Công tác dự báo chưa được thực chưa tốt: việc dự báo dựa trên nguồn thông tin tin cậy, thông tin được thu thập trong và ngoài công ty. Trong quá trình thu thập các thông tin không đầy đủ nhất là các thông tin bên ngoài công ty, đối với các thông tin trong công ty không được cập nhật thường xuyên nên việc dự báo cũng gặp nhiều khó khăn. Thêm vào đó, cán bộ lập dự báo vẫn sử dụng phương pháp truyền thống chưa áp dụng các phương pháp mới đặc biệt là các phần mềm chuyên dụng trong quá trình lập kế hoạch.
Thiếu sự liên kết giữa các đơn vị: việc cung cấp thông tin của các đơn vị cho phòng kế hoạch vẫn chưa được thực hiện tốt: các đơn vị cung cấp thông tin không được cập nhật nhiều số liệu vẫn sử dụng thông tin cũ, thêm vào đó nhiều đơn vị cung cấp thông tin không đúng với thời gian quy định. Bởi vậy, phòng kế hoạch phải đến từng đơn vị để xin số liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch. Thêm vào đó, các đơn vị đùn đẩy trách nhiệm cũng cấp số liệu cho các đơn vị khác để ít phải tổng hợp, mất thời gian.
Trình độ và kỹ năng cán bộ lập kế hoạch còn thấp: cán bộ phòng kế hoạch chủ yếu được đào tạo tại các lớp ngắn hạn về lập kế hoạch, không có cán bộ nào được đạo tạo chính quy. Thêm vào đó là việc lập kế hoạch vẫn dựa chủ yếu vào kinh nghiệm và các cán bộ tự đào tạo cũng như bổ sung kiến thức bằng cách tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn nên chưa có nhiều kiến thức cũng như lập kế hoạch một cách khoa học và áp dụng các chương trình phần mềm chuyên dụng.
Cơ sở vật chất cho lập kế hoạch chưa được tốt: lập kế hoạch cần phải thu thập nhiều thông tin, các thông tin luôn được cập nhật nhưng nhiều thông tin chưa được số hóa nên việc thu thập gặp nhiều khó khăn nhất là công tác tổng hợp báo cáo. Công ty chưa triển khai các phần mềm chuyên dụng trong lập báo cáo, chưa có cán bộ chuyên môn sâu trong việc dự báo nên việc lập kế hoạch gặp nhiều hạn chế.
Công tác kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch chưa tốt: cũng do nguồn lực có hạn nên việc thực hiện mục tiêu gặp nhiều khó khăn. Do vậy, để đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra cần phải kiểm tra, kiểm soát nhưng quá trình kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch được công ty thực hiện công tốt. Việc kiểm tra kiểm soát mới thực hiện thường xuyên nên các đơn vị nộp báo cáo nhiều khi mang tính chất đối phó, chất lượng báo cáo không tốt. Thêm vào đó là chưa có nhiều chế tài xử lý cho các đơn vị khi thực hiện không tốt kế hoạch đặt ra.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY APATIT VIỆT NAM 4.1. Định hướng, mục tiêu lập kế hoạch sản xuất tại công ty
4.1.1. Định hướng lập kế hoạch
Xây dựng kế hoạch bám sát với tình hình thực tế: việc lập kế hoạch là rất quan trọng, việc bám sát với tình hình thực tế giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu, thêm vào đó là các mục tiêu đề ra phù hợp với khả năng của các đơn vị trong công ty.
Thực hiện tốt công tác dự báo: dự báo luôn là công tác quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch. Dự báo giúp công ty xây dựng tốt các mục tiêu trong tương lai, công tác dự báo giúp công ty sẽ xác định chính xác các mục tiêu của các đơn vị của công ty. Công tác dự báo phải dựa trên các thông tin chính xác cũng như phân tích các thông tin dựa trên các phương pháp hiện đại.
