4.4.1. Yếu tố bên ngoài:
* Cạnh tranh thu hút nhân lực của các doanh nghiệp khác
Đây là yếu tố thuộc môi trường kinh doanh của Công ty. Bao gồm: Các đơn vị, tổ chức có cùng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các đối tác làm ăn, các nhà cung cấp, tiêu thụ sản phẩm,… Những đơn vị này có ảnh hưởng một cách gián tiếp đến vấn đề tổ chức quản lý nguồn nhân lực của Công ty như cạnh tranh trong việc thu hút các nhân tài.
Các đơn vị, tổ chức doanh nghiệp ở nước ta hiện nay hầu hết đã nhận thức được vai trò quan trọng của nhân lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vì thế đã đề ra rất nhiều chiến lược thu hút lao động, đặc biệt là lao động giỏi. Như thực trạng tại Công ty TNHH Một thành viên điện cơ hóa chất 15 hiện nay, việc tuyển dụng lao động vẫn chưa đạt 100% kế hoạch do chưa tìm kiếm được nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra, những lao động đáp ứng yêu cầu đã bị các đơn vị cạnh tranh thu hút.
* Các chính sách của Nhà nước
Tất cả những chính sách và các quy định về quản trị nhân lực của Chính Phủ, Luật pháp của Nhà nước có ảnh hưởng rất lớn đến quản trị nhân lực của
Công ty, đặc biệt là Luật Lao động. Các bộ luật này đỏi hỏi Công ty phải quan tâm đến các lợi ích chính đáng của người lao động, trong đó có nhu cầu phát triển nghề nghiệp chuyên môn, nhu cầu thăng tiến… Các bộ luật này cũng ràng buộc những điều khoản sử dụng lao động của Công ty, đòi hỏi Công ty phải thực hiện đúng các quy định về chế độ làm việc, chế độ nghỉ ngơi hợp lý. Các tiêu chuẩn từng loại nhân lực ngoài việc phải đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ công việc còn phải nhất quán với đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, với các tiêu chuẩn về học vấn, tuổi tác, kinh nghiệm… do Nhà nước quy định.
4.4.2. Nhân tố bên trong của Công ty :
* Năng lực tài chính của Công ty:
Đây là yếu tố quan trọng, nó quyết định đến tính chất, ngành nghề sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất kinh doanh cũng như khả năng phát triển của Công ty. Vì vậy, nó tác động đến vấn đề lao động như: số lượng lao động, cơ cấu lao động và thu nhập của người lao động.
Công ty có điều kiện kinh tế, tài chính tương đối thuận lợi. Là một doanh nghiệp Nhà nước, 100% vốn Nhà nước, được Nhà nước quản lý và chỉ đạo sát sao nên sản lượng hàng hóa được giao cho sản xuất hàng năm tương đối ổn định nên Công ty không ngừng phát triển, số lượng lao động được duy trì, lao động được đào tạo nâng cao năng lực, việc làm và thu nhập đều được nâng lên qua mỗi năm.
* Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty:
Ngành nghề sản xuất kinh doanh là một yếu tố tác động trực tiếp đến vấn đề lao động và việc làm. Là một đơn vị được giao sản xuất các sản phẩm phục vụ Quốc phòng và các mặt hàng kinh tế truyền thống. Chỉ tiêu sản xuất Quốc phòng hàng năm được giao với số lượng tương đối ổn định. Tuy nhiên, để tăng thu nhập cho người lao động, Công ty vẫn tiếp tục phải tìm kiếm các hợp đồng hàng kinh tế với số lượng lớn nhằm duy trì đội ngũ nhân lực và tăng thu nhập cho người lao động đảm bảo thu nhập năm sau cao hơn năm trước, và phải cao hơn thu nhập bình quân tại các đơn vị trên địa bàn. Để thực hiện được tiêu chí đó, Công ty đã không ngừng thay đổi chủng loại, mẫu mã, chất lượng các mặt hàng kinh tế để đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
dẫn đến một bộ phận Cán bộ công nhân viên trong Công ty chủ yếu vẫn thực hiện nhiệm vụ của mình thông qua chỉ thị của lãnh đạo mà không có sự tự đánh giá của bản thân, làm việc thụ động, trông chờ vào kế hoạch chỉ tiêu hàng Quốc phòng. Không chủ động, sáng tạo trong quy trình sản xuất các mặt hàng kinh tế mà chỉ dập khuôn, thiếu ý tưởng đề xuất cho Lãnh đạo Công ty dẫn đến một số chất lượng sản phẩm hàng kinh tế còn thấp, sức cạnh tranh trên thị trường chưa cao.
* Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty:
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một yếu tố quan trọng quyết định đến năng suất lao động, điều kiện làm việc và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty đã quan tâm đến việc đầu tư các dây chuyền trang thiết bị, máy móc, phương tiện hiện đại nhằm giảm thiểu độc hại, tăng năng suất lao động và đáp ứng công nghệ tiên tiến trong thời kỳ mới. Tuy nhiên, để đồng bộ với thiết bị hiện đại đòi hỏi trình độ, tay nghề của người lao động phải có trình độ chuyên môn cao, phù hợp với yêu cầu công nghệ hiện đại. Từ đó, công tác huấn luyện, đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực của Công ty cũng cần phải được xem xét, quan tâm một cách toàn diện hơn.
4.5. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY 4.5.1. Nhóm giải pháp thu hút nhân lực 4.5.1. Nhóm giải pháp thu hút nhân lực
Nhóm giải pháp này sẽ giải quyết các nhược điểm và hạn chế của Công ty như: Thứ nhất, công tác tuyển dụng chưa thực sự hiệu quả (chưa đúng ngành nghề phù hợp thực sự với yêu cầu công việc, nhằm tuyển chọn và dần thay thế các đội ngũ thợ kỹ thuật yếu, bộ phận tham mưu chưa hiệu quả, thái độ nhân viên kém ( tuy được đào tạo lại nhưng không có tiến bộ trong quá trình làm việc) Thứ hai, công tác phân tích công việc chưa được quan tâm và điều chỉnh đúng mực.
4.5.1.1. Hoạch định nhân lực
Để có thể chủ động trong các khâu của quản trị nhân lực, công tác hoạch định nhân lực đóng một vai trò quan trọng. Muốn lập được kế hoạch hoạch định nhân sự đầy đủ, Công ty cần triển khai các bước sau:
- Hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ thông tin về từng cá nhân và toàn thể nhân viên trong Công ty, ngoài các thông tin đã có sẵn trong hồ sơ: Tên tuổi, trình độ
chuyên môn, năm công tác,…cần bổ sung cập nhật thường xuyên các thông tin cần thiết khác như: Hoàn cảnh gia đình, nhu cầu đào tạo, các sáng kiến, cải tiến, năng suất…
- Tiến hành phân tích môi trường bên ngoài doanh nghiệp trước khi tiến hành hoạt động dự báo nhu cầu nhân lực.
- Do phương pháp dự báo nhu cầu nhân lực của Công ty chủ yếu dựa vào nhu cầu của từng đơn vị, do vậy tổng Giám đốc Công ty phải thông báo rõ mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch, đưa ra các ràng buộc về tài chính, vốn…b dựa vào đó các đơn vị trực thuộc sẽ dự báo nhu cầu nhân lực của mình.
- Các số liệu cần thiết phục vụ cho việc dự báo nhu cầu nhân lực như: Nhiệm vụ, khối lượng công việc cần phải hoàn thành cho kỳ kế hoạch cần phải được thu thập một cách chính xác và được tiến hành bởi đội ngũ có trình độ cao, giàu kinh nghiệm.
- Thực hiện dự báo nhu cầu lao động, tạo điều kiện chủ động trong việc hoạch định, thu hút lao động trên thị trường, đảm bảo cung cấp đủ lao động trong mỗi giai đoạn phát triển của Công ty.
