4.5.1. Nhóm giải pháp thu hút nhân lực
Nhóm giải pháp này sẽ giải quyết các nhược điểm và hạn chế của Công ty như: Thứ nhất, công tác tuyển dụng chưa thực sự hiệu quả (chưa đúng ngành nghề phù hợp thực sự với yêu cầu công việc, nhằm tuyển chọn và dần thay thế các đội ngũ thợ kỹ thuật yếu, bộ phận tham mưu chưa hiệu quả, thái độ nhân viên kém ( tuy được đào tạo lại nhưng không có tiến bộ trong quá trình làm việc) Thứ hai, công tác phân tích công việc chưa được quan tâm và điều chỉnh đúng mực.
4.5.1.1. Hoạch định nhân lực
Để có thể chủ động trong các khâu của quản trị nhân lực, công tác hoạch định nhân lực đóng một vai trò quan trọng. Muốn lập được kế hoạch hoạch định nhân sự đầy đủ, Công ty cần triển khai các bước sau:
- Hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ thông tin về từng cá nhân và toàn thể nhân viên trong Công ty, ngoài các thông tin đã có sẵn trong hồ sơ: Tên tuổi, trình độ
chuyên môn, năm công tác,…cần bổ sung cập nhật thường xuyên các thông tin cần thiết khác như: Hoàn cảnh gia đình, nhu cầu đào tạo, các sáng kiến, cải tiến, năng suất…
- Tiến hành phân tích môi trường bên ngoài doanh nghiệp trước khi tiến hành hoạt động dự báo nhu cầu nhân lực.
- Do phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực của Công ty chủ yếu dựa vào nhu cầu của từng đơn vị, do vậy tổng Giám đốc Công ty phải thông báo rõ mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch, đưa ra các ràng buộc về tài chính, vốn…b dựa vào đó các đơn vị trực thuộc sẽ dự báo nhu cầu nhân lực của mình.
- Các số liệu cần thiết phục vụ cho việc dự báo nhu cầu nhân lực như: Nhiệm vụ, khối lượng công việc cần phải hoàn thành cho kỳ kế hoạch cần phải được thu thập một cách chính xác và được tiến hành bởi đội ngũ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm.
- Thực hiện dự báo nhu cầu lao động, tạo điều kiện chủ động trong việc hoạch định, thu hút lao động trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ lao động trong mỗi giai đoạn phát triển của Công ty.
4.5.1.2. Tổ chức phân tích công việc
Công tác phân tích công việc được Công ty tiến hành tương đối tốt, tuy nhiên một số công việc của nhóm nhân viên văn phòng chưa được Công ty phân tích. Do vậy, trong thời gian tới Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 nên phân tích và xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí nhân viên văn phòng,…
Để tiến hành phân tích công việc, cần phải có sự phối hợp giữa trưởng bộ phận và cả chính nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trước hết các nhân viên phòng nhân sự sẽ thông tin về các vị trí chức danh bằng phương pháp phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi và bảng phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức đối với công việc, trách nhiệm thực hiện và phát triển các dự án, khả năng giám sát, trách nhiệm trong công việc, việc thực thi và phát triển các chính sách của Công ty. Sau đó tiến hành phỏng vấn và quan sát nhân viên đang đảm nhận chức vụ đó để lấy thêm thông tin thực tế mà các Giám đốc, trưởng bộ phận chưa cung cấp, yêu cầu đặt ra trong quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trên sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
Bảng mô tả công việc còn sơ sài và chưa có bảng tiêu chuẩn công việc nên Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 cần phải điều chỉnh, thiết lập các bảng mô tả công việc và xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc cho tất cả các nhân viên.
* Bảng mô tả công việc
Tất cả bảng mô tả công việc của Công ty hiện tại chỉ dừng lại việc liệt kê yêu cầu, quyền hạn, trách nhiệm của các vị trí mà chưa được cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 phải xây dựng lại các bảng mô tả công việc cho các vị trí và phải cập nhật thường xuyên thông tin cho các bảng mô tả công việc này. Việc cập nhật thông tin cho phép biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc.
Những thông tin cần thu thập như: Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên, thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện cần có, thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật, thông tin về các tiêu chuẩn trong thực hiện công việc.
Để có các bảng mô tả công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên thì phân tích công việc phải chính xác và được thực hiện một cách thường xuyên.
* Bảng tiêu chuẩn công việc
Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ - Hoá chất 15 cần tiến hành xây dựng các bảng tiêu chuẩn công việc đi kèm với từng bảng mô tả công việc, trong bảng tiêu chuẩn công việc phải nêu lên được các yếu tố: Bản chất của công việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, các cơ hội thăng thưởng và các tiêu chuẩn của nhân viên như: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, tuổi tác, thể lực, đặc điểm cá nhân. Yêu cầu quan trọng đối với việc xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc ra khỏi người đang làm công việc đó.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể, chính xác.
Mẫu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho chức danh Trưởng phòng Tổ chức lao động được trình bày ở Phụ lục 1.
Để bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc trên phát huy hiệu quả thì ngoài việc phân tích chính xác, độ tin cậy cao, cần nêu rõ các công việc hay yêu cầu thực hiện trong tương lai, đồng thời sử dụng nó làm các công cụ đánh giá thành tích, tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển hay đề bạt…
4.5.1.3. Công tác tuyển dụng nhân sự
Căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể trong từng giai đoạn, kết quả của hoạt động phân tích công việc và nhu cầu lao động của các đơn vị để xác định một cách chính xác về số lượng lao động và các vị trí cần tuyển để tiến hành tuyển dụng nhân viên cho sát với thực tế cần tuyển dụng.
- Tuyển chọn lao động có trình độ chuyên môn cao, có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, phù hợp với chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
- Để duy trì lực lượng lao động, Công ty cần đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng bên ngoài, đặc biệt là tuyển dụng những trường hợp có tay nghề cao đã có thâm niên hoặc kinh nghiệm công tác. Hạn chế tuyển con em, bạn bè người thân mới ra trường của người lao động trong doanh nghiệp.
- Đối với việc tuyển dụng nhân sự vào các phân xưởng trực tiếp sản xuất thì Công ty nên liên hệ trực tiếp với các trung tâm dạy nghề, các trường đào tạo để tuyển chọn học viên có học lực và tay nghề tốt phù hợp với công việc.
- Thông qua website chính thức của Công ty và thông qua các trung tâm giới thiệu và tư vấn việc làm để thu hút người lao động có nguyện vọng làm việc cho Công ty tham gia dự tuyển.
- Tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên, sau khi đã có một vài bước kiểm tra ban đầu, nhằm tuyển chọn chính xác, đúng người, đúng việc.
- Khi tuyển chọn lao động cần lưu ý nghiên cứu kỹ hồ sơ, sở trường, sở đoản để tránh được sai sót trong việc bố trí nhân lực tại các vị trí sau khi tuyển dụng.
4.5.1.4. Chọn kênh thu hút ứng viên
Có rất nhiều kênh thu hút ứng viên như: Đăng tin tuyển dụng trên báo, internet, các trung tâm giới thiệu việc làm, gửi thông báo đến các trường đại học hay có thể thuê các công ty săn đầu người… Tùy thuộc loại hình lao động cần tuyển dụng mà công ty chọn kênh thu hút ứng viên phù hợp.
