7. Chữ kí, họ tên của người lập chứng từ, người duyệt và những người có liên quan:
3.3.2.Kiểm tra chứng từ và luân chuyển chứng từ
Tất cả chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài lập chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ đó thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra tính, rõ ràng, trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các chứng từ khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin ghi trên chứng từ.
Khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước thì phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho ban giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời.
Chương III: Phương pháp chứng từ kế toán Đối với những chứng từ kế toán lập sai quy định: không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Qua kiểm tra chứng từ có thể phát hiện được những sai sót vô ý cũng như những hiện tượng cố ý giả mạo. Do đó, công tác kiểm tra chứng từ có tác dụng lớn trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ hoặc trình giám đốc doanh nghiệp kí duyệt…
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán và định khoản kế toán.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Tùy từng loại chứng từ mà chứng từ đó được luân chuyển đến các bộ phận có liên quan. Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ cần phải đảm bảo nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho công tác kế toán.