4.5.1.2. Tổ chức phân tích công việc
Công tác phân tích công việc được Công ty tiến hành tương đối tốt, tuy nhiên một số công việc của nhóm nhân viên văn phòng chưa được Công ty phân tích. Do vậy, trong thời gian tới Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 nên phân tích và xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí nhân viên văn phòng,…
Để tiến hành phân tích công việc, cần phải có sự phối hợp giữa trưởng bộ phận và cả chính nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trước hết các nhân viên phòng nhân sự sẽ thông tin về các vị trí chức danh bằng phương pháp phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi và bảng phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức đối với công việc, trách nhiệm thực hiện và phát triển các dự án, khả năng giám sát, trách nhiệm trong công việc, việc thực thi và phát triển các chính sách của Công ty. Sau đó tiến hành phỏng vấn và quan sát nhân viên đang đảm nhận chức vụ đó để lấy thêm thông tin thực tế mà các Giám đốc, trưởng bộ phận chưa cung cấp, yêu cầu đặt ra trong quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trên sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
Bảng mô tả công việc còn sơ sài và chưa có bảng tiêu chuẩn công việc nên Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 cần phải điều chỉnh, thiết lập các bảng mô tả công việc và xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc cho tất cả các nhân viên.
* Bảng mô tả công việc
Tất cả bảng mô tả công việc của Công ty hiện tại chỉ dừng lại việc liệt kê yêu cầu, quyền hạn, trách nhiệm của các vị trí mà chưa được cập nhật thông tin một cách kịp thời. Do vậy, Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 phải xây dựng lại các bảng mô tả công việc cho các vị trí và phải cập nhật thường xuyên thông tin cho các bảng mô tả công việc này. Việc cập nhật thông tin cho phép biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc.
Những thông tin cần thu thập như: Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên, thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện cần có, thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật, thông tin về các tiêu chuẩn trong thực hiện công việc.
Để có các bảng mô tả công việc thể hiện đầy đủ các yếu tố trên thì phân tích công việc phải chính xác và được thực hiện một cách thường xuyên.
* Bảng tiêu chuẩn công việc
Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ - Hoá chất 15 cần tiến hành xây dựng các bảng tiêu chuẩn công việc đi kèm với từng bảng mô tả công việc, trong bảng tiêu chuẩn công việc phải nêu lên được các yếu tố: Bản chất của công việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, các cơ hội thăng thưởng và các tiêu chuẩn của nhân viên như: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, tuổi tác, thể lực, đặc điểm cá nhân. Yêu cầu quan trọng đối với việc xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc ra khỏi người đang làm công việc đó.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến các cán bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể, chính xác.
Mẫu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho chức danh Trưởng phòng Tổ chức lao động được trình bày ở Phụ lục 1.
Để bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc trên phát huy hiệu quả thì ngoài việc phân tích chính xác, độ tin cậy cao, cần nêu rõ các công việc hay yêu cầu thực hiện trong tương lai, đồng thời sử dụng nó làm các công cụ đánh giá thành tích, tuyển dụng, đào tạo, thuyên chuyển hay đề bạt…
4.5.1.3. Công tác tuyển dụng nhân sự
Căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể trong từng giai đoạn, kết quả của hoạt động phân tích công việc và nhu cầu lao động của các đơn vị để xác định một cách chính xác về số lượng lao động và các vị trí cần tuyển để tiến hành tuyển dụng nhân viên cho sát với thực tế cần tuyển dụng.
- Tuyển chọn lao động có trình độ chuyên môn cao, có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, phù hợp với chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
- Để duy trì lực lượng lao động, Công ty cần đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng bên ngoài, đặc biệt là tuyển dụng những trường hợp có tay nghề cao đã có thâm niên hoặc kinh nghiệm công tác. Hạn chế tuyển con em, bạn bè người thân mới ra trường của người lao động trong doanh nghiệp.
- Đối với việc tuyển dụng nhân sự vào các phân xưởng trực tiếp sản xuất thì Công ty nên liên hệ trực tiếp với các trung tâm dạy nghề, các trường đào tạo để tuyển chọn học viên có học lực và tay nghề tốt phù hợp với công việc.
- Thông qua website chính thức của Công ty và thông qua các trung tâm giới thiệu và tư vấn việc làm để thu hút người lao động có nguyện vọng làm việc cho Công ty tham gia dự tuyển.
- Tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên, sau khi đã có một vài bước kiểm tra ban đầu, nhằm tuyển chọn chính xác, đúng người, đúng việc.
- Khi tuyển chọn lao động cần lưu ý nghiên cứu kỹ hồ sơ, sở trường, sở đoản để tránh được sai sót trong việc bố trí nhân lực tại các vị trí sau khi tuyển dụng.
4.5.1.4. Chọn kênh thu hút ứng viên
Có rất nhiều kênh thu hút ứng viên như: Đăng tin tuyển dụng trên báo, internet, các trung tâm giới thiệu việc làm, gửi thông báo đến các trường đại học hay có thể thuê các công ty săn đầu người… Tùy thuộc loại hình lao động cần tuyển dụng mà công ty chọn kênh thu hút ứng viên phù hợp.
Thí dụ: Với đối tượng tuyển dụng là công nhân và với số lượng ít ta có thể chọn kênh tuyển dụng thông qua mối quan hệ nội bộ giới thiệu hay thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm tại địa phượng. Hay với đối tượng tuyển dụng là các kỹ sư hay nhân viên văn phòng có yêu cầu về bằng cấp cao hơn nên chọn kênh tuyển dụng là đăng tin trên các báo đài hay trên mạng internet…
Công ty có thể tuyển dụng qua sự gửi gắm từ người quen nhưng phải đảm bảo quá trình phỏng vấn khách quan, tuyển được người có đủ khả năng và phù hợp công việc, tránh tình trạng thiếu công bằng, gây mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài ra, công ty cần phát triển kênh tuyển dụng trực tiếp từ các trường đại học, cao đẳng hay các trung tâm dạy nghề. Công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan trên bằng cách như: tài trợ tổ chức các chương trình hướng nghiệp, cấp học bổng cho các sinh viên có hoàn cảnh khó khăn nhưng kết quả học tập khá giỏi với cam kết khi hoàn thành khóa học sẽ phục vụ cho công ty trong thời gian nhất định…Và khi có nhu cầu về nhân lực công ty nên chủ động liên hệ đến các cơ quan này nhờ giới thiệu những ứng viên phù hợp. Việc chú trọng vào kênh tuyển dụng này sẽ giúp công ty tiếp cận nguồn nhân lực có chất lượng, dồi dào và đã được tuyển chọn. Ngoài ra nó còn giúp công ty tiết kiệm chi phí về quảng cáo.
Việc chọn kênh đăng tin phù hợp sẽ giúp công ty giảm bớt chi phí, thu hút nguồn nhân lực dồi dào hơn cho công tác tuyển dụng của công ty.
4.5.1.5. Xây dựng phương thức phỏng vấn
Cần sử dụng đa dạng các phương thức phỏng vấn nhằm xác định chính xác năng lực của ứng viên. Có thể sử dụng các phương thức phỏng vấn như: Trắc nghiệm kiến thức, đặt tình huống cho ứng viên xử lý, đàm thoại trực tiếp…
+ Xây dựng các bài kiểm tra trắc nghiệm mẫu với đầy đủ nội dung theo yêu cầu công việc.
+ Chuẩn bị các tình huống cho ứng viên giải quyết nhằm đánh giá khả năng xử lý vấn đề, mức độ nhạy bén của ứng viên.
+ Các mẫu về kiểm tra IQ.
Trong quá trình phỏng vấn cần tìm hiểu về ứng viên về các vấn đề sau: + Tìm hiểu về nhân thân, hoàn cảnh gia đình.
+ Các công ty đã từng làm việc và lý do nghỉ việc.