8. Cấu trúc của luận văn
1.1.3.2. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục tạo điều kiện cho các mục tiêu để ra được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả trong toàn đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu được, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm:
- Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
- Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót.
- Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:
- Thủ tục ủy quyền và xét duyệt:
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp.
- Phân chia trách nhiệm:
Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm phải được giao hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo tự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên,
việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
Nhiều hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong đơn vị. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói chung. Do đó, quá trình này cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Các nghiệp vụ phải được thực hiện theo quy trình hợp lý, hệ thống chứng từ, sổ sách phải được ghi chép rõ ràng. Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, quy trình thực hiện được sự hỗ trợ ngày càng nhiều của công nghệ thông tin, phần mềm máy tính. Vì vậy, quá trình kiểm soát xử lý thông tin, nghiệp vụ được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
+ Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục, ổn định.
+ Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng ứng dụng cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý.
- Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị được bảo vệ một cách chặt chẽ, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích, góp phần trong việc sử dụng nguồn lực của Nhà nước có hiệu quả. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho các hoạt động của đơn vị.
- Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành một cách khách quan. Điều này đòi hỏi những thành viên khi thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng được kiểm tra.
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, hay giữa thông tin tài chính và phi tài chính nhằm kịp thời phát hiện ra những biến động bất thường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.