(Nguồn- phòng Nhân sự - công ty TNHH Nam Long). Để chuẩn bị cho công tác tuyển dụng theo kế hoạch yêu cầu của ban Giám Đốc, Công ty cho thành lập kế hoạch tuyển dụng với sự tham gia của giám đốc phòng ban và phòng nhân sự, và được giám sát bởi Ban Tổng Giám Đốc.
Thông báo tuyển dụng: Công ty đăng tuyển các vị trí nhân sự yêu cầu trên các trang web kiếm việc, thông tin tuyển dụng tại trung tâm giới thiệu
Kế hoạch của Phòng Ban Kế hoạch tuyển dụng
Đăng tuyển nội bộ Tuyển dụng ngoài Đánh giá hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ với bộ phận Nhân sự
Phỏng vấn chuyên môn với giám đốc phòng ban
Phỏng vấn với cấp giám đốc liên quan Thỏa thuận lương và phúc lợi
Xác nhận đề nghị làm việc Thử việc Ký hợp đồng làm việc
việc làm và sử dụng thêm một vài đơn vị tìm kiếm nhân lực cho các vị trí quan trọng. Ngoài tuyển lựa ứng viên ngoài, công ty còn đăng tuyển cho ứng viên nội bộ có thể tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty ở các vị trí phù hợp với ứng viên. Mặt khác, Công ty luôn ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Công ty (cán bộ công nhân viên được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống), cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại Công ty. Tuy nhiên, cũng có các yêu cầu bắt buộc cho ứng viên nội bộ như: đã công tác ở vị trí hiện tại ít nhất 1 năm và có điểm đánh giá cuối năm tốt. Song song đó, Phòng Nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của Công ty, đăng thông tin quảng cáo tuyển dụng trên báo Người lao động. Nội dung thông báo tuyển dụng gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ. Thực tế trong các năm qua, số lượng người lao động được tuyển dụng vào Công ty rất lớn. Mặc dù qua các lần tuyển dụng, số người được tuyển dụng qua kênh thông tin quảng cáo trên báo chí là không nhiều và còn lại đa số được tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của người thân nội bộ trong Công ty; đồng thời từ nguồn luân chuyển điều động từ nội bộ đơn vị. Về mặt tích cực trong hình thức tuyển dụng này: Qua các lần tuyển dụng được thực hiện nhanh, gọn, tiết kiệm được chi phí và thời gian cho việc tuyển dụng; đối với việc luân chuyển điều động cán bộ trong đơn vị thì nhân viên thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc bởi vì họ đã làm quen và hiểu được mục tiêu của Công ty.
Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ tuyển dụng. Phòng nhân sự có nhiệm vụ tiểp nhận và kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tuyển dụng, loại những hồ sơ không đạt yêu cầu. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ như sau:
Vềhình thức hồ sơ phải đầy đủ các giấy, tờ sau:
Đơn xin việc;
Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có), (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc);
Giấy khám sức khỏe (thời gian không quá 6 tháng);
Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có);
Bản sao CMND;
04 tấm hình 3*4;
Quyết định thôi việc đơn vị cũ (nếu cần);
Về nội dụng hồsơ phải thểhiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bàng cấp, chứng chỉ chuyên môn; ứng viên phải đựơc xác nhận có đủ sức khỏe thông qua Giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền. Ưu điểm của bước này, việc sàn lọc số lượng hổ sơ càng ít thì chất lượng hồ sơ càng cao, tiết kiệm thời gian cho việc phỏng vấn các hồ sơ không đạt yêu cầu. Tuy nhiên, cách tiến hành này cũng có hạn chế là có thể có những ứng viên giỏi nhưng việc trình bày hồ sơ chưa được tốt, trong khi cac ứng viên khác thiếu thành thật lại có thê dấu khuyết điểm khoe thành tích trong hồ sơ.
Tổ chức kiểm tra phỏng vấn
Sau khi thu nhận và xử lý sơ tuyển hồ sơ xin việc, phòng Nhân sự gửi thư mời, thông báo đến các ứng cử viên và tổ chức tiến hành kiểm tra phỏng vấn.
