1.2.1. Các yếu tố bên trong
1.2.1.1. Trình độ và năng lực của cán bộ lập kế hoạch
Để có một bản kế hoạch chi tiết và chính xác điều này đòi hỏi rất nhiều ở những cán bộ lập kế hoạch. Với bản kế hoạch đó sẽ giúp công ty có được những quyết định đúng đắn. Chính vì vậy, năng lực của những cán bộ làm kế hoạch có ảnh hưởng rất lớn đến tính khả thi của bản kế hoạch, cũng như công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra là các cán bộ kế hoạch phải thực sự có chuyên môn, nhạy bén, có tầm nhìn, dự đoán được tương lai, nắm chắc tình hình cũng như khả năng của doanh nghiệp. Từ đó có những hướng sắp xếp công việc, sắp xếp thời gian cũng như nguồn lực của công ty sao cho phù hợp. Thêm vào đó, cũng đòi hỏi cán bộ kế hoạch có được tầm nhìn vững chắc, tài năng phán đoán cũng như chiến lược lâu dài. Đây là bộ phận vạch ra chiến lược phát triển công ty dựa trên những thông tin nắm được trong công ty cũng như thông tin thu thập được từ bên ngoài như: thị trường các yếu tố đầu vào: nguyên nhiên vật liệu…. và các yếu tố đầu ra, thị phần của công ty, bạn hàng chiến lược, thị trường xuất khẩu tiềm năng… giúp tư vấn với ban lãnh đạo công ty và đưa ra những quyết sách phù hợp với tình hình thực tại cũng như phương hướng phát triển trong tương lai.
1.2.1.2. Đặc điểm ngành nghề và hệ thống thông tin của công ty
Mỗi doanh nghiệp có những đặc trưng riêng về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, chủng loại sản phẩm và phương thức sản xuất. Do vậy công tác lập kế hoạch cũng có những sự khác biệt để phù hợp với từng ngành nghề, lĩnh vực đó. Nắm bắt được quy luật của ngành, nắm bắt được những yêu cầu của ngành mà có thể đưa ra được bản kế hoạch phù hợp. Để có được bản kế hoạch tốt thì bộ phận kế hoạch phải thu thập thông tin không chỉ trong công ty mà
còn có những thông tin bên ngoài như xu hướng thị trường, các đối thủ cạnh tranh, sự phát triển của sản phẩm… Đây là những thông tin cần thiết để giúp bộ phận lập kế hoạch lập kế hoạch. Ngoài ra, trong quá trình lập kế hoạch sản xuất thông tin sẽ giúp bộ phận lãnh đạo của doanh nghiệp có được các quyết định đúng đắn, kịp thời. Đồng thời trong quá trình thực hiện kế hoạch thì chúng ta cũng cần phải dựa vào các thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp.
1.2.1.3. Tình hình phát triển của các nguồn lực
Khi lập kế hoạch doanh nghiệp đã gặp một trở ngại lớn là sự hạn chế của các nguồn lực. Thực tiễn cho thấy sự khan hiếm của các nguồn lực là bài toán làm đau đầu các nhà quản trị khi lập kế hoạch. Chính điều này nhiều khi làm giảm mức tối ưu của phương án kế hoạch được lựa chọn.
Trước hết cần nói đến nguồn nhân lực, đây vốn được coi là thế mạnh của Việt Nam, nhưng thực tế ở các doanh nghiệp còn rất nan giải. Lực lượng lao động thừa về số lượng nhưng lại thiếu và yếu về chất lượng. Số lượng lao động có trình độ quản lý, tay nghề cao vẫn thiếu, lực lượng lao động trẻ vẫn còn phải đào tạo nhiều. Nếu doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ, nhân viên giỏi về chuyên môn, đoàn kết biết phối hợp với nhau trong công việc, đặc biệt là trong công tác lập kế hoạch vì công tác lập kế hoạch không chỉ của riêng cấp lãnh đạo và quản lý mà của toàn bộ doanh nghiệp thì sẽ đảm bảo thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiếp đến cần phải kể đến sự hạn hẹp về tài chính. Tiềm lực tài chính yếu sẽ cản trở sự triển khai các kế hoạch, hơn nữa, nó cũng giới hạn việc lựa chọn những phương án tối ưu. Cơ sở vật chất kỹ thuật nói chung của doanh nghiệp cũng là nguồn lực hạn chế. Đó là khả năng hạn chế về máy móc thiết bị, công nghệ, nhà xưởng, kho tàng… Thực tiễn ở các doanh nghiệp ở nước ta hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật còn rất yếu và thiếu. Điều đó đã cản trở việc xây dựng và lựa chọn những kế hoạch sản xuất tối ưu nhất…
1.2.1.4. Hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp
Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản lý và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế. Do vậy, mục tiêu chính là nền tảng của việc lập kế hoạch. Chính vì thế các nhà lập kế hoạch cần phải dựa vào hệ thống mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp mình để có các kế hoạch dài hay ngắn hạn cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Các mục tiêu được xác định càng cụ thể càng tốt trên phương diện: số lượng, các điều kiện cụ thể hay những dữ liệu có thể đo lường được và được thể hiện trong những khoảng thời gian nhất định.
1.2.2. Các yếu tố bên ngoài
1.2.2.1. Tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh
Xây dựng kế hoạch là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tình huống không chắc chắn của môi trường kinh doanh mà chủ yếu là các nhân tố trong môi trường nền kinh tế và môi trường ngành. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng là phải tính toán, phán đoán được sự tác động của môi trường kinh doanh. Sự không chắc chắn của môi trường kinh doanh được thực hiện dưới ba hình thức: Tình trạng không chắc chắn: xảy ra khi toàn bộ hay một phần môi trường được coi là không thể tiên đoán được. Hậu quả không chắc chắn: là trường hợp mặc dù đã cố gắng nhưng nhà quản lý không thể tiên đoán được những hậu quả của sự kiện hay sự thay đổi của môi trường đối với các doanh nghiệp, do đó, dẫn đến sự không chắc chắn. Sự phản ứng không chắc chắn: là tình trạng không thể tiên đoán được những hệ quả của một quyết định cụ thể hay sự phản ứng của tổ chức đối với những biến động của môi trường.
Vì vậy, công việc của người xây dựng kế hoạch phải đánh giá tính chất và mức độ không chắc chắn của môi trường để xác định giải pháp phản ứng của tổ chức và triển khai các kế hoạch thích hợp.
1.2.2.2. Các yếu tố kinh tế và cơ chế quản lý
Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến việc đưa ra phương án và đưa ra kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp. Vì các nhân tố này có ảnh hưởng đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hóa, nó thường bao gồm các nhân tố như tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, lạm phát, thất nghiệp, sự gia tăng của đầu tư…
Bên cạnh đó, cơ chế quản lý của Nhà nước cũng có ảnh hưởng không nhỏ. Một cơ chế quản lý phù hợp sẽ có tác dụng thúc đẩy hoạt động kế hoạch sản xuất phát triển, ngược lại, nó sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Thực tế trong những năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước ta đã cho thấy, càng đi sâu vào cơ chế thị trường thì càng phát sinh thêm nhiều vấn đề mới cần tiếp tục nghiên cứu giải quyết để hoàn thiện cơ chế quản lý và kế hoạch hoá của Nhà nước. Nhà nước cần phải tiếp tục giải quyết các tồn đọng, vướng mắc trong nhiều năm chuyển đổi để thực sự tạo quyền tự chủ cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước.