Thuyết quản trị hành chính đƣợc đƣa ra ở Pháp bởi Henry Fayol. Chúng ta có thể gọi ông là một Taylor của Châu Âu, ngƣời cha của một trong những lý thuyết quản lý hiện đại quan trọng nhất – thuyết quản lý hành chính. Năm 1916, ông xuất bản cuốn sách nổi tiếng “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp” (Administration Industrielle et Générale) đề cập đến các nguyên tắc quản trị. Nội dung thuyết Quản lý hành chính của ông có thể tóm tắt nhƣ sau:
- Quan niệm và cách tiếp cận
Cách tiếp cận về quản lý của Fayol khác với Taylor. Taylor nghiên cứu mối quan hệ quản lý chủ yếu ở cấp đốc công và ngƣời thợ, từ nấc thang thấp nhất của quản lý công nghiệp rồi tiến lên. Còn Fayol xem xét quản lý từ trên xuống dƣới, tập trung vào bộ máy lãnh đạo, ông chứng minh rằng quản lý hành chính là một hoạt động chung cho bất kỳ tổ chức nào.
Fayol phân loại các hoạt động của bất kỳ một tổ chức thành sáu nhóm hoạt động nhƣ sau: 1. Hoạt động kỹ thuật; 2. Thƣơng mại; 3. Tài chính; 4. An ninh; 5. Hạch toán-thống kê; 6. Quản lý hành chính. Trong đó họat động quản lý hành chính sẽ kết nối năm hoạt động còn lại tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
Ông định nghĩa quản lý hành chính là: dự tính (dự đoán + kế hoạch), tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Đây chính là năm chức năng của nhà quản trị. Đối với cấp quản trị càng cao thì yêu cầu khả năng quản trị hành chính càng lớn và ngƣợc lại cấp quản trị thấp thì khả năng chuyên môn kỹ thuật là quan trọng nhất. Ông cũng đƣa ra 14 nguyên tắc quản trị hành chính.
- 14 nguyên tắc quản trị hành chính
(1) Chuyên môn hóa: phân chia công việc (cả kỹ thuật lẫn quản lý)
(2) Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm: nhà quản trị có quyền đƣa ra mệnh lệnh để hoàn thành nhiệm vụ nhƣng phải chịu trách nhiệm về chúng.
(3) Tính kỷ luật cao: mọi thành viên phải chấp hành các nguyên tắc của tổ chức nhằm tạo điều kiện cho tổ chức vận hành thông suốt.
112 BÀI 8: SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ
(4) Thống nhất chỉ huy, điều khiển: ngƣời thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp, tránh mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh.
(5) Thống nhất lãnh đạo: mọi hoạt động của tất cả các thành viên, các bộ phận phải hƣớng về mục tiêu chung của tổ chức và chỉ do một nhà quản trị phối hợp và điều hành.
(6) Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích tổ chức: phải đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích của cá nhân. Nếu mâu thuẫn về hai lợi ích này, nhà quản trị phải làm nhiệm vụ hoà giải.
(7) Thù lao tƣơng xứng với công việc: nên làm sao để thoả mãn tất cả.
(8) Sự tập trung: Fayol ủng hộ vấn đề tập trung quyền lực, và xem đây là trật tự tự nhiên.
(9) Trật tự thứ bậc: phạm vi quyền lực xuất phát từ ban lãnh đạo cấp cao xuống tới những công nhân cấp thấp nhất.
(10) Trật tự: “vật nào chổ ấy” và biểu đồ tổ chức là một công cụ quản lý qúy giá nhất đối với tổ chức.
(11) Tính công bằng hợp lý: nhà quản trị cần đối xử công bằng và thân thiện với cấp dƣới của mình.
(12) Ổn định nhiệm vụ: luân chuyển nhân sự nhiều sẽ không đem lại hiệu quả. (13) Sáng kiến: cấp dƣới phải đƣợc phép đề xuất những sáng kiến.
(14) Đoàn kết: đoàn kết sẽ mang lại sự hoà hợp, thống nhất từ đó làm cho tổ chức càng có sức mạnh.
- Vấn đề con người và đào tạo trong quản lý
Khác với Taylor chỉ yêu cầu ngƣời lao động tính kỷ luật và sự tuân lệnh, Fayol yêu cầu các nhà quản lý phải đối xử tốt đẹp và ký các thoả thuận lao động với họ, đồng thời chú ý đến mặt tinh thần và khuyến khích tài năng của ngƣời lao động. Đối với lao động quản lý ông yêu cầu phải là ngƣời vừa có tài và vừa có đức. Ông cũng thấy rõ tác dụng của giáo dục và đào tạo để phát triển một nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức.
BÀI 8: SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ 113
Qua lý thuyết quản trị của Fayol ta có thể rút các ƣu điểm và khuyết điểm nhƣ sau:
- Ƣu điểm : Cơ cấu rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc. - Nhƣợc điểm:
+ Không đề cập đến tác động của môi trƣờng + Trọng tâm của quản trị là nhà quản trị