4.2.1. Công tác hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực tại Công ty phụ thuộc vào nhu cầu của các bộ phận trong Công ty, với mỗi bộ phận Công ty sẽ tiến hành phân tích nhu cầu lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch, so sánh với tình hình khả năng lao động hiện tại của Công ty, từ đó đưa ra các chỉ tiêu, số lượng lao động cần phải tuyển chọn.
Hàng năm căn cứ vào nhu cầu lao động của các xí nghiệp trực thuộc và các phòng ban do Giám đốc các xí nghiệp trực thuộc và các trưởng phòng đề xuất, phòng Tổ chức lao động tiến hành xây dựng các phương án quy hoạch, các kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn lao động theo nhu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Để có một đội ngũ lao động có chất lượng, đáp ứng nhu cầu sản xuất và phát triển của Công ty, công tác hoạch định nhân lực sẽ được tiến hành với sự tham gia của các bộ phận từ cấp lãnh đạo, đến các phòng ban, phân xưởng, đội thi công. Phòng Tổ chức lao động tiến hành theo dõi quản lý chất lượng, năng lực công tác của cán bộ công nhân viên đề xuất với Tổng Giám đốc Công ty ra quyết định đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, bố trí sắp xếp điều động CBNV trong Công ty.
Tuy nhiên công tác hoạch định nhân lực tại Công ty chủ yếu là mới chỉ dừng lại về mặt số lượng, sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự và các khâu khác trong Công ty như kinh doanh, sản xuất, đầu tư chưa được tốt nên chi phí phát sinh nhu cầu nhân sự thì Phòng Tổ chức lao động hoàn toàn bị động; Công tác hoạch định nhân lực trong Công ty cần phải được thực hiện bài bản hơn và chi tiết hơn để Công ty có một chiến lược nhân sự rõ ràng để có thể ứng phó với những thay đổi trong tương lai.
- Các hoạt động của công tác hoạch định nhân lực đều được xây dựng và thực hiện căn cứ vào tình hình lao động thực tế tại mỗi đơn vị trực thuộc.
- Công tác hoạch định nhân lực của Công ty chưa có chiến lược, dự báo lâu dài cho nguồn nhân lực.
- Hoạt động dự báo nhu cầu nhân lực của Công ty trong công tác hoạch định nhân lực chưa đề cập đến việc phân tích môi trường bên ngoài của doanh nghiệp.
4.2.2. Phân tích công việc
Trong những năm qua Công ty TNHH một thành viên Điện Cơ Hoá chất 15 luôn nỗ lực tiến hành thu thập các dữ liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới công việc, đồng thời xác định các nhiệm vụ cụ thể thuộc phạm vi từng công việc, cũng như những yêu cầu về kiến thức kỹ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để hoàn thành công việc. Từ đó tiến hành xây dựng bản mô tả công việc phù hợp cho từng công việc và từng quy trình sản xuất ở các xí nghiệp trực thuộc.
Bản mô tả công việc cho một số công việc điển hình của Công ty:
Đối với Giám đốc xí nghiệp:
* Yêu cầu:
- Có năng lực tổ chức quản lý điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp có hiệu quả.
- Có trình độ đại học và kiến thức hóa nổ (được đào tạo cấp chứng chỉ theo quy định).
- Đảm bảo thu nhập và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
* Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Sắp xếp tổ chức nhân sự và tổ chức sản xuất của xí nghiệp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh.
- Tiếp thị tìm kiếm việc làm đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ nhân viên. - Lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm.
- Quản lý và khai thác có hiệu quả tài sản của Công ty giao cho xí nghiệp đảm bảo thu nhập ổn định cho CBNV.
* Kiến thức:
- Trình độ chuyên môn: Kỹ sư, cử nhân kinh tế, chứng chỉ hóa nổ. - Trình độ chính trị: Trung cấp lý luận chính trị.
- Tin học: Hiểu biết sử dụng tốt tin học văn phòng. * Quyền hạn:
- Được quyền đình chỉ cán bộ, công nhân vi phạm kỷ luật lao động, an toàn lao động sau đó báo cáo Giám đốc Công ty.
- Được quyền đề nghị Giám đốc Công ty khen thưởng hoặc kỷ luật đối với cán bộ, CNV trong Công ty.
Đối với Phó Giám đốc xí nghiệp:
* Yêu cầu:
- Có năng lực hiểu biết và quản lý điều hành các thiết bị, chỉ đạo các hoạt động dịch vụ theo điều lệ của tổ chức và quy chế hoạt động tài chính.
* Trách nhiệm:
- Phụ trách, quản lý thiết bị và khu dịch vụ, công tác đảng, công tác an toàn lao động của xí nghiệp.
- Quản lý và điều hành dịch vụ sửa chữa và công tác duy trì bảo dưỡng thiết bị của xí nghiệp.
- Theo dõi và quản lý số lượng chất lượng và năng lực của CBCNV. * Quyền hạn:
- Được quyền đình chỉ cán bộ, công nhân vi phạm kỷ luật an toàn lao động sau đó báo cáo Giám đốc Công ty.
- Được quyền đề nghị Giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
* Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Kỹ sư, cử nhân kinh tế. - Tin học: Sử dụng tốt tin học văn phòng.
* Yêu cầu:
- Có năng lực hiểu biết và quản lý điều hành các thiết bị, chỉ đạo các hoạt động của phân xưởng theo chức đặc thù của từng phân xưởng.
* Trách nhiệm:
- Phụ trách, quản lý chỉ đạo chung toàn bộ hệ thống thiết bị, Nhà xưởng, công tác an toàn lao động của xí nghiệp.
* Quyền hạn:
- Được quyền đình chỉ cán bộ, công nhân vi phạm kỷ luật an toàn lao động sau đó báo cáo Giám đốc Công ty.
- Được quyền đề nghị Giám đốc khen thưởng hoặc kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
* Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Kỹ sư, cử nhân kinh tế. - Tin học: Sử dụng tốt tin học văn phòng.
Đối với Tổ trưởng sản xuất:
* Yêu cầu: Hoàn thành nhiệm vụ được phân công * Trách nhiệm:
- Sắp xếp bố trí nhân lực của tổ hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm.
- Thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở cán bộ nhân viên thực hiện các biện pháp an toàn, trang bị bảo hộ lao động, đã được chuẩn bị và giáo dục ý thức bảo quản để đảm bảo niên hạn sử dụng sản phẩm.
- Bảo quản các thiết bị vật tư, vật liệu dụng cụ đồ nghề và các tài sản được giao cho tổ.
- Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất hàng tháng. Chấm công làm cơ sở phân phối tiền lương, phân phối các chế độ cho tổ viên trong tổ đảm bảo công bằng hợp lý.
* Quyền hạn:
- Quản lý các thiết bị đồ nghề của tổ.
cấp trên khen thưởng và kỷ luật các tổ viên trong tổ.
* Trình độ: Nắm vững trình độ chuyên môn nghiệp vụ tổ chức sản xuất của tổ.
Đối với Công nhân vận hành máy móc thiết bị:
* Yêu cầu:
- Phải là công nhân thợ có tay nghề theo yêu cầu của từng chặng công việc, nắm bắt được quy trình vận hành máy máy móc thiết bị.
- Có kỹ năng kiến thức và được đào tạo hiểu biết về quy trình công nghệ. * Nhiệm vụ:
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất, thi công theo kế hoạch được tổ trưởng sản xuất và cán bộ kỹ thuật giao.
- Đảm bảo công tác vận hành máy máy móc thiết bị theo quy trình quy phạm.
* Trách nhiệm:
- Đảm bảo vận hành sản xuất đúng tiến độ, đủ số lượng.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng cấp phối đã được bàn giao và chỉ đạo của cán bộ kỹ thuật.
- Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. * Quyền hạn:
- Làm việc tại nơi, tổ được phân công.
- Làm đúng yêu cầu kỹ thuật, đủ về số lượng sản phẩm theo giấy giao việc của cán bộ kỹ thuật và tổ trưởng sản xuất.
- Được làm việc trong mặt bằng đảm bảo an toàn lao động.
