- Dùng đệm: Là nhằm giảm bớt hay thu hút những cú sốc do ảnh hƣởng của môi trƣờng gây ra cho cả hai phía đầu vào và đầu ra.
+ Đầu vào: Ví dụ về tồn trữ vật tƣ, thực hiện bảo trì phòng ngừa, tuyển và huấn luyện những nhân viên mới….mục đích dự phòng các bất trắc xảy ra.
+ Đầu ra: Ví dụ nhƣ nhà sản xuất áo mƣa chỉ phân phối hàng cho những cửa hàng để bán vào mùa mƣa. Tất nhiên áo mƣa vẫn đƣợc sản xuất quanh năm (Nếu để
40 BÀI 2: MÔI TRƢỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
đến mùa mƣa sản xuất thì sẽ có thể thiếu hàng, không đáp ứng kịp thời cho nhu cầu thị trƣờng)
- San bằng: San đều ảnh hƣởng của môi trƣờng. Chẳng hạn, trong ngành bƣu chính viễn thông, quy định giá cƣớc cao vào các giờ cao điểm và giá cƣớc thấp vào các thời điểm thấp điểm nhƣ về khuya, gần sáng.
- Tiên đóan: Khả năng đóan trƣớc những biến đổi và ảnh hƣởng cuả môi trƣờng để giảm bớt sự bất trắc. Ví dụ nhƣ nhận thấy sắp tới giá nguyên vật liệu cho sản xuất đƣờng có dấu hiệu tăng, những nhà kinh doanh tranh thủ trƣớc trong việc thu mua đƣờng thành phẩm trong thời điểm hiện tại, chờ giá lên và kiếm lời.
- Cấp hạn chế: Khi nhu cầu vƣợt qúa mức cung cấp thì sử dụng cấp hạn chế các sản phẩm-dịch vụ hoặc cấp phát có ƣu tiên. Thí dụ, trƣờng hợp thiên tai xảy ra nhƣ hoả hoạn, bão lụt…thì giƣờng bệnh chỉ ƣu tiên cho những ca nặng nhất hoặc nhƣ có thời điểm khi tin đồn về việc thị trƣờng giảm khả năng cung cấp trứng gà, trứng vịt thì các siêu thị đƣa ra giải pháp chỉ bán tối đa 20 trứng các loại cho mỗi khách hàng.
- Hợp đồng: Hợp đồng nhằm giảm bất trắc đầu vào, đầu ra. Ví dụ ký hợp đồng mua nguyên vật liệu dài hạn nhằm tránh biến động giá, bảo đảm số lƣợng cho sản xuất liên tục..; ký hợp đồng lao động để có kế hoạch về sử dụng lao động ổn định… - Kết nạp: Thu hút những cá nhân, tổ chức cùng tham gia để giảm bớt các mối đe
dọa từ môi trƣờng. Ví dụ: các tổ chức khó khăn về tài chính có thể mời ngân hàng tham gia vào hội đồng quản trị của tổ chức….
- Liên kết: Nhiều tổ chức hợp lại trong một hành động chung nào đó. Ví dụ thỏa thuận phân chia thị trƣờng, định giá, phân chia lãnh thổ địa lý, hợp nhất…
- Qua trung gian: Sử dụng cá nhân và, hoặc tổ chức khác để giúp đạt kết qủa thuận lợi. Chẳng hạn tranh thủ sự ủng hộ của báo chí, chính quyền…
BÀI 2: MÔI TRƢỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC 41
TÓM TẮT
Môi trƣờng của một tổ chức là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng nhƣ từ bên ngoài tổ chức có ảnh hƣởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.
Môi trƣờng chia thành 2 cấp độ là môi truờng bên ngoài và môi trƣờng bên trong. Môi trƣờng bên ngoài đƣợc chia thành môi trƣờng vĩ mô, môi trƣờng vi mô (môi trƣờng cạnh tranh hay môi trƣờng ngành) và môi trƣờng kinh doanh quốc tế.
Môi trƣờng vĩ mô bao gồm các yếu tố: môi trƣờng kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá, tự nhiên, dân số và kỹ thuật công nghệ.
Môi trƣờng vi mô nghiên cứu 5 yếu tố tạo áp lực cạnh tranh gồm: đe doạ của những ngƣời muốn gia nhập ngành, cƣờng độ cạnh tranh giữa những tổ chức hiện hữu trong ngành, sức mạnh đàm phán của ngƣời cung cấp, sức mạnh đàm phán của ngƣời mua, đe doạ của sản phẩm thay thế.
Môi trƣờng kinh doanh quốc tế xem xét các yếu tố ảnh hƣởng khi một tổ chức có mối liên hệ với các thị trƣờng ở nƣớc ngoài.
Môi trƣờng bên trong tức môi trƣờng nội bộ nghiên cứu về dây chuyền giá trị với những hoạt động đƣợc gắn trực tiếp và hỗ trợ với các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.
Các hoạt động trực tiếp này bao gồm các hoạt động đầu vào, vận hành, các hoạt động đầu ra, marketing và bán hàng, và dịch vụ.
Các hoạt động hỗ trợ gồm các hoạt động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực, phát triển công nghệ, thu mua, và cấu trúc hạ tầng của tổ chức.
Việc nghiên cứu môi trƣờng bên ngoài giúp cho chúng ta nhận thức về những cơ hội và đe dọa có thể gặp phải cũng nhƣ định hình vị thế cạnh tranh trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Nghiên cứu môi trƣờng nội bộ sẽ giúp chúng ta nhận thức rõ hơn những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức.
Có nhiều cách tiếp cận môi trƣờng quản trị, nhƣ tiếp cận theo phạm vi tác dụng hay theo mức độ phức tạp của môi trƣờng.
42 BÀI 2: MÔI TRƢỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
Để giải quyết đƣợc những bất trắc do môi trƣờng gây ra, chúng ta có thể sử dụng một hoặc kết hợp 9 giải pháp là: dùng đệm, san bằng, tiên đoán, cấp hạn chế, hợp đồng, kết nạp, liên kết, qua trung gian, và quảng cáo.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Môi trƣờng của tổ chức là gì. Phân biệt môi trƣờng vi mô và vĩ mô. 2. Tại sao việc phân tich môi trƣờng lại quan trọng đối với nhà qủan trị?
3. Nêu sự tác động của môi trƣờng đến đơn vị anh chị công tác (hay quan tâm). Nêu giải pháp nhằm hạn chế nguy cơ và tận dụng đƣợc cơ hội của môi trƣờng đem đến cho đơn vị
4. Phân tích tác động của các yếu tố thuộc môi trƣờng vĩ mô lên tổ chức. 5. Phân tích tác động của các yếu tố thuộc môi trƣờng vi mô lên tổ chức. 6. Phân tích các biện pháp quản trị môi trƣờng.
BÀI 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 43
BÀI 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Sau khi nghiên cứu chƣơng này, bạn sẽ hiểu:
- Vai trò và ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị;
- Cách xác định mục tiêu và các kỹ năng xây dựng mục tiêu;
- Các loại hoạch định có thể có trong tổ chức;
- Các kỹ thuật và công cụ thường dùng trong hoạch định.
Nhà quản trị luôn luôn phải quan tâm đến hai vấn đề tổng quát: những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành nhƣ thế nào. Để giải quyết đƣợc hai vấn đề đó đòi hỏi nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức, phân tích và đánh giá các tình huống có thể xảy ra, dự báo sự biến động của môi trƣờng hoạt động; xem xét và đánh giá các nguồn lực và cân nhắc các giải pháp có thể lựa chọn; xác định đƣợc mục tiêu và con đƣờng đạt đƣợc mục tiêu đó. Tất cả các công việc trên đƣợc thể hiện trong một chức năng quan trọng của quản trị, đó là chức năng hoạch định. Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phƣơng hƣớng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện