8. Cấu trúc của luận văn
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh một sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ như: công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài... Nó tạo nên văn hóa của tổ chức. Nếu văn hóa này được xây dựng tốt, sẽ đem lại sự công bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận , tham nhũng.
Để làm được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ, nhân viên và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp: các văn bản chính thức, nội quy, quy chế,... Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua các thể thức này.
Năng lực nhân viên
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỷ năng chuyên môn cần thiết để đảm bảo cho nhiệm vụ được thực hiện cho kỷ cương, hữu hiệu và hiệu quả, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB.
Các lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
Triết lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo phản ánh thái độ, quan điểm, quy tắc ứng xử, sự độc lập, năng lực cũng như việc các nhà quản lý phải làm gương cho các nhân viên. Triết lý và phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ. Ngược lại nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, và được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động, không bỏ sót lĩnh vực nào cũng như không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận - Phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị đối với đội ngũ nhân viên. Biểu hiện của chính sách này thông qua: các chính sách tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, tiền lương, khen thưởng, phúc lợi, kỷ luật.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng rất lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát, góp phần đảm bảo năng lực đội ngũ nhân viên, tính chính trực và các giá trị đạo đức...