Một trong những tồn tại khi lập kế hoạch sản xuất là dự báo nhu cầu nguyên nhiên vật liệu đầu vào, nhu cầu về sản phẩm quặng không chính xác, mà nguyên nhân sâu xa là do nhận thức không đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch và chưa có phương pháp dự báo hợp lý. Để có giải pháp đổi mới công tác lập kế hoạch và phát huy tác dụng, ban lãnh đạo cùng toàn thể CBCNV cần thay đổi nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch sản xuất. Phải nhận thức được rằng môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt của kinh tế thị trường, công tác dự báo là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án sản xuất tối ưu, đóng góp một phần quan trọng vào thành công của doanh nghiệp. Nếu ngay từ khâu dự báo bị sai lệch thì dù có cố gắng đến đâu thì doanh nghiệp cũng khó có thể đạt được
những mục tiêu đã đề ra. Do vậy, công ty cần đầu tư đầy đủ, đúng mức cho công tác dự báo nhằm lập kế hoạch chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức. Mục tiêu của sản xuất là tiết kiệm chi phí, song những chi phí để có được những thông tin, số liệu tin cậy thì luôn mang hiệu quả thiết thực và lâu dài.
4.2.1.1. Thông tin cần thu thập
Lập kế hoạch phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, kết quả dự báo nhu cầu là cơ sở quan trọng nhất của công tác lập kế hoạch, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Công tác lập kế hoạch sẽ phát huy tác dụng khi Công ty tổ chức tốt công tác nghiên cứu, dự báo nhu cầu, đảm bảo kết quả dự báo có căn cứ và chính xác. Để tổ chức tốt công tác dự báo, trước mắt cần nhận thức rằng dự báo là một bước không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch, kết quả dự báo sai sẽ dẫn đến việc xây dựng các chỉ tiêu không chính xác. Như vậy, để đảm bảo công tác dự báo được thực hiện khoa học và chặt chẽ, Công ty có thể thành lập nhóm nghiên cứu, dự báo chuyên nghiệp, được đào tạo đầy đủ về nghiệp vụ thống kê tổng hợp, kỹ thuật dự báo và hiểu biết thị trường, nhằm tăng cường hơn nữa cho việc nghiên cứu thị trường, ngoài ra, khuyến khích những người làm công tác này bằng vật chất, tạo cho họ có trách nhiệm với công việc họ thực hiện. Theo đề xuất của tác giả luận văn, ngoài các thông tin Công ty vẫn thu thập theo thường niên, cần thu thập thêm những thông tin sau:
- Số liệu sản phẩm, nguyên vật liệu tồn kho hiện có của Công ty, có kèm theo bản đánh giá cụ thể về mức độ tồn kho khi đem so sánh với lượng tồn kho tối ưu, đề xuất kiến nghị cho kỳ kế hoạch về việc cần giảm bớt hay cần bổ sung thêm lượng tồn kho.
- Tình hình biến động hoặc thay đổi của đội ngũ lao động, tình hình hoạt động của máy móc thiết bị và nhà xưởng sản xuất bởi sự thay đổi này tác động trực tiếp đến năng suất lao động, đến tiến độ sản xuất. Do đó, phải cập nhật liên tục những sự thay đổi này.
- Nhu cầu về sản phẩm mới hay các cải tiến của những sản phẩm hiện tại. Những thông tin này không chỉ thu thập từ phía khách hàng mà còn phải thu thập từ chính cán bộ công nhân viên trong Công ty, nhằm đảm bảo tính khách quan và đầy đủ của thông tin.
- Những thông tin liên quan đến các phương tiện, cung đường vận chuyển. Nắm được những thông tin này Công ty sẽ chủ động hơn về việc thời hạn giao hang, đảm bảo triển khai sản xuất đúng tiến độ. Ngoài ra để đảm bảo các thông tin thu được mang lại hiệu quả tốt nhất cần lưu ý đến thời điểm thu thập thông tin sao cho kịp thời, đúng lúc, đúng đối tượng.
- Để xây dựng kế hoạch năm phải đảm bảo các thông tin cung cấp từ đầu tháng 12, tại thời điểm xây dựng kế hoạch.
- Để xây dựng kế hoạch tháng thì các thông tin phải đảm bảo đầy đủ trước ngày 28 của tháng trước liền kề.
- Còn các thông tin về văn bản, Nhà nước cần thu thập thường xuyên nhằm đảm bảo tính thời sự và cập nhật.
4.2.1.2. Cách thức thu thập thông tin
Có nhiều cách để thu thập thông tin, nhưng để đảm bảo chính xác và nhận được những thông tin cần thiết thì Công ty phải chọn cho mình những cách thức hợp lý nhất. - Để có thông tin về nhu cầu sản phẩm Công ty nên liên hệ trực tiếp khách hàng trong cùng Tập đoàn…nhằm thăm dò nhu cầu và hướng phát triển của họ trong thời gian tới. Để có được những thông tin này có thể thông qua những buổi đến và làm việc trực tiếp tại đơn vị bạn, cũng có thể thông qua những buổi giao lưu giữa 2 hoặc nhiều đơn vị.
- Nhóm nghiên cứu thị trường phải thường xuyên tham khảo các thông tin trên báo, mạng liên quan đến sản phẩm của Công ty từng ngày, và những thời điểm nhạy cảm. Thông tin ngày càng quan trọng, và để có được những thông tin cần thiết ngày càng khó, do đó Công ty nên chuẩn bị sẵn các phương án và kinh phí nhằm mua được các thông tin quý giá từ mọi nguồn có thể.
4.2.1.3. Phương pháp xử lý thông tin
Có được thông tin nhưng không phải thông tin nào cũng hữu ích, vì vậy Công ty phải xây dựng được cách thức nhận biết và xử lý những thông tin hữu ích, có thể sử dụng được. Để đảm bảo có được thông tin tốt, Công ty nên thực hiện như sau:
- Nhóm nghiên cứu tổ chức tập hợp tất các những thông tin đã thu thập được, cùng nhau nghiên cứu, so sánh, thảo luận để có tập hợp những thông tin ban đầu có thể sử dụng được.
- Sau đó Công ty tổ chức cuộc họp ban lãnh đạo, có thể lồng ghép vào những cuộc họp giao ban hàng tuần nhằm đánh giá, xem xét lại những thông tin đã thu thập do tổ nghiên cứu cung cấp.
- Cuối cùng là cân đối với thực tế tại Công ty để chắt lọc những thông tin hữu ích nhất. Giải quyết được vấn đề trên, công ty sẽ có các con số tương đối chính xác trong kết quả nghiên cứu thị trường và đây cũng là căn cứ, cơ sở quan trọng nhất đối với các nhà lập kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.