Thí dụ: Với đối tượng tuyển dụng là công nhân và với số lượng ít ta có thể chọn kênh tuyển dụng thông qua mối quan hệ nội bộ giới thiệu hay thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm tại địa phượng. Hay với đối tượng tuyển dụng là các kỹ sư hay nhân viên văn phòng có yêu cầu về bằng cấp cao hơn nên chọn kênh tuyển dụng là đăng tin trên các báo đài hay trên mạng internet…
Công ty có thể tuyển dụng qua sự gửi gắm từ người quen nhưng phải đảm bảo quá trình phỏng vấn khách quan, tuyển được người có đủ khả năng và phù hợp công việc, tránh tình trạng thiếu công bằng, gây mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài ra, công ty cần phát triển kênh tuyển dụng trực tiếp từ các trường đại học, cao đẳng hay các trung tâm dạy nghề. Công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan trên bằng cách như: tài trợ tổ chức các chương trình hướng nghiệp, cấp học bổng cho các sinh viên có hoàn cảnh khó khăn nhưng kết quả học tập khá giỏi với cam kết khi hoàn thành khóa học sẽ phục vụ cho công ty trong thời gian nhất định…Và khi có nhu cầu về nhân lực công ty nên chủ động liên hệ đến các cơ quan này nhờ giới thiệu những ứng viên phù hợp. Việc chú trọng vào kênh tuyển dụng này sẽ giúp công ty tiếp cận nguồn nhân lực có chất lượng, dồi dào và đã được tuyển chọn. Ngoài ra nó còn giúp công ty tiết kiệm chi phí về quảng cáo.
Việc chọn kênh đăng tin phù hợp sẽ giúp công ty giảm bớt chi phí, thu hút nguồn nhân lực dồi dào hơn cho công tác tuyển dụng của công ty.
4.5.1.5. Xây dựng phương thức phỏng vấn
Cần sử dụng đa dạng các phương thức phỏng vấn nhằm xác định chính xác năng lực của ứng viên. Có thể sử dụng các phương thức phỏng vấn như: Trắc nghiệm kiến thức, đặt tình huống cho ứng viên xử lý, đàm thoại trực tiếp…
+ Xây dựng các bài kiểm tra trắc nghiệm mẫu với đầy đủ nội dung theo yêu cầu công việc.
+ Chuẩn bị các tình huống cho ứng viên giải quyết nhằm đánh giá khả năng xử lý vấn đề, mức độ nhạy bén của ứng viên.
+ Các mẫu về kiểm tra IQ.
Trong quá trình phỏng vấn cần tìm hiểu về ứng viên về các vấn đề sau: + Tìm hiểu về nhân thân, hoàn cảnh gia đình.
+ Các công ty đã từng làm việc và lý do nghỉ việc.
+ Lý do xin việc vào công ty là gì? Ứng viên đã hiểu biết gì về công ty? + Nguyện vọng khi được tiếp nhận vào công ty là gì?
Công ty cần chuẩn bị hội đồng tuyển dụng, rõ ràng và cụ thể thành phần tham gia phỏng vấn, nhiệm vụ và công việc của từng cá nhân. Khi phỏng vấn: nên liên lạc với ứng viên về thời gian và địa điểm làm việc chính xác.
Các thành phần tham gia phỏng vấn cần ghi chép, tập hợp thông tin và đưa ra nhận xét về ứng viên nhằm làm cơ sở cho giám đốc ra quyết định tuyển dụng
Giám đốc cần tập hợp thông tin thu được từ hội đồng tuyển dụng và cuộc gặp gỡ trực tiếp với các ứng viên nhằm đưa ra quyết định sẽ chọn ứng viên nào? Phòng Nhân sự có trách nhiệm lập thư mời nhân sự được tuyển dụng đến công ty để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của công ty, các công việc cần thực hiện….Thư mời được lập theo biễu mẫu. Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự gửi thông báo không đạt qua biểu mẫu, có thể qua email, hay gọi điện thoại. Điều này cũng góp phần xây dựng hình ảnh đẹp và làm việc chuyên nghiệp của Công ty đến các ứng viên, là cách giúp doanh nghiệp có thể có được nguồn dự trữ khi công việc tuyển dụng sau này cần tuyển gấp, chúng ta có thể liên lạc với các ứng viên này.
Tiếp nhận và thử việc
Sau khi có quyết định tuyển dụng từ Giám đốc, chậm nhất trong thời gian 2 ngày thì bộ phận nhân sự phải gọi điện cho ứng viên để xác nhận thông tin và mời ứng viên đến công ty để làm thủ tục ký hợp đồng thử việc, tránh tình trạng nhân viên chờ quá lâu sẽ có sự chọn lựa khác.
