Phân tích doanh nghiệp
Phân tích doanh nghiệp là một trong 3 nhiệm vụ chính trong việc xác định chính xác nhu cầu đào tạo ở mỗi doanh nghiệp. Để có thểxác định được nhu cầu đào tạo thông qua việc phân tích doanh nghiệp, người làm công tác đào tạo cần thực hiện một số nội dung sau:
- Thứ nhất: Căn cứ chiến lược, tầm nhìn của doanh nghiệp để phân tích mục tiêu phát triển của Doanh nghiệp từ ngắn hạn cho đến dài hạn là gì: Chiếm lĩnh bao
nhiều % thị phần, phát triển doanh số, gia tăng lợi nhuận, đa dạng hóa ngành nghề
kinh doanh…
- Thứ hai: Phân tích cầu nguồn nhân lực “cả về chất và lượng” để có thể thực hiện thành công các mục tiêu trên; đánh giá cung nguồn nhân lực từ nội bộ cũng như thịtrường. Thứ ba: Phân tích một số chỉtiêu định lượng đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực như : năng suất lao động, chi phí nhân công để xác định xem
thông qua đào tạo có thể tối ưu hóa được các chỉ tiêu này hay không.
- Ngoài ra, để xác định được nhu cầu đào tạo một cách chính xác, loại bỏ các nhu cầu đào tạo “ảo”, nhu cầu đào tạo “không có địa chỉ” hoặc các nhu cầu đào tạo “thời thượng” chạy theo mốt hoặc chỉđơn giản là “tôi thích” thì người làm công tác
đào tạo cần thảo luận thêm với các cấp quản lý, các nhân viên. Bên cạnh đó, cần phân tích kết quả thống kê và phân tích các dữ kiện thông tin nhân lực, thực hiện
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
quan sát của mình để từđó có thể đưa ra được bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo chính xác nhất cho doanh nghiệp.
Phân tích công việc
Phân tích công việc là nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm làm rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đối với
người thực hiện công việc. Mục đích của phân tích công việc là nhằm trả lời cho câu hỏi nên giảng dạy cái gì khi đào tạo đểcho người được đào tạo có thể thực hiện được tốt nhất các công việc của mình. Một số vấn đề cần quan tâm khi thực hiện phân tích công việc bao gồm:
Bảng mô tả công việc (Job description)
+ Vị trí của công việc trong cơ cấu tổ chức + Quyền hạn và trách nhiệm
+ Các hoạt động chính của công việc đó.
-Những tiêu chuẩn công việc (specifications of job)
+ Công việc đòi hỏi các kỹnăng, khảnăng và năng lực của nhân viên để hoàn thành công việc.
+ Các đặc thù của công việc là cơ sở cho công tác tuyển chọn sao cho chọn lựa
được người có thể hoàn thành công việc.
Đối với các doanh nghiệp đã có hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh tương ứng công việc thì việc phân tích công việc sẽđơn giản đi rất nhiều. Phần lệch pha (kiến thức, kỹ năng và thái độ) giữa tiêu chuẩn chức danh và kiến thức, kỹnăng và thái độ của nhân viên chính là những gì cần phải đào tạo cho nhân viên. Cần tránh lầm lẫn ở đây chính là phân tích để định hướng cho nhân viên chứ
không phải là định hướng công việc hay đơn giản là xem nhân viên cần phải làm gì
để thực hiện tốt công việc.
Phân tích nhân viên
Loại phân tích này chú trọng tới các năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân
viên, được sử dụng để khẳng định rằng ai là người cần thiết cho đào tạo các kĩ năng,
kiến thức cần thiết, và quan điểm nào cần thiết trong quá trình đào tạo. Phân tích
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
- Liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự
thiếu hụt những kĩ năng, kiến thức và khả năng của người lao động hay là do những vấn đề liên quan tới động lực làm việc của người lao động, thiết kế công việc không hợp lý…
- Ai là đối tượng cần phải được đào tạo ?
- Sự sẵn sàng của người lao động đối với hoạt động đào tạo.
