Ngƣời ta thƣờng nói một tổ chức mà có quá nhiều cấp thì cồng kềnh. Số lƣợng các cấp lại phụ thuộc vào tầm hạn quản trị hay là quy mô tối ƣu về số lƣợng những ngƣời bị quản lý.
Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là số lƣợng nhân viên cấp dƣới mà một nhà quản trị cấp trên có thể quản trị đƣợc một cách tốt đẹp nhất. Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của ngƣời bị quản trị là giống hay khác nhau, đơn giản hay phức tạp. Chẳng hạn, một tổ chuyên viên thông thƣờng có từ 6 đến 10 ngƣời, 1 tổ học sinh có từ 10 đến 20 em. Nếu sản xuất dây chuyền với công nghệ đơn giản thì tầm hạn có thể tăng lên nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát một số đông công nhân. Nhƣ vậy tầm hạn quản trị rộng sẽ làm giảm số cấp quản trị và ngƣợc lại.
Ví dụ nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp chỉ có 1 quản trị viên. Nếu tầm hạn quản trị là 5 (tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lý đƣợc 5 ngƣời) thì doanh nghiệp cần có thêm 4 quản trị viên và thêm ít nhất 1 ngƣời để quản lý 4 ngƣời này, tức tăng thêm 1 cấp quản trị. Ví dụ trên cho thấy, cùng một số lƣợng nhân viên nhƣng nếu tầm hạn quản trị quản trị rộng, doanh nghiệp sẽ có ít tầng trung gian. Việc có ít tầng trung gian làm cho bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, cấp dƣới có trình độ làm việc khá, công việc ít biến động… Tóm lại, ta có thể đƣa ra một số nhận xét sau về tầm hạn quản trị:
- Tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng, ít tốn kém chi phí trong quản trị.
- Tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin thƣờng bị méo mó, biến dạng vì phải đi qua nhiều cấp, chi phí quản lý lớn do đó tính hiệu quả thấp.