Kiểm tra phỏng vấn sơ bộ:
Yêu cầu ứng cử viên điền vào phiếu đăng ký tuyển dụng tại Công ty và phỏng vấn sơ bộ với chuyên viên nhân sự để làm cơ sở so sánh giữa các ứng cử viên và cung cấp thông tin cần thiết cho các cuộc phỏng vấn sau. Ngoài ra, phòng nhân sự làm rõ các điểm còn nghi ngờ, chưa rõ ràng trong hồ sơ xin việc của ứng viên bàng cách hỏi trực tiếp ứng viên hoặc tìm hiểu qua các nguồn tư liệu, kênh thông tin của công ty. Phòng nhân sự cũng có trách
nhiệm tạo điều kiện cho các ứng cử viên hiểu biết thêm về Công ty và vị trí tuyển dụng.
Kiểm tra phỏng vấn chuyên môn:
Phòng nhân sự phối hợp với phòng ban tổ chức làm bài thi để bổ sung cho việc đánh giá năng lực các ứng cử viên; ban tuyển dụng gồm phòng nhân sự và giám đốc phòng ban tổ chức phỏng vấn ứng viên và xem xét các hồ sơ phù hợp, hỏi kiểm tra kiến thức chuyên môn và đưa ra các tình huống yêu cầu của vị trí tuyển dụng để các ứng viên trả lời và giải quyết tình huống, sau đó Hội đồng tuyển dụng đánh giá, nhận xét.
Phỏng vấn cấp cao
Việc phỏng vấn cấp cao thường được thực hiện bởi cấp giám đốc cấp trên của phòng ban tuyển dụng hoặc cấp giám đổc của ban ngành liên quan. Việc phỏng vấn cấp cao này nhắm mục đích kiểm tra lại ứng viên và việc khách quan của toàn bộ quá trình tuyển dụng trước khi ra quyết định tuyển dụng.
Thỏa thuận lương thưởng
Để tạo tính minh bạch, cạnh tranh công bằng cho các vị trí công việc, phòng Nhân sự mời ứng viên đã được chọn lựa đến công ty để thảo luận về lương thưởng, cũng như tất cả các chế độ phúc lợi của nhân viên. Nhân viên có quyền yêu cầu mức lương cao hon so với mức lương công ty đưa ra. Dựa trên năng lực ứng viên và sự phù hợp của mức lương thỏa thuận, ban tuyển dụng sẽ cùng ứng viên đi đến mức thù lao, phúc lợi phù họp cả hai bên. Căn cứ trên đó, phòng nhân sự và giám đốc phòng ban kết thúc hồ sơ tuyển dụng và trình lên ban giám đốc để ra quyết định tuyển dụng.
Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi kiểm tra phỏng vấn, ban tuyển dụng gồm phòng nhân sự và giám đốc các cấp thống nhất ra quyết định tuyển dụng các ứng cử viên đạt yêu cầu. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lương bổng, thời gian thử việc theo quy định (thường là 02 tháng với cấp
chuyên viên trở lên và 1 tháng với cấp nhân viên công nhân). Khi đã có quyết định tuyển dụng
ứng viên tiến hành thử việc và hưởng 100% hệ số lương cấp bậc. Trong thời gian này, người lao động được giới thiệu sơ lược về Công ty và các mục tiêu của Công ty, nội quy lao động, nội quy an toàn, phúc lợi, bảo hiểm. Khi hết thời gian thử việc, nếu không có gì thay đổi, người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 hoặc 36 tháng tùy vào cấp độ công việc với ứng viên. Nhìn chung, quá trình tuyển dụng của công ty được thực hiện và giám sát chặt chẽ bởi Ban Giám Đốc để đảm bảo tính minh bạch và phù hợp của toàn bộ quá trình. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số đơn vị tuyển dụng dịch vụ để tìm kiếm những ứng viên phù hợp cho tổ chức. Đây cũng là một nguồn cung ứng nhân lực giúp cho quá trình tuyển dụng của công ty phong phú hơn. Tuy nhiên, một số tồn tại có thể thấy được trong quy trình tuyển dụng của công ty, đó là việc công ty thường có các yêu cầu rất cao và chi tiết cho ứng viên, tuy nhiên lại chưa đưa ra được mức thù lao và phúc lợi phù hợp cho các vị trí như chuyên viên, nhân viên trong các ngành nghề đặc biệt như điều hành kinh doanh hệ thống siêu thị, nhà hàng; vận hành các loại thiết bị máy đặc biệt, dây chuyền sản xuất chuyên dụng. Điều này làm quá trình tuyển dụng bị kéo dài do thiểu nguồn ứng viên phù hợp trên thị trường lao động.
