3.1. Cơ sở hình thành, nội dung và ý nghĩa của phương pháp chứng từ.
3.1.1. Cơ sở hình thành.
Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính được thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế.
Nghiệp vụ kinh tế là khái niệm được dùng trong kế toán để chỉ sự thay đổi về nhiều đối tượng kế toán ít nhấtt là hai đối tượng kế toán cụ thể cần được theo dõi, tính toán và ghi chép. Ví dụ: mua nguyên vật liệu, tài sản cố định, thanh toán tiền mua hàng, thanh toán tiền nợ… Số lượng và qui mô các nghiệp vụ kinh tế là khác nhau giữa các đơn vị kế toán tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và đặc điểm kinh doanh của đơn vị đó.
Trong chương 1, chúng ta biết kế toán thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra quá trình hình thành và vận động của tài sản. Mà sự vận động của tài sản được thể hiện thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, để có thể thực hiện chức năng này, kế toán cần theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế ngay từ khi phát sinh. Điều đó đặt ra cho kế toán nhiệm vụ là phải có một phương pháp kế toán để có thể ghi nhận được ngay các thông tin về đối tượng kế toán được thể hiện thông qua các nghiệp vụ kinh tế. Hay nói cách khác, phương pháp kế toán đó phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với sự biến động của đối tượng kế toán.
Trong chương 2, chúng ta biết các đối tượng kế toán luôn vận động và giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chính sự vận động của các đối tượng kế toán đã ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, trách nhiệm cá nhân và tập thể có liên quan. Những thông tin này rất được các cấp quản lý tại doanh nghiệp quan tâm. Do đó cần phải có một phương thức ghi nhận thông tin về tình trạng và sự biến động của các đối tượng kế toán liên quan khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua đó, xác định được trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.
Từ những lý do trên, cần phải xây dựng một phương pháp thu thập thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán, đó là phương pháp chứng từ kế toán.
3.1.2. Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán.
Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán:
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp “ sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm và sự vận động của từng đối tượng. Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là
hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế và phản ánh một cách trung thực khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian và địa điểm phát sinh vào bản chứng từ, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sau khi hoàn thành việc ghi chép, bản chứng từ chính thức được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Phương pháp chứng từ kế toán thông tin kịp thời tình trạng và sự vận động của từng đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ. Với nội dung này phương pháp chứng từ có hình thức là kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm tổ chức luân chuyển các chứng từ đến các bộ phận liên quan có nhu cầu thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ, giúp các bộ phận đó nhận biết và xử lý thông tin cần thiết để
Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán quản lý. Quy trình này do kế toán thiết lập và có thể thay đổi cho phù hợp với đặc điểm cơ cấu của doanh nghiệp trong từng thời kì.
Với phương pháp chứng từ kế toán đã thực hiện được chức năng thông tin và kiểm tra
về đối tượng kế toán.
3.2. Chứng từ kế toán:
3.2.1. Khái niệm:
Theo tiếng Latin, chứng từ là Documentum có nghĩa là bằng cớ, chứng minh. Dễ nhận thấy rằng bản thân tên gọi đã nói lên bản chất của chứng từ.
Về khái niệm, có nhiều góc độ và phương diện để tiếp cận:
Về phương diện pháp lý:
Chứng từ kế toán là dấu hiệu vật chất bất kì để chứng minh cho các quan hệ pháp lý và các sự kiện. Nó là văn bản chứng minh cho sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà hậu quả pháp lý cũng gắn với nó.
Chứng từ kế toán là những bằng chứng bằng giấy tờ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành.
Về phương diện thông tin:
Chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong những khoản thời gian và không gian xác định. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý.
Đối với kế toán: chứng từ là một phương tiện thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho nhà lãnh đạo, là cơ sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán.
Theo Luật kế toán Việt Nam: chứng từ là những giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứđể ghi sổ kế toán.
Như vậy: Phương pháp chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên các chứng từ hoặc vật mang tin theo thời gian và địa điểm của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện:
Chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh cho tính pháp lý của các số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của các nghiệp vụ.
Chứng từ kế toán là căn cứ để các cơ quan tư pháp giải quyết các tranh chấp thương mại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của Nhà nước.
Chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh đối với cá nhân, đơn vị có liên quan.
Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán
3.2.2. Nội dung bắt buộc của chứng từ:
Trong mỗi đơn vị kế toán thường xuyên phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nhiều loại hoạt động của doanh nghiệp. Để có thể chứng minh cho tính hợp lý của tất cả các nghiệp vụ, doanh nghiệp cần lập ra rất nhiều chứng từ khác nhau. Trên thực tế, mặc dù chứng từ đa dạng với kết cấu và công dụng khác nhau nhưng chứng từ cần đảm bảo những nội dung bắt buộc sau: