HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
5.2.2.3 Loại tài khoản nghiệp vụ
Chương V: Hệ thống tài khoản kế toán Hai loại tài khoản nêu trên chưa thực hiện được công việc xử lý thông tin liên quan đến đối tượng kế toán là quá trình kinh doanh. Đó là quá trình phát sinh doanh thu (thu nhập), chi phí và hình thành nên lợi nhuận của doanh nghiệp. Các đối tượng này phát sinh thường xuyên, có yêu cầu xử lý thông tin rất đa dang do đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp và do nhu cầu thông tin của quản lý. Điều này đặt ra yêu cầu phải thiết kế những tài khoản có công dụng tập hợp số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kinh doanh, sau đó sử dụng các biện pháp có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật để xử lý số liệu theo yêu cầu của quản lý. Những tài khoản như vậy được gọi là những tài khoản nghiệp vụ. Căn cứ vào công dụng cụ thể và kết cấu, loại tài khoản này được chia thành các nhóm sau:
- Nhóm tài khoản phân phối chi phí: nhóm tài khoản này dùng để tập hợp chi phí rồi kết chuyển, phân bổ cho các đối tượng sử dụng có liên quan theo những mục đích riêng. Thuộc nhóm này có các tài khoản sau:
+ Các tài khoản tập hợp phân phối: Quá trình kinh doanh ở mỗi đơn vị phát sinh nhiều loại chi phí có tính chất và mục đích khác nhau nên cần có những tài khoản tập hợp chi phí theo một đặc trưng nào đó, rồi kết chuyển hay phân bổ cho các đối tượng có liên quan. Ở Việt Nam, những tài khoản thuộc nhóm này được thiết kế theo công dụng kinh tế cuả chi phí. Chẳng hạn, tùy thuộc vào công dụng của chi phí trong giai đoạn sản xuất mà chi phí được tập hợp vào các tài khoản như: TK Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; TK Chi phí nhân công trực tiếp, TK Chi phí sản xuất chung. Các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của toàn doanh nghiệp được tập hợp vào TK Chi phí quản lý doanh nghiệp…Bằng cách theo dõi các chi phí theo từng nhóm công dụng, số liệu trên những tài khoản này không những đáp ứng được nhu cầu riêng của quản lý mà còn phục vụ quá trình xử lý thông tin trong quy trình kế toán ở đơn vị được thuận lợi hơn. Các tài khoản thuộc nhóm này có kết cấu như sau:
Nợ Các tài khoản tập hợp phân phối Có - Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ - Kết chuyển chi phí cho các đối tượng có
liên quan
Các chi phí phát sinh trong kỳ được tập hợp, đến cuối kỳ được kết chuyển hay phân bổ hết nên không có số dư cuối kỳ.
+ Các tài khoản phân phân phối theo dự toán: Trong thực tế có những khoản chi phí phát sinh một lần rất lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ kế toán nên cần được phân bổ dần; hoặc cũng có những khoản chi phí được dự kiến sẽ phát sinh vào một lúc nào đó với giá trị khá lớn và cũng liên quan đến nhiều kỳ nên cũng có thể tiến hành trích trước cho từng kỳ để tính vào chi phí. Việc trích trước và phân bổ dần nhằm để tránh sự biến động bất hợp lý của chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, tôn trọng nguyên tắc phù hợp.
Nhóm tài khoản phân phối theo dự toán được dùng để phản ánh chi phí phân bổ dần và chi phí trích trước như trên. Thuộc nhóm này có TK Chi phí trả trước và TK Chi phí phải trả:
* TK Chi phí trả trước: dùng để phản ánh những chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến lợi ích của nhiều kỳ kinh doanh, cần được phân bổ dần theo dự kiến vào chi phí sản xuất kinh doanh trong các kỳ. Ví dụ: công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dài nên cần khi xuất dùng cần phân bổ cho nhiều kỳ kinh doanh; tiền GV: Trần Thị Thu Trâm – Phạm Thị Mai Quyên Trang 66
Chương V: Hệ thống tài khoản kế toán thuê nhà xưởng của nhiều kỳ đã trả trước cũng phải được phân bổ theo thời gian thuê…Kết cấu của tài khoản này như sau:
Nợ TK Chi phí trả trước Có SDĐK: Chi phí trả trước chưa phân bổ hết
lúc đầu kỳ
SPS: Tập hợp chi phí trả trước phát sinh
trong kỳ SPS: Phân bổ chi phí trả trước theo kê hoạch trong kỳ SDCK: Chi phí trả trước còn cuối kỳ
* TK Chi phí phải trả: dùng để phản ánh những khoản chi phí dự kiến sẽ phát sinh, liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh và được tính trước vào các đối tượng trong các kỳ có liên quan theo kế hoạch, như: trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, trích trước lương nghỉ phép của công nhân…Kết cấu của tài khoản này như sau:
Nợ TK Chi phí phải trả Có SDĐK: Chi phí phải trả còn đầu kỳ
SPS: Các chi phí phải trả thực tế phát sinh
trong kỳ SPS: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan
SDCK: Khoản đã trích trước còn cuối kỳ
- Nhóm tài khoản tính giá thành: Nhóm tài khoản này bao gồm các tài khoản được dùng để tập hợp hoặc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, lao vụ hoàn thanh như thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất hay công trình, dự án…Điển hình của nhóm tài khoản này trong kế toán Việt Nam là TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, TK Xây dựng cơ bản dở dang, TK Giá thành sản xuất. Có thể minh họa kết cấu của TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang như sau:
Nợ TK Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có SDĐK: Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ
SPS: Tập hợp chi phí sx phát sinh trong
kỳ SPS: Giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành
SDCK: Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ
- Nhóm tài khoản theo dõi và kết chuyển doanh thu, thu nhập. Tương tự như chi phí, doanh thu của đơn vị cũng phát sinh thường xuyên. Mặc dù về bản chất, doanh thu (thu nhập) làm tăng vốn chủ sở hữu; nhưng việc hình thành riêng những tài khoản thuộc nhóm này vừa có tác dụng thông tin về tình hình bán hàng, cung cấp dịch vụ của đơn vị, vừa có tác dụng tổng hợp dữ liệu để xác định lợi nhuận vào cuối kỳ kế toán. Thuộc nhóm này có các tài khoản: TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK Doanh thu hoạt động tài chính, TK Thu nhập khác…Kết cấu chung của nhóm tài khoản này như sau:
Chương V: Hệ thống tài khoản kế toán Nợ Nhóm TK Doanh thu, thu nhập Có - Các khoản giảm trừ doanh thu, thu nhập - Doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt
động tài chính, thu nhập khác - Kết chuyển doanh thu, thu nhập thuần
Doanh thu (thu nhập) tập hợp được, cuối kỳ được kết chuyển để xác định lợi nhuận nên nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Thuộc nhóm này còn có các khoản theo dõi và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu như TK Giảm giá hàng bán, TK Chiết khấu thương mại, TK Hàng bán bị trả lại. Những tài khoản này phát sinh làm giảm doanh thu của đơn vị, do vậy, kết cấu của những tài khoản này ngược với kết cấu của các tài khoản phản ánh doanh thu (thu nhập).
- Nhóm tài khoản so sánh. Nhóm tài khoản này dùng để tập hợp hai đối tượng khác nhau về một hoạt động, sau đó so sánh hai đại lượng được tập hợp ở hai bên Nợ và Có của tài khoản để xác định kết quả hoạt động đó. Chẳng hạn, tập hợp doanh thu và chi phí của hoạt động kinh doanh vào hai bên Nợ và Có của TK xác định kết quả kinh doanh, sau đó so sánh, xác định được kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản điển hình của nhóm tài khoản này trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam hiện nay là TK Xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh Có - Kết chuyển chi phí dùng để xác định kết
quả kinh doanh
- Kết chuyển doanh thu, thu nhập thuần - Kết chuyển lãi (nếu tổng doanh thu, thu
nhập lớn hơn tổng chi phí) - Kết chuyển lỗ (nếu tổng chi phí lớn hơn tổng doanh thu, thu nhập Tài khoản này cũng không có số dư cuối kỳ
Tóm lại, phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu giúp cho việc nhận biết công dụng và kết cấu của từng tài khoản, tạo thuận lợi cho việc sử dụng và ghi chép vào tài khoản cũng như việc sử dụng thông tin trên tài khoản được đúng đắn.
5.2.3 Phân loại tài khoản theo mức độ phản ánh đối tượng kế toán trên tài khoản. - Đặc trưng về mức độ phản ánh trên tài khoản. Mỗi tài khoản phản ánh một