Chuẩn bị tốt các nguồn lực để xây dựng kế hoạch: muốn thực hiện được kế hoạch, trước hết là có được nguồn lực tốt đó là: nguồn tài chính, khoa học kỹ thuật, lao động chất lượng cao...Đây chính là nguồn lực tốt nhất để có thể xây dựng được kế hoạch tốt, thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra.
Xây dựng kế hoạch phải đảm bảo tiết kiệm, chống lãng phí và sẵn sàng cạnh tranh với sản phẩm cùng loại trên thị trường: Việc lập kế hoạch giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty, đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Thêm vào đó, công ty cũng đưa ra được chiến lược cũng như phương án để có thể nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường: đa dạng hóa các sản phẩm làm ra, giảm giá thành sản xuất, chiếm tỷ trọng cao trên thị trường trong đó thị trường xuất khẩu ngày càng được mở rộng.
Xây dựng kế hoạch phải gắn liền với bảo vệ tài nguyên, thiên nhiên, môi trường. Với đặc thù là công ty khai thác chế biến khoáng sản nên công tác bảo vệ môi trường cần được thực hiện nghiêm túc đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu cũng như môi trường cần được bảo vệ.
4.1.2. Mục tiêu lập kế hoạch
Kế hoạch cần phải bám sát với tình hình thực tế nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch luôn đạt trên 95% kế hoạch đặt ra.
Việc thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo việc thực hiện tiết kiệm từ 2,5% đến 3% mỗi năm.
Thực hiện kế hoạch tốt hơn và những mục tiêu đạt kế hoạch trước thời hạn đạt từ 25% đến 30% mục tiêu đã đặt ra.
Số mục tiêu cần phải điều chỉnh cũng giảm từ 5% đến 10% mỗi năm. Lập kế hoạch phải đáp ứng đủ nhu cầu về quặng Apatits cho sản xuất sản phẩm trong tập đoàn hóa chất cũng như cung cấp tối đa quặng Apatit theo khả năng cho nhu cầu khác ngoài tập đoàn.
Chủ động thực hiện chế biến quặng Apatit với những công nghệ được công ty phát triển: áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cũng như đưa ra nhiều sáng kiến và không ngừng đổi mới công nghệ chế biến khoáng sản.
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác lập KH SXKD tại Công ty Apatit Việt Nam Nam
4.2.1. Tăng cường công tác dự báo
Một trong những tồn tại khi lập kế hoạch sản xuất là dự báo nhu cầu nguyên nhiên vật liệu đầu vào, nhu cầu về sản phẩm quặng không chính xác, mà nguyên nhân sâu xa là do nhận thức không đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch và chưa có phương pháp dự báo hợp lý. Để có giải pháp đổi mới công tác lập kế hoạch và phát huy tác dụng, ban lãnh đạo cùng toàn thể CBCNV cần thay đổi nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch sản xuất. Phải nhận thức được rằng môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt của kinh tế thị trường, công tác dự báo là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án sản xuất tối ưu, đóng góp một phần quan trọng vào thành công của doanh nghiệp. Nếu ngay từ khâu dự báo bị sai lệch thì dù có cố gắng đến đâu thì doanh nghiệp cũng khó có thể đạt được
những mục tiêu đã đề ra. Do vậy, công ty cần đầu tư đầy đủ, đúng mức cho công tác dự báo nhằm lập kế hoạch chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức. Mục tiêu của sản xuất là tiết kiệm chi phí, song những chi phí để có được những thông tin, số liệu tin cậy thì luôn mang hiệu quả thiết thực và lâu dài.
4.2.1.1. Thông tin cần thu thập
Lập kế hoạch phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, kết quả dự báo nhu cầu là cơ sở quan trọng nhất của công tác lập kế hoạch, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Công tác lập kế hoạch sẽ phát huy tác dụng khi Công ty tổ chức tốt công tác nghiên cứu, dự báo nhu cầu, đảm bảo kết quả dự báo có căn cứ và chính xác. Để tổ chức tốt công tác dự báo, trước mắt cần nhận thức rằng dự báo là một bước không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch, kết quả dự báo sai sẽ dẫn đến việc xây dựng các chỉ tiêu không chính xác. Như vậy, để đảm bảo công tác dự báo được thực hiện khoa học và chặt chẽ, Công ty có thể thành lập nhóm nghiên cứu, dự báo chuyên nghiệp, được đào tạo đầy đủ về nghiệp vụ thống kê tổng hợp, kỹ thuật dự báo và hiểu biết thị trường, nhằm tăng cường hơn nữa cho việc nghiên cứu thị trường, ngoài ra, khuyến khích những người làm công tác này bằng vật chất, tạo cho họ có trách nhiệm với công việc họ thực hiện. Theo đề xuất của tác giả luận văn, ngoài các thông tin Công ty vẫn thu thập theo thường niên, cần thu thập thêm những thông tin sau:
- Số liệu sản phẩm, nguyên vật liệu tồn kho hiện có của Công ty, có kèm theo bản đánh giá cụ thể về mức độ tồn kho khi đem so sánh với lượng tồn kho tối ưu, đề xuất kiến nghị cho kỳ kế hoạch về việc cần giảm bớt hay cần bổ sung thêm lượng tồn kho.
- Tình hình biến động hoặc thay đổi của đội ngũ lao động, tình hình hoạt động của máy móc thiết bị và nhà xưởng sản xuất bởi sự thay đổi này tác động trực tiếp đến năng suất lao động, đến tiến độ sản xuất. Do đó, phải cập nhật liên tục những sự thay đổi này.
- Nhu cầu về sản phẩm mới hay các cải tiến của những sản phẩm hiện tại. Những thông tin này không chỉ thu thập từ phía khách hàng mà còn phải thu thập từ chính cán bộ công nhân viên trong Công ty, nhằm đảm bảo tính khách quan và đầy đủ của thông tin.
- Những thông tin liên quan đến các phương tiện, cung đường vận chuyển. Nắm được những thông tin này Công ty sẽ chủ động hơn về việc thời hạn giao hang, đảm bảo triển khai sản xuất đúng tiến độ. Ngoài ra để đảm bảo các thông tin thu được mang lại hiệu quả tốt nhất cần lưu ý đến thời điểm thu thập thông tin sao cho kịp thời, đúng lúc, đúng đối tượng.
- Để xây dựng kế hoạch năm phải đảm bảo các thông tin cung cấp từ đầu tháng 12, tại thời điểm xây dựng kế hoạch.
- Để xây dựng kế hoạch tháng thì các thông tin phải đảm bảo đầy đủ trước ngày 28 của tháng trước liền kề.
- Còn các thông tin về văn bản, Nhà nước cần thu thập thường xuyên nhằm đảm bảo tính thời sự và cập nhật.
4.2.1.2. Cách thức thu thập thông tin
Có nhiều cách để thu thập thông tin, nhưng để đảm bảo chính xác và nhận được những thông tin cần thiết thì Công ty phải chọn cho mình những cách thức hợp lý nhất. - Để có thông tin về nhu cầu sản phẩm Công ty nên liên hệ trực tiếp khách hàng trong cùng Tập đoàn…nhằm thăm dò nhu cầu và hướng phát triển của họ trong thời gian tới. Để có được những thông tin này có thể thông qua những buổi đến và làm việc trực tiếp tại đơn vị bạn, cũng có thể thông qua những buổi giao lưu giữa 2 hoặc nhiều đơn vị.
- Nhóm nghiên cứu thị trường phải thường xuyên tham khảo các thông tin trên báo, mạng liên quan đến sản phẩm của Công ty từng ngày, và những thời điểm nhạy cảm. Thông tin ngày càng quan trọng, và để có được những thông tin cần thiết ngày càng khó, do đó Công ty nên chuẩn bị sẵn các phương án và kinh phí nhằm mua được các thông tin quý giá từ mọi nguồn có thể.
4.2.1.3. Phương pháp xử lý thông tin
Có được thông tin nhưng không phải thông tin nào cũng hữu ích, vì vậy Công ty phải xây dựng được cách thức nhận biết và xử lý những thông tin hữu ích, có thể sử dụng được. Để đảm bảo có được thông tin tốt, Công ty nên thực hiện như sau:
- Nhóm nghiên cứu tổ chức tập hợp tất các những thông tin đã thu thập được, cùng nhau nghiên cứu, so sánh, thảo luận để có tập hợp những thông tin ban đầu có thể sử dụng được.
- Sau đó Công ty tổ chức cuộc họp ban lãnh đạo, có thể lồng ghép vào những cuộc họp giao ban hàng tuần nhằm đánh giá, xem xét lại những thông tin đã thu thập do tổ nghiên cứu cung cấp.
- Cuối cùng là cân đối với thực tế tại Công ty để chắt lọc những thông tin hữu ích nhất. Giải quyết được vấn đề trên, công ty sẽ có các con số tương đối chính xác trong kết quả nghiên cứu thị trường và đây cũng là căn cứ, cơ sở quan trọng nhất đối với các nhà lập kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
4.2.2. Tăng cường mối liên kết giữa các đơn vị
Hiệu quả của công tác lập kế hoạch còn phụ thuộc vào vào mối quan hệ tương tác giữa các phòng, bộ phận khác trong công ty. Để xây dựng được một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban, xí nghiệp trong Công ty. Điều này không có nghĩa là mỗi phòng ban đều phải đưa ra ý kiến riêng mà là phải dựa trên cơ sở đề xuất kế hoạch sản xuất, sau đó tổng hợp để hoàn thiện bản kế hoạch. Lãnh đạo của công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau, hướng tới mục tiêu chung của công ty. Người quản lý cần nắm chắc năng lực thực tế của các xí nghiệp để phát huy sức mạnh của toàn công ty với những việc làm cụ thể sau:
- Cử người trực tiếp xuống các chi nhánh để thường xuyên nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Có như vậy công ty mới theo dõi được tình hình thực tế của các chi nhánh, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.
- Các chỉ tiêu đề ra cần được sự thống nhất của các chi nhánh rồi mới công khai kế hoạch cho toàn công ty. Đây là một trong những yếu tố để việc lập kế hoạch có hiệu quả. Do đó Công TNHH MTV Apatit Việt Nam cần tạo ra một môi trường lập kế hoạch có hiệu quả thuận lợi, điều này thực hiện qua các vấn đề sau:
4.2.3. Nâng cao trình độ và kỹ năng lập kế hoạch cho nhân viên
Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý. Các nhà tư bản đã thấy rõ tiềm năng lao động của con người là vô tận, nó đã và đang đem lại lợi ích to lớn. Chính vì thế họ đã không ngừng từng bước tìm mọi biện pháp để gây dựng và khai thác triệt để lợi thế này. Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao gấp nhiều lần lao động bình thường. Ngày nay khi nền kinh tế thị trường phát triển trên khắp thế giới thì đội ngũ lao động này đóng vai trò chủ chốt nó quyết định cho sự thất bại hay thành công của chính doanh nghiệp. Để có được một bản kế hoạch tốt, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và thị trường, ngoài những yêu cầu đặt ra đối với các căn cứ xây dựng kế hoạch, yếu tố con người cũng là một yêu cầu rất quan trọng. Như đã phân tích ở trên, hoạt động lập kế hoạch ở Công ty TNHH Apatit Việt Nam do rất nhiều cá nhân thuộc các đơn vị khác nhau trong Công ty tham gia, do đó, muốn xây dựng một kế hoạch tốt thì mỗi cá nhân tham gia phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Muốn vậy, Công ty phải chủ động nâng cao trình độ lập kế hoạch cho cán bộ quản lý để thực hiện tốt công việc được giao. Để nâng cao công tác kế hoạch thì yếu tố con người là quyết định. Vì vậy, Công ty phải có biện pháp gắn quyền lợi với trách nhiệm của người làm kế hoạch,