Việc phân tích nhu cầu đào tạo cần dựa vào một số phương pháp và kĩ thuật nhất định, có nhiều phương pháp xác đinh nhu cầu nhưng trong thực tếngười ta hay
dùng các phương pháp như : Phương pháp điều tra, phỏng vấn; Phương pháp phân
tích dữ liệu; Phương pháp quan sát hiện trường; Phương pháp trưng cầu ý kiến. Trong thực tế, tùy vào đặc điểm, quy mô của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp đó hoặc sử dụng đồng thời nhiều
phương pháp trên kết hợp với nhau.
1.3.2. Xác định mục tiêu, đối tượng đào tạo và phát triển
- Xác định mục tiêu đào tạo là xác định cái đích đến tiêu chuẩn cần đạt được, những kết quả cần đạt được của người tham gia đào tạo khi kết thúc quá trình đó.
Việc xác định mục tiêu đào tạo là hết sức cần thiết là công việc đầu tiên mà không thể thiếu nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi xã hội còn quá chú trọng đến vấn đề
bằng cấp mà quên đi sự phù hợp cần thiết giữa yêu cầu công việc với tiêu chuẩn cần có của người lao động. Nói cách khác, bất cứ công việc nào cũng vậy đều có những yêu cầu nhất định về kỹ năng thao tác, khảnăng hoàn thành và điều kiện thực hiện. Vì vậy, để thực hiện nó người lao động cần có những tiêu chuẩn nhất định. Quá
trình đào tạo là nhằm giúp cho người lao động có được tiêu chuẩn nói trên. Xác
định mục tiêu đào tạo là quá trình nghiên cứu, tìm ra sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và khả năng của người lao động nhằm hạn chế sự sai khác đối với công việc một cách tối đa.
Từđó chúng ta thấy rằng việc xác định mục tiêu đào tạo trước hết phải xuất phát từ yêu cầu công việc, từ mục tiêu của tổ chức, từ chiến lược phát triển của đơn vị. Mục tiêu đào tạo phải được nêu một cách rõ ràng, chính xác, cụ thể của khóa đào tạo
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
muốn đạt được. Nó phải xác định học viên đạt được những gì, mức độ kiến thức, kỹ năng và khả năng thực hiện công việc sau quá trình đào tạo. Các mục tiêu đào tạo cụ thể có khảnăng đạt được, đo lường được và mô tả toàn bộ kết quả của khóa học. Mục tiêu phải nêu được cả kết quả thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện. Các mục tiêu đào tạo bao gồm những kỹnăng cụ thể cần được dạy, trình độ kỹnăng có được sau đào tạo, số lượng và cơ cấu học viên theo từng loại, bộ phận lao động và thời gian đào tạo.
- Xác định đối tượng đào tạo đó là việc lựa chọn người cụ thểđể đào tạo, dựa
trên cơ sở nghiên cứu và xác định nhu cầu, động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khảnăng nghề nghiệp của từng người.
Nhu cầu đào tạo của người lao động có những điểm khác biệt do kiến thức cơ
bản, tiềm năng và hoài bão phát triển của họ không giống nhau. Do vậy, phải xác
định đối tượng đào tạo đểhướng tới việc thiết kếchương trình sao cho đáp ứng yêu cầu của họ. Đối tượng đào tạo được chia thành hai nhóm:
Thứ nhất là các cán bộ lãnh đạo và chuyên viên điều hành. Với các cán bộ lãnh
đạo chia ra thành các cán bộđang là lãnh đạo và cán bộ nguồn (cán bộ lãnh đạo trong
tương lai).
Thứhai là lao động trực tiếp. Đối tượng đào tạo sẽ tạo thành đặc điểm của học viên. Một yếu tốảnh hưởng không nhỏđến việc thiết kế một chương trình đào tạo.
Số lượng học viên là một điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn chương trình
đào tạo. Phần lớn các chương trình đào tạo có hiệu quả nếu có số học viên hợp lý. Khả năng của học viên cũng phải được cân nhắc. Chương trình đào tạo cần phải được trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu được.
Sự khác nhau của từng học viên về nhu cầu đào tạo cũng là một điều quan trọng phải cân nhắc khi hoạch định hoặc chọn chương trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ tính đến các khả năng khác nhau của học viên, kinh nghiệm và động cơ của học viên.
Việc xác định đúng đối tượng đào tạo quyết định đến hiệu quả thành công của
công tác đào tạo. TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
Đối