Để đánh giá quá trình tuyển dụng, tác giả đã khảo sát các chuyên viên phòng Nhân sự về thời gian tuyển dụng được 1 vị trí tùy vào cấp độ như sau:
Bảng 2.8: Thống kê thời gian tuyển dụng dự kiến và thực tế ở các cấp bậc cấp bậc
Ta thấy với cấp nhân viên quản trị cấp giám sát (quản trị tuyến đầu), công ty thường không dễ tuyển được nhân viên trong thời gian quy định trong khoản thời gian 2 đến 3 tháng mà thường lâu hơn do sự yêu cầu kỹ năng của vị trí quản trị tuyên đầu thường cao hon so với các vị trí tương tự tại các công ty khác, một số yêu cầu phổ biến cho các vị trí thuộc nhóm này như:
Trình độ chuyên môn thành thạo cấp bậc đại học hoặc sau đại học
Thông thạo ngoại ngữ
Kỹ năng lãnh đạo, đàm phát, giao tiếp tốt
Kinh nghiệm làm việc 3 năm trở lên trong ngành tiêu dùng nhanh
Thông thạo tin học
Mặc khác, mức thù lao và phúc lợi công ty đưa ra cho các vị trí này không cao hơn so với mặt bằng lương của thị trường cho vị trí tương tự. Điều này là nguyên nhân làm cho công ty khó tuyển dụng đượng nhân sự trong thời gian dự kiến.
2.3.4. Phân công và bố trí công việc.
Tại công ty, hiện nay công việc của các cấp quản lý từ trưởng phòng ban, đội được giám đốc trực tiếp phân công. Còn từ cấp phó cho đến nhân viên sẽ do trưởng phòng ban hoặc đội trưởng phân công công việc cụ thể. Vai trò công việc cũng như chuyên môn trong công việc đều được tham khảo, xét
ST
T Cấp bậc tuyển dụng Cấp bậc Thời gian dự kiến tuyển dụng được nhân sự
(tháng) Thời gian thực tuyển dụng được nhân sự 1 Nhân viên thực hành L02-L04 1-2 1-2 2 Cấp giám sát L05-L07 2-3 8-12 3 Quản lý cấp trung L08-L09 3-6 5-7 4 Cấp Giám Đốc L10-L11 6-8 8-10
duyệt dựa vào bảng phân tích, mô tả công việc và trình độ chuyên môn của từng cá nhân để bố trí phân công công việc cụ thể. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hàng tiêu dung nhanh, nên bản chất công việc tại công ty cũng có nhiều điểm khác biệt so với các dạng sản xuất kinh doanh bình thường. Việc người lao động có quan tâm và yêu thích công việc của mình hay không, phân công, bố trí công việc có hợp lý hay chưa được công ty quan tâm đúng mức. Tác giả đánh giá chức năng này thông qua khảo sát 100 nhân viên về tiêu chí thỏa mãn việc phân công công việc của công ty và có các số liệu sau:
Bảng 2.9: Nhận xét, đánh giá thỏa mãn của nhân viên về công việc tại công ty
Kết quả cho thấy có 9 nhân viên trong số 100 nhân viên khảo sát( chiếm 10%) cảm thấy không được bố trí đúng công việc chuyên môn; bên cạnh đó, có 2 nhân viên không hiểu được tính chất công việc đang làm do không được hướng dẫn cụ thể, 100% nhân viên khảo sát cho biết họ vẫn hoàn thành công việc đúng tiến độ và 82% cho biết vẫn muốn làm công việc phụ trách. Tuy nhiên mức độ hài lòng của nhân viên chỉ khoản 90% về công việc họ đang làm. Vậy qua đây, ta thấy trong một phần lớn nhân viên cảm thấy không thỏa mãn với việc phân công và hướng dẫn công việc của công ty. Mặt khác, nhân viên vẫn nộ lực hoàn thành tổt công việc và mong muốn tiếp tục làm công việc hiện tại. Vậy công ty cần xem xét lại việc hướng dẫn công việc cho nhân viên, đặc biệt là cập nhật lại những hướng dẫn đã lạc hậu.
stt Nội dung câu hỏi Mức độ thỏa mãn
1 2 3 4 5
01 Anh/Chị được bô trí, phân công công việc đúng chuyên môn 2 7 45 27 19 02 Anh/Chị hiểu được tính chất công việc đang làm 2 1 46 51 03 Anh/Chị luôn có hoàn thành công việc đúng tiến độ 35 65 04 Anh/Chị mong muôn tiêp tục làm công việc đang phụ trách 11 7 42 40 05 Anh/Chị thích thú với công việc đang làm 1 9 31 20 39
(Ghi chú: 1- Hoàn toàn không thỏa mãn; 5: Hoàn toàn thỏa mãn).