- Công ty luôn chú trọng tới công tác quản lý chất lượng và năng lực công tác của cán bộ công nhân viên do vậy ban lãnh đạo Công ty luôn có đầy đủ thông tin về người lao động, từ đó việc đề bạt, bổ nhiệm sắp xếp và điều động cán bộ được tiến hành một cách kịp thời.
- Việc thu thập và đánh giá những thông tin quan trọng có liên quan tới công việc được tiến hành một cách khoa học và bài bản.
không có tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cụ thể, do vậy, việc xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí này còn gặp nhiều khó khăn.
4.2.3. Tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng lao động nhằm bổ sung, thay thế nhân lực đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai. Khi có nhu cầu tuyển dụng lao động thủ trưởng các đơn vị lập kế hoạch tuyển dụng gửi về Công ty (Phòng Tổ chức lao động) bằng văn bản nêu rõ nhu cầu về trình độ, nghề nghiệp, giới tính…
Tiêu chuẩn tuyển chọn:
- Để đạt được mục tiêu chiến lược và giải quyết các vấn đề còn tồn tại về nhân sự trong Công ty thì không thể thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn. Do vậy để thực hiện được các mục tiêu, Công ty đã đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể để tuyển chọn cho Công ty một đội ngũ công nhân lao động, cán bộ quản lý đạt yêu cầu đề ra nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ.
* Đối với lao động trực tiếp: - Trình độ văn hóa tối thiểu 9/12.
- Sức khỏe: Khỏe mạnh, không có bệnh theo tiêu chuẩn qua kiểm tra sức khỏe tại bệnh viện.
- Tuổi từ 18-25, xác định dựa vào chứng minh nhân dân.
- Ưu tiên chọn con em của cán bộ công nhân viên trong Công ty trước nhưng phải đạt được các tiêu chuẩn trên, rồi mới tuyển chọn bên ngoài.
* Đối với cán bộ nghiệp vụ:
- Trình độ: Theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí công việc.
- Sức khỏe: Không bệnh tật, các chỉ tiêu về cân nặng, chiều cao có thể linh động.
- Bắt buộc có chứng chỉ về chuyên môn công tác của từng chức vụ cụ thể như: Kế toán, thống kế, nhân viên phòng nhân sự,…
Các bước xét tuyển
- Lý lịch rõ ràng, có xác nhận của địa phương (hộ khẩu thường trú) hoặc xác nhận của cơ sở đào tạo nghề.
- Đơn xin làm việc. - Bản sao giấy khai sinh.
- Giấy khám sức khỏe (của trung tâm y tế, bệnh viện huyện trở lên) trong thời hạn sáu tháng.
- Văn bằng chứng chỉ (bản công chứng) chuyên môn nghiệp vụ.
Bước 2: Đối tượng dự tuyển phải qua sát hạch (tùy theo yêu cầu kiểm tra). - Kiểm tra hồ sơ (phòng Tổ chức lao động).
- Kiểm tra, phỏng vấn lần 1 về trình độ chuyên môn, tay nghề và khả năng giao dịch, được kiểm tra theo các lĩnh vực chuyên môn do Phòng Tổ chức lao động đề nghị phối hợp với Phòng Cơ Điện, Kỹ thuật… .
+ Đối với công nhân: Phỏng vấn lần 1 đạt, hẹn ngày khám sức khỏe trực tiếp tại Quân Y của đơn vị, nếu kiểm tra lần 1 không đạt sẽ loại luôn hồ sơ. Nếu kiểm tra sức khỏe không đạt sẽ bị loại.
+ Đối với nhân viên văn phòng: Phỏng vấn lần 1 đạt, hẹn ngày khám sức khỏe trực tiếp tại Quân y đơn vị, nếu đạt sức khỏe sẽ chuyển hồ sơ để chuẩn bị phỏng vấn lần 2, nếu không đạt thì lưu hồ sơ.
- Những tổ chức cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm tra, phỏng vấn yêu cầu phải có đủ trình độ theo từng lĩnh vực.
Bước 3:
Các bộ phận có yêu cầu tuyển dụng sẽ phỏng vấn tiếp (do trưởng phòng hoặc phó phòng, trưởng đơn vị hoặc phó đơn vị).
