7. Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
3.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát
- Bộ phận đầu mối (phòng QTRR) cần thực hiện kiểm tra, kiểm soát chấp hành về thẩm quyền, hạn mức trong quá trình tác nghiệp của cán bộ và các đơn vị.
Ví dụ: phân quyền phán quyết hạn mức tín dụng cho từng sản phẩm cụ thể (cho vay cầm cố giấy tờ có giá, vay tài trợ dự án, vay ngắn hạn hay trung dài hạn… cho từng đối tượng khách hàng khác nhau) đối với Giám đốc, Phó giám đốc hay các trưởng phòng QHKH có được tuân thủ hay không. Tránh trường hợp trưởng phòng QHKH ký duyệt hồ sơ tín dụng (trường hợp cho vay cầm cố giấy tờ có giá) với hạn mức thuộc thẩm quyền của Phó giám đốc Chi nhánh…
- Đảm bảo cơ chế kiểm soát an toàn trong từng quy trình nghiệp vụ, bộ phận hậu kiểm phải thực hiện hậu kiểm theo trách nhiệm được phân công. Cụ thể: Phòng QTTD có trách nhiệm là ”chốt chặn cuối cùng” đảm bảo các khoản vay được cấp đúng quy trình tín dụng, không vượt thẩm quyền phán quyết, đầy đủ hồ sơ và lưu
trữ hồ sơ tín dụng. Phòng QLRR kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất hoạt động tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ (phòng QTTD, phòng QHKH...).
- Phòng QTRR cần tăng cường công tác tự kiểm tra định kỳ và đột xuất, kiểm tra chéo, xử lý, phối hợp xử lý các vi phạm theo chức trách nhiệm vụ được giao. Tạo lập cơ chế phù hợp trong việc điều tra, đề xuất giải quyết các trường hợp gian lận với chế tài đủ sức răn đe.
- Các trưởng phòng Quan hệ khách hàng cần tổ chức cho các nhân viên phòng mình thường xuyên kiểm tra, rà soát lại hồ sơ tín dụng nhằm phát hiện những lỗi phát sinh trong quá trình làm việc. Có thể phân công kiểm tra chéo hồ sơ tín dụng giữa các nhân viên nội bộ phòng và trao đổi hồ sơ kiểm tra với các phòng Quan hệ khách hàng khác.
Để thực hiện tốt yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, kiểm soát BIDV Hóc Môn cần :
- Lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát theo yêu cầu người/bộ phận thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải là người không thực hiện nghiệp vụ mình kiểm tra, kiểm soát, tách biệt chức năng, bộ phận giám sát khỏi bộ phận trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
- Cung cấp thiết bị hỗ trợ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát, trong đó, quan trọng nhất là thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống thông tin phải đầy đủ, phục vụ yêu cầu cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời cho công tác kiểm tra, kiểm soát.
- Kết hợp hợp lý giữa kiểm soát từ xa và kiểm tra tại chỗ để phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản trị điều hành.
- Xem kiểm soát nội bộ là một công cụ hữu hiệu để quản trị rủi ro tác nghiệp thông qua chức năng đảm bảo và chức năng tư vấn cho ban lãnh đạo BIDV. Kiểm toán nội bộ là những người giúp cho tổ chức của họ quản trị rủi ro. Họ giúp cho những người điều hành cấp cao nắm bắt được kịp thời những câu hỏi quan trọng như rủi ro tác nghiệp có được xác định và quản trị tốt hay không. Vì thế, BIDV cần xem xét việc thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ độc lập với chức năng nhiệm vụ của phòng QTRR như mô hình hiện tại.
- Tăng cường số lượng cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát, quy định tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể đối với cán bộ được phân công nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát trong Chi nhánh, trong đó, một số tiêu chuẩn như : thời gian công tác, số lượng nghiệp vụ đã thực hiện, phẩm chất đạo đức, am hiểu về pháp luật, về quy định trong ngành ngân hàng, hoặc có thể tổ chức thi tuyển cán bộ kiểm tra, với các điều kiện nêu trên, bất cứ cán bộ nào trong Chi nhánh đủ điều kiện đều có thể tham gia dự thi, bên cạnh trách nhiệm thì quyền lợi cũng phải tương xứng để có thể phát huy hiệu quả của công việc, cũng như phát huy hiệu lực của nghiệp vụ kiểm tra.
- Chi nhánh nên có các cơ chế, chính sách khuyến khích cán bộ báo cáo hiện tượng vi phạm cũng như đề xuất xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể trong hoạt động tác nghiệp để tránh xảy ra sai sót.