Vậy, qua đó ta thấy việc tuyển dụng và phân loại công việc phân chia công việc của công ty có những ưu điểm và nhược điểm sau:
Ưu điểm: Chương trình tuyển dụng được xây dựng bài bản, tham chiếu từ quy trình tuyển dụng chung của tập đoàn. Công ty còn thu hút được nguồn nhân lực giỏi do uy tín của thương hiệu tại thi trường khu vực. Đây là ưu điểm của những tập tập đoàn đa quốc gia lớn so với các công ty tư nhân nhỏ lẻ trong nước. Ngoài ra việc phân tích công việc và phân công công việc cho nhân viên hợp ly sẽ phát huy năng lực tối đa để tiến bộ và đạt được những thành tựu tròng công việc của nhân viên, đồng thời đóng góp phát triển công ty.
Nhược điểm: Chương trình tuyển dụng bị kéo dài do các phúc lợi cho vị trí tuyển dụng cấp thừa hành yêu cầu cao, tuy nhiên, mức lương và phúc lợi chưa hấp dẫn nhân viên làm việc cho công ty. Công ty chưa sử dụng tối đa nguồn nhân lực nội tại của công ty để thay đổi, bổ sung cho quá trình tuyển dụng của công ty. Ngoài ra, công tác bố trí công việc cần được chỉnh đốn lại, các bảng phân tích công việc cũng cần cập nhật định kỳ.
2.4. Thực trạng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty
2.4.1.Định hướng phát triển nhân viên của Nam Long đến 2020
Nam Long luôn có những chiến lược dài hạn để phát triển công ty cũng
như phát triển nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện những kế hoạch sản xuất
kinh, kinh doanh đó.
Theo định hướng công ty, ban Giám Đốc cũng như phòng nhân sự phải có chiến lược phát triển nhân lực phù hợp với chiến lược kinh doanh, đầy đủ kỹ năng, thông thạo ngoại ngữ, tin học để có đầy đủ năng lực vận hành công ty trong giai đoạn sắp tới. Một số hoạch định có thể thấy như: đảm bảo 100% nhân viên thành thạo các kỹ năng chuyên môn và có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ công việc một cách nhuần nhuyễn. Đảm bảo được lực lượng kế thừa đủ trình độ để tiếp quản những công việc của công ty.
2.4.2. Công tác đào tạo nhân viên của công ty
Chính sách đào tạo công ty dựa trên thực tế sản xuất kinh doanh. Việc đào tạo dựa trên mô hình
Bảng 2.10: Mô hình tỷ lệ phương pháp đào tạo đào tạo tại công ty Nam Long
(Nguồn - phòng Nhân sự - công ty TNHH Nam Long) Việc đào tạo cũng được phân chia thành hai phần:
2.4.2.1. Đào tạo trong công việc
Công tác đào tạo tại công ty chú trong đến việc đào tạo thực tế, trên công việc của nhân viên đang thực hiện. Với 90% thời gian và khối lượng kiến thực nghiệp vụ được đào tạo huấn luyện thông qua việc hướng dẫn, chỉ dẫn ngay trên công việc của nhân viên. Việc hướng dẫn thường do cấp quản lý trực tiếp thực hiện. Để đánh giá việc đào tạo này, tác giả có khảo sát 100 nhân viên và có kết quả sau:
Bảng 2.11: Nhận xét, đánh giá thỏa mãn của 100 nhân viên việc đào tạo qua công việc:
Phương pháp đào tạo Tỷ lệ
Đào tạo qua các khóa huấn luyện được tổ chức trên lớp 10 Đào tạo do cấp trên hướng dẫn qua phản hồi trong công việc 30 Đào tạo qua công việc thực tế 60