Bước 4:
- Người trúng tuyển lấy từ cao xuống thấp và được bố trí vào làm việc tại Công ty phải trải qua thời gian thử việc là từ một đến ba tháng (tùy theo từng lĩnh vực).
- Hết thời gian thử việc cá nhân viết bản thu hoạch.
- Có ý kiến đánh giá của người chuyên môn thuộc lĩnh vực đó và người sử dụng lao động, và đề nghị tổng Giám đốc Công ty xem xét hợp đồng lao động có thời hạn từ một đến ba năm hoặc không xác định thời hạn.
* Đối với việc tuyển dụng cán bộ kỹ thuật:
Tiêu chuẩn tuyển chọn: Phải có bằng trung cấp nghề trở lên, phải có trình độ Đại học hoặc trên đại học, có sức khỏe tốt.
Nguồn tuyển chọn: Ưu tiên đối tượng là gia đình, con em cán bộ công nhân viên, nếu thiếu mới thu nhận từ bên ngoài (thông qua hình thức: dán thông báo tuyển dụng bên ngoài Công ty, qua trung tâm giới thiệu việc làm, đăng báo tuyển dụng, liên hệ với các trường đại học, cao đẳng hoặc qua giới thiệu bạn bè, đồng nghiệp).
Các bước xét tuyển:
Bước 1: Ứng viên nộp hồ sơ vào Phòng Tổ chức lao động, hồ sơ phải bao gồm đầy đủ giấy tờ mà Công ty yêu cầu.
Bước 2: Kiểm tra, sát hạch:
Kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đạt sẽ tiến hành kiểm tra, phỏng vấn lần 1. Kiểm tra, phỏng vấn đối với cán bộ kỹ thuật bao gồm: kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng thực hành trên máy,… Các cán bộ kiểm tra, phỏng vấn là những người có năng lực, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao.
Bước 3: Những ứng viên đạt ở vòng kiểm tra phỏng vấn lần 1 sẽ được phỏng vấn lần 2, lần phỏng vấn này sẽ do trưởng phòng, hoặc phó phòng kỹ thuật, Phó Giám đốc kỹ thuật phòng vấn. Yêu cầu của lần kiểm tra này là kiểm tra khả năng giao tiếp, khả năng thực hành trên máy móc, thiết bị, dây chuyền… phù hợp với từng vị trí công việc.
Bước 4: Sau khi trúng tuyển, ứng viên sẽ được thử việc 1 tháng, nếu đạt Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động ngắn hạn, sau 1 năm ký hợp đồng ngắn hạn nếu đáp ứng sẽ được ký hợp đồng dài hạn tiến tới chuyển chế độ công nhân Quốc phòng, Quân nhân chuyên nghiệp….
Để đáp ứng nhu cầu lao động nhằm phát triển sản xuất kinh doanh, hằng năm Công ty đều tiến hành tuyển dụng, cụ thể:
Bảng 4.2. Biến động nhân lực qua các năm 2012 - 2016
Chỉ tiêu 2012 2014 2016
1. Lao động nghỉ việc
(nghỉ chế độ, thôi việc) 42 50 49
Trong đó - Gián tiếp 5 8 6
- Trực tiếp 37 42 43
2. Số lao động tuyển thêm 48 46 45
Trong đó - Gián tiếp 4 9 5
- Trực tiếp 44 37 40
Nguồn: Phòng Tổ chức lao động Nhìn vào bảng 4.2 cho thấy, số lao động nghỉ chế độ, thôi việc năm 2012 là 42 người (trong đó gián tiếp 5 và lao động trực tiếp 37) trong khi đó số lượng tuyển thêm là 48, tăng 6 người chủ yếu tăng ở lực lượng lao động trực tiếp, còn lại gián tiếp tuyển thêm lại giảm 1 người cho thấy mục tiêu của Công ty là giảm bớt bộ máy gián tiếp và tuyển bổ sung một số ngành nghề còn thiếu như sửa chữa, thợ cơ khí…
Năm 2014, số lao động nghỉ việc là 50 (gián tiếp 8, trực tiếp 42) sau đó tuyển thêm chỉ có 46 người, trong đó ngoài tuyển đủ số lượng để bù vào các vị trí