PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI KÉP
4.1SỰ CẦN THIẾT CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN VÀ GHI KÉP
Qua nghiên cứu chương 2 ta thấy: đặc điểm đối tượng kế toán vừa có tính hai mặt, tính vận động, tính đa dạng, vừa có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tính vận động của đối tượng kế toán được biểu hiện qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế này diễn ra thường xuyên và được ghi chép phản ánh lại một cách kịp thời đầy đủ qua chứng từ kế toán. Như vậy, với phương pháp chứng từ kế toán chứng ta biết được thông tin về sự hình thành nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tình trạng và sự vận động của đối tượng kế toán. Tuy nhiên, các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phát sinh rất nhiều, do đó số lượng chứng từ rất lớn và khác nhau vềđối tượng phản ánh, về thời gian, địa điểm và quy mô của nghiệp vụ. Hơn nữa, chứng từ chỉ là hình thức sao chụp lại nghiệp vụ kinh tế, nghĩa là mới cung cấp thông tin ban đầu một cách riêng lẽ. Trong khi đó, yêu cầu quản lý luôn cần những thông tin mang tính tổng hợp về tình hình từng loại tài sản, nguồn vốn và từng quá trình kinh doanh để thực hiện sự giám sát và phản ánh chặt chẽ tình hình biến động của từng đối tượng kế toán tại đơn vị.
Mặt khác, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán với nhau. Bản thân phương pháp chứng từ không thể hiện được điều này.
Ví dụ: Doanh nghiệp chi tiền mặt mua nguyên vật liệu nhập kho trị giá 1.800.000đ. Nghiệp vụ này làm tiền mặt (tài sản) của doanh nghiệp giảm đi 1.800.000đ và nguyên vật liệu (tài sản) tăng 1.800.000đ. Như vậy, sự biến động của tiền mặt và nguyên vật liệu có mối quan hệ với nhau.
Với phương pháp chứng từ, kế toán sẽ lập một phiếu chi để chứng minh cho việc chi tiền, lập một phiếu nhập kho để chứng minh cho việc nguyên vật liệu đã nhập kho. Tự bản thân hai chứng từ này chỉ sao chụp lại nghiệp vụ kinh tế, chưa phản ánh được mối quan hệ biến động giữa nguyên vật liệu và tiền mặt. Do đó chưa phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, kiểm tra sự biến động của tài sản. Trong khi đó, yêu cầu quản lý rất cần những thông tin tổng hợp về từng đối tượng kế toán cụ thể và sự biến động của mỗi đối tượng kế toán phải được xem xét trong mối quan hệ biến động với đối tượng kế toán khác.
Từ những vấn đề trên và yêu cầu của việc quản lý các đối tượng kế toán đã đặt ra cho kế toán là: phải xây dựng một phương pháp xử lý thông tin có khả năng tổng hợp, phản ánh được thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại đối tượng kế toán, cũng như mối quan hệ chặt chẽ giữa các đối tượng kế toán. Đó chính là phương pháp tài khoản và ghi kép.
Phương pháp tài khoản và ghi kép là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái, sự biến động và mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán theo từng loại đối tượng (từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng quá trình hoạt động kinh doanh) được thể hiện qua mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách liên tục và có hệ thống.
Phương pháp tài khoản và ghi kép được cấu thành bởi hai yếu tố: tài khoản kế toán và các quan hệđối ứng tài khoản.