3.2.1.1Mục tiêu
- Khái niệm:
Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt đƣợc trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, mục tiêu xác định những kết quả mà nhà quản trị hy vọng sẽ đạt đƣợc trong tƣơng lai.
Kết quả thực hiện
Quá trình hoạch định
Dự báo Ngân sách
46 BÀI 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Chức năng hoạch định bắt đầu từ việc xác định các mục tiêu tƣơng lai và các mục tiêu này phải đáp ứng đƣợc những kỳ vọng của nhiều nhóm có liên quan đến tổ chức đó.
- Phân lọai mục tiêu
Để cho việc thiết lập mục tiêu đƣợc thuận tiện, ngƣời ta thƣờng chia mục tiêu ra nhiều loại dựa trên những căn cứ khác nhau. Sau đây là một số loại mục tiêu đƣợc sử dụng tƣơng đối phổ biến trong công tác hoạch định.
+ Căn cứ vào thời gian: mục tiêu dài hạn, thƣờng trên 5 năm; mục tiêu trung hạn: từ 1 đến 5 năm; mục tiêu ngắn hạn dƣới hoặc bằng 1 năm. Tuy nhiên cách phân chia này chỉ rất tƣơng đối, phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị. Chẳng hạn có nhà quản trị cho rằng phải từ 10 năm trở lên mới là mục tiêu dài hạn, phải từ 3 năm đến 5 năm mới là mục tiêu trung hạn.
+ Căn cứ vào tính chất của mục tiêu: mục tiêu tăng trƣởng (phát triển), mục tiêu ổn định, mục tiêu suy giảm.
+ Căn cứ vào yếu tố lƣợng hóa: mục tiêu định lƣợng và mục tiêu định tính. + Căn cứ theo cấp độ quản lý: mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu của các bộ phận chức năng, các thành viên trong tổ chức.
+ Căn cứ theo bản chất: mục tiêu kinh tế, mục tiêu chính trị, mục tiêu xã hội… - Yêu cầu của mục tiêu
Căn cứ vào tình hình thực tế, khả năng thực hiện của tổ chức, lãnh đạo cấp cao phải xây dựng mục tiêu cho toàn tổ chức và lãnh đạo các bộ phận phải xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình. Khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc SMART nhƣ sau:
+ Mục tiêu phải cụ thể (Specific). Tức là phải chỉ rõ đƣợc mục tiêu liên quan đến những vấn đề gì, không nói một cách chung chung. Chẳng hạn mục tiêu “phấn đấu nâng cao chất lƣợng” là một mục tiêu chƣa cụ thể. Chúng ta chƣa biết đƣợc sẽ nâng cao chất lƣợng sản phẩm hay chất lƣợng các hoạt động và nhƣ vậy sẽ không thực hiện đƣợc trong thực tế.
BÀI 3: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 47
+ Mục tiêu phải đo lƣờng đƣợc (Measurable). Tức là phải định lƣợng hóa kết quả cuối cùng cần đạt đƣợc bằng các chỉ tiêu có thể đánh giá. Đây là điều quan trọng vì về sau các mục tiêu đề ra là các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá kết quả đạt đƣợc. Mặt khác, mục tiêu đƣợc lƣợng hóa sẽ dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Ví dụ: doanh nghiệp X đề ra chỉ tiêu: phấn đấu giảm chi phí hành chính trong năm tới. Đây là mục tiêu không cụ thể vì nó không định lƣợng hóa đƣợc kết quả cuối cùng.
+ Mục tiêu phải có thể đạt đƣợc (Achievable). Nói chung mục tiêu đề ra yêu cầu phải có sự phấn đấu nhất định mới có thể thực hiện đƣợc. Tuy nhiên nếu đặt mục tiêu cao quá thì sẽ không có khả năng đạt đƣợc. Muốn biết mục tiêu đề ra có thực tế hay không cần phải tiến hành phân tích và dự báo một số dữ kiện về môi trƣờng.
+ Mục tiêu phải nhất quán (Relevant). Có nghĩa là việc thực hiện mục tiêu này không cản trở việc thực hiện mục tiêu khác.
+ Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Time). Tức là phải chỉ rõ giới hạn thực hiệm mục tiêu trong khoảng thời gian nào.
3.2.1.2Thứ tự ƣu tiên của mục tiêu
Thứ tự ƣu tiên của mục tiêu ngụ ý rằng tại một thời điểm nhất định, việc hoàn thành mục tiêu này quan trọng hơn việc hoàn thành mục tiêu khác. Đồng thời nó cũng phản ánh ý nghĩa quan trọng tƣơng đối của những mục tiêu nhất định không kể đến thời gian. Chẳng hạn, các mục tiêu liên quan đến sự tồn tại của tổ chức là sự cần thiết để thực hiện những mục tiêu khác.
Các nhà quản trị luôn luôn phải đối mặt với những phƣơng án mục tiêu khác nhau cần đƣợc đánh giá và xếp hạng. Họ cần phải xác định thứ tự ƣu tiên nếu họ muốn phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Việc xác định thứ tự ƣu tiên là việc tƣơng đối khó khăn, phụ thuộc vào quan điểm của từng nhà quản trị và trong từng hoàn cảnh cụ thể.