xác nhu cầu thực tế, nhu cầu của từng phân khúc thị trường để có phương án thiết kế
tour phù hợp cũng như lựa chọn phân khúc thị trường trọng điểm để tập trung khai thác. Nghiên cứu thị trường có thể cho biết về khả năng và hạn chế, xác định các dự
án có tính ứng dụng lâu dài, từ đó làm cơ sở để xây dựng các chiến lược tiếp theo
như: chiến lược marketing hoặc phương thức tiếp cận để khai thác có hiệu quả các thị trường MICE tiềm năng.
Ngoài ra, việc nghiên cứu còn phục vụ cho việc xác định các giá trị cốt lõi của
Nha Trang – Khánh Hòa nhằm xây dựng thương hiệu điểm đến MICE cho địa phương với hình ảnh điểm du lịch hấp dẫn, có sức thu hút; thông điệp du lịch MICE
rõ ràng, tạo nên cảm xúc mạnh mẽ và sự ghi nhớ sâu sắc trong tâm trí của khách
MICE của Nha Trang lên một tầm cao hơn, là bước đầu trang bị sẵn sàng để tiếp cận
thị trường MICE.
Thứ hai, là chiến lược “Xúc tiến truyền thông và quảng bá”. Để khắc phục tình trạng “đói” thông tin về khả năng cung ứng MICE trên thị trường nhất là thị trường
quốc tế đã nêu ở trên,Trung tâm cần có kế hoạch xây dựng website cung cấp các
thông tin về sản phẩm MICE cũng như cập nhật liên tục tin tức về các hoạt động MICE đã, đang và sẽ diễn ra tại địa bàn. Tham gia là thành viên chính thức đại diện
cho chuỗi cung ứng MICE tại thành phố Nha Trang tại các diễn đàn, hiệp hội công
nghệMICE trong khu vực châu Á – Thái Bình Dương cũng như quốc tế.
Để tăng hiệu quả tuyên truyền thông tin về tiềm năng tổ chức MICE tại Nha
Trang – Khánh Hòa, Trung tâm bước đầu nên thu hút sự chú ý của cộng đồng khách
du lịch bằng cách tạo ra sự kiện quy mô lớn, nội dung đặc sắc. Loại hình thích hợp
nhất cho sự kiện “mở màn” lúc này là triển lãm quốc tế chất lượng cao, hội tụ lượng khách đông đảo vài ngàn người và thời gian dài kéo dài, tương tự mô hình Hội chợ
triển lãm quốc tế Thượng Hải năm 2010. Qua sự kiện này, tiến hành họp báo mời
các chuyên gia, nhà báo chuyên môn từ các tạp chí du lịch hàng đầu thế giới đến
tham dự để có cơ hội giới thiệu sản phẩm dịch vụ MICE rộng rãi hơn mà Nha Trang
– Khánh Hòa hoàn toàn đã có thể đáp ứng.
Thứ ba, nhưng cũng không kém phần quan trọng đó là “Khởi động thị trường bằng chiến dịch khuyến mãi dành cho khách hàng MICE”. Nếu như các chiếc dịch
thứ nhất và thứ hai là điều kiện cần thì đây là điều kiện đủ để để đảm bảo chiến dịch
quảng bá tổng hợp được thành công. Chiến dịch khuyến mãi này nên chú ý tiếp thị
cả trong thị trường nội địa. Tại Nha Trang trong thời gian qua có Vinpearl đã và
đang làm rất tốt chiến dịch này. Cụ thể là giảm giá vé máy bay, miễn phí thuê phòng họp, tiệc trà nếu khách đăng ký lưu trú dài ngày tại khách sạn hoặc tạo những gói
sản phẩm MICE kết hợp với mức giá rẻ, nội dung chương trình đa dạng, dịch vụ tiện
lợi hấp dẫn du khách.
Cuối cùng, tất cả các công tác chuẩn bị ở các chiến lược vừa nêu trên là những
hội nhập thị trường MICE quốc tế.Trung tâm Xúc tiến Hội nghị và Sự kiện với
những nỗ lực liên kết và hoạt động bài bản, chuyên nghiệp sẽ gây ảnh hưởng đối với
thị trường sự kiện quốc tế, và đây là cơ hội để du khách và thị trường MICE quốc tế
biết đến khả năng đáp ứng loại hình này của Nha Trang. Khả năng hội nhập cộng đồng MICE quốc tế cũng cần được đẩy mạnh thông qua việc xây dựng các mối quan
hệ đối tác với các tổ chức, doanh nghiệp để đưa tour MICE qua lại giữa hai nước,
hoặc là quốc gia thành viên trong một tour di chuyển trong nhiều nước, ví dụ như
hợp tác với các địa điểm tại Thái Lan và Singapore để cùng cho ra sản phẩm tour
MICE ba thành phố tại ba nước khác nhau chào bán với thị trường khách MICE
châu Âu hoặc Châu Mỹ - vốn là thị trường MICE lớn nhất đang có xu thế hướng về
khu vực châu Á – Thái Bình Dương.
Tương tự mô hình MICE hợp tác đa quốc gia, Trung tâm đồng thời cần phải
chủ động hợp tác, liên kết với các địa phương trong nước, bổ sung những thế mạnh
của từng địa điểm cho nhau nhằm thiết kế chương trình trọn gói đến nhiều địa phương, tỉnh thành giúp đáp ứng nhu cầu đa dạng hóa chương trình tour MICE độc đáo, qua đó giúp công nghiệp MICE nói chung trong nước cùng phát triển.
- Đảm nhận việc tổ chức thực hiện các sự kiện quốc tế tại Nha Trang – Khánh
Hňa vŕ hỗ trợ cho các sự kiện truyền thống của Nha Trang như Festival Biển.
3.2.3.3. Hiệu quả dự kiến:
- Ổn định mức giá dịch vụ của tất cả các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng
MICE, tăng tính cạnh tranh với các điểm đến MICE khác trong và ngoài nước. - Tạo sự liên kết chặt chẽ, khép kín từ các nguồn cung ứng trong chuỗi dịch vụ
MICE thông qua việc hợp tác tất cả các bên cùng có nghĩa vụ và quyền lợi.
- Điều phối hoạt động chung của từng khâu, từng bộ phận, tránh tình trạng hoạt
động riêng rẻ, manh mún không mang lại được hiệu quả cao. Từ đó mới có thể đáp ứng được quy mô của những sự kiện lớn với sơ lượng người tham dự đông đảo
- Đảm bảo được phát triển chuyên nghiệp, đồng bộ của mặt bằng dịch vụ này tại địa phương.
- Thống nhất được hình ảnh, thông điệp quảng bá MICE của thành phố. Từ đó thúc đẩy công tác xúc tiến quảng bá được thực hiện toàn diện và chuyên nghiệp, giới thiệu được khả năng đáp ứng loại hình du lịch MICE đến các cộng đồng và thị trường MICE quốc tế.