6.4.3.1Chức năng kiểm soát của các cấp quản trị
So sánh Cấp cao Cấp giữa Cấp cơ sở
Về hình thức kiểm
soát
Sử dụng hình thức kiểm soát gián tiếp, thông qua sổ sách, văn bản báo cáo, có kết hợp một phần kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là chủ yếu, có kết hợp với hình thức kiểm soát gián tiếp Kiểm soát trực tiếp. Loại hình kiểm soát
Rất coi trọng kiểm soát lƣờng trƣớc và kiểm soát sau khi thực hiện.
Chú trọng kiểm soát hiện hành.
Chú trọng kiểm soát hiện hành
Trọng tâm kiểm
soát
Chú trọng kiểm soát môi trƣờng, kiểm soát tài chính Chú trọng kiểm soát nhân sự và kiểm soát tác nghiệp Chú trọng kiểm soát nhân sự và kiểm soát tác nghiệp.
Bảng 6.1 : Bảng so sánh chức năng kiểm soát giữa các cấp quản trị
Nhân lực, vật tƣ, tài chính…. Các hoạt động trong kế hoạch Những kết quả đạt đƣợc Kiểm soát trƣớc công việc Kiểm soát trong công việc Kiểm soát sau công việc
96 BÀI 6: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
6.4.3.2 Nội dung kiểm soát và phƣơng pháp kiểm soát
Nội dung kiểm soát thƣờng tập trung vào các nội dung sau: - Kiểm soát tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, các chỉ tiêu tài chính… - Kiểm soát thông qua sử dụng công cụ kế toán – kiểm toán.
- Kiểm soát nhân sự: kiểm soát về an toàn, kỷ luật lao động.
- Kiểm soát về tình trạng thị trƣờng: phân đọan thị trƣờng, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng ….
- Kiểm soát sản xuất: công nghệ, máy móc thiết bị, năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm…
- Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tƣ.
Các nội dung nói trên, sẽ đƣợc các nhà quản trị trong từng lĩnh vực của mình kiểm tra để phát hiện những sai lệch trong từng chức năng riêng biệt này, trên cơ sở đó có những đề xuất xác thực.
Các phƣơng pháp họ thƣờng dùng bao gồm các phƣơng pháp sau: - Các phƣơng pháp cổ truyền:
+ Phƣơng pháp dựa vào số liệu thống kê.
+ Phƣơng pháp dựa vào các bản báo cáo và phân tích + Phƣơng pháp dựa vào phân tích điểm hòa vốn. + Phƣơng pháp kiểm tra các nguồn lực
- Các phƣơng pháp hiện đại: + Phƣơng pháp sơ đồ mạng + Áp dụng máy điện toán
BÀI 6: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 97
TÓM TẮT
Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trị, là một hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hoàn thiện công tác quản trị trong tổ chức. Qúa trình kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kế đó là đo lƣờng kết quả thực tế và sau cùng là tiến hành biện pháp điều chỉnh.
Có 3 loại hình kiểm soát: Kiểm soát trƣớc công việc, kiểm soát trong công việc và kiểm soát sau công việc. Thực tiễn cho thấy mỗi loại hình kiểm soát này có những tác dụng khác nhau đối với quản trị. Trong quá trình kiểm soát các nhà quản trị cần tiến hành đồng bộ cả 3 loại hình này. Tuy nhiên kiểm soát trƣớc công việc là loại hình kiểm soát ít tốn kém nhất nhƣng lại có hiệu quả nhất.
Để thực hiện kiểm soát các nhà quản trị có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau nhƣ lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chuyên môn và kiểm soát hành vi, tuy nhiên càng lên cấp bậc cao thì kế hoạch ngân quỹ và phân tích thống kê càng trở nên quan trọng, ngƣợc lại càng xuống thấp thì việc phân tích chuyên môn và quan sát cá nhân càng trở nên quan trọng.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày khái niệm và mục đích kiểm soát. 2. Phân tích các nguyên tắc kiểm soát.
3. Trinh bày quy trình kiểm soát.
4. Công việc kiểm soát của các cấp quản trị trong một tổ chức là gì?.
6. Có phải tiêu chuẩn định lƣợng đƣợc chú trọng nhiều hơn tiêu chuẩn định tính trong quá trình kiểm soát.
98 BÀI 7: THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
BÀI 7: THÔNG TIN VÀ QUYẾT
ĐỊNH QUẢN TRỊ
Sau khi nghiên cứu chƣơng này, bạn sẽ hiểu:
- Các khái niệm về quyết định, phân loại quyết định, quy trình ra quyết định và các phương pháp để ra quyết định hiệu quả;
- Có khả năng ra quyết định cho các tình huống trong quản trị.
Để đƣa hoạt động quản trị đạt hiệu quả cao thì nhà quản trị cần có đủ thông tin để đƣa ra các giải pháp khả thi cho từng tình huống. Bên cạnh đó, hoạt động hàng ngày của nhà quản trị là tạo ra những quyết định quản trị. Quyết định quản trị là sản phẩm của nhà quản trị. Do đó, nhà quản trị cần phải có các kỹ năng nâng cao hiệu quả của quyết định với những thông tin chính xác.