Đối với các trường hợp ký hợp Anh chịnh thức ngay mà không qua thử việc thì phòng nhân sự tổ chức thực hiện hợp Anh chịnh thức ngay. Tuy nhiên trong trường hợp này vẫn cần các công việc: học nội quy, chuyên môn, họp giới thiệu, giao việc, giao tài sản công cụ…theo quy trình đào tạo hội nhập.
Thứ nhất: Chuẩn bị thử việc
Căn cứ hợp đồng thử việc và chương trình thử việc, nhân viên nhân sự phối hợp với các bộ phận khác thực hiện như sau: chuẩn bị các công cụ phương tiện cho nhân viên mới, phối hợp với quản lý của nhân viên để chuẩn bị chương trình thử việc, đào tạo. Bộ phận quản lý nhân viên phải lập chương trình thử việc trước theo mẫu, chuẩn bị các nội dung huấn luyện nội quy, quy chế…
Thứ hai: Giới thiệu nhân sự
Phòng nhân sự phải tổ chức buổi họp giới thiệu nhân viên mới với các nhân viên trong công ty nhằm tạo mối quan hệ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Thành phần tham gia gồm có: nhân viên mới, phòng nhân sự, các nhân viên liên quan, quản lý trực tiếp.
Thứ ba: Phổ biến về nội quy công ty
Nhân viên mới phải trãi qua việc học về các nội quy công ty theo chương trình đào tạo và hội nhập.
Quá trình đào tạo gồm có: nhân viên nhân sự hướng dẫn các loại quy chế, nhân viên tự đọc và tìm hiểu, sau đó nhân viên nhân sự giải thích các nội dung trong quy chế và tổ chức ký biên bản xác nhận đã được phổ biến về nội quy công ty.
Thứ tư: Giao việc
Sau khi học về nội quy, nhân viên nhân sự chuyển bảng mô tả công việc cho nhân viên mới, nhân viên mới có trách nhiệm chuyển cho quản lý trực tiếp.
Quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm giải thích các nội dung trong bảng mô tả công việc, sau đó ký nhận và chuyển trả lại nhân viên. Nhân viên có trách nhiệm trả lại bảng mô tả cho phòng nhân sự (có đầy đủ chữ ký) chậm nhất 3 ngày làm việc tính từ ngày nhận.
Sau khi giải thích bản mô tả công việc, quản lý trực tiếp gửi chương trình thử việc cho nhân viên và giải thích các nội dung trong bảng giao việc sau đó tiến hành ký nhận (Quản lý trực tiếp và nhân viên mỗi người giữ 01 bản). Biên bản giao việc thực hiện theo biểu mẫu.
Quản lý trực tiếp sẽ chịu trách nhiệm huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên theo kế hoạch đào tạo chuyên môn dành cho chức danh đó
Thứ năm: Đánh giá thử việc:
Tối đa trước khi hết thời hạn thử việc 5 ngày (đối với thời gian thử việc 1 tháng), 15 ngày (với thời gian thử việc 2 tháng), quản lý trực tiếp có trách nhiệm nhận xét kết qủa thử việc theo mẫu đánh giá nhân viên mới. Đồng thời cũng có bảng nhân viên thử việc tự đánh giá về công việc, nhằm giúp tìm hiểu một phần được tâm tư nguyện vọng và kiến thức mà nhân viên đã học được, giúp cho việc đánh giá, định hướng công việc đúng đắn ngay từ ban đầu, để tránh tình trạng thuyên chuyển nhiều lần, tốn kém thời gian và chi phí.
Cứ khoảng 03 tháng một lần, công ty nên có bảng câu hỏi nhân viên nhận xét về công ty, về công việc hiện tại, … gửi trực tiếp đến Giám đốc. Vấn đề này sẽ được Giám đốc xem xét và giữ kín, nhằm hiểu được hơn nữa tâm tư nguyện vọng của nhân viên, cũng như đánh giá thêm được nhân viên đang có những vấn
đề như thế nào với Công ty. Từ đó có hướng điều chỉnh kịp thời, nhằm giúp cho