Giai đoạn cuối cùng của chức năng hoạch định phải bao gồm các cách và phƣơng tiện để thực hiện những biện pháp đã dự kiến. Tổ chức sẽ không thể thực hiện đƣợc các mục tiêu nếu kế hoạch không đƣợc thực hiện hay không thể thực hiện đƣợc. Trong một số trƣờng hợp nhà quản trị có thể đích thân thực hiện mọi bƣớc cần thiết nhằm huy động các nguồn lực cho những biện pháp dự kiến để đạt đƣợc những mục tiêu. Thông thƣờng, nhà quản trị phải thực hiện các kế hoạch thông qua ngƣời khác, đốc thúc họ tiếp nhận và thực hiện kế hoạch đó. Trong trƣờng hợp này, quyền lực, thuyết phục và các chính sách là những phƣơng tiện của nhà quản trị để thực hiện kế hoạch.
Trên đây là các thành phần chủ yếu trong chức năng hoạch định. Vấn đề đặt ra là một nhà quản trị sẽ bắt đầu quá trình hoạch định nhƣ thế nào. Nhiều nhà khoa học cho rằng đầu tiên là phải xây dựng đƣợc bản câu hỏi thích hợp để làm cơ sở cho việc xác định các thành phần của hoạch định. Dƣới đây là một số câu hỏi thƣờng đƣợc áp dụng. Từ các câu hỏi này có thể phát triển thành các câu hỏi cụ thể hơn. Cũng có thể bổ sung thêm các câu hỏi khác nếu thấy cần thiết.
BÀI 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 49
Thành phần
hoạch định Các câu hỏi
Các mục tiêu 1. Cần phải đạt đƣợc những mục tiêu nào?
2. Ý nghĩa quan trọng tƣơng đối của từng mục tiêu là gì? 3. Các mối quan hệ giữa các mục tiêu đó nhƣ thế nào? 4. Khi nào phải đạt đƣợc từng mục tiêu đó?
5. Làm thế nào để có thể đo lƣờng đƣợc từng mục tiêu đó? 6. Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về đạt đƣợc mục tiêu đó? Các biện
pháp 1. Những biện pháp nao liên quan đến việc thực hiện thành công các mục tiêu? 2. Có những thông tin gì về từng biện pháp đó?
3. Kỹ thuật thích hợp để dự báo tình trạng tƣơng lai của từng biện pháp quan trọng đó là gì?
4. Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về biện pháp đó? Các nguồn
lực 1.2. Những nguồn lực nào cần đƣợc đƣa vào kế hoạch? Những mối liên hệ giữa các nguồn lực đó nhƣ thế nào? 3. Cần phải sử dụng kỹ thuật dự toán ngân sách nào?
4. Ai, đơn vị nào chịu trách nhiệm về lập dự toán ngân sách?
Thực hiện 1. Kế hoạch có thể đƣợc thực hiện thông qua quyền lực hay sự thuyết phục?
2. Chính sách nào cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch?
3. Nội dung của chính sách toàn diện, linh hoạt, có phối hợp và đƣợc trình bày rõ ràng đến mức độ nào?
4. Ai, đơn vị nào chịu ảnh hƣởng của các nội dung chính sách?
Hình 3.3: Các câu hỏi thông dụng cho từng thành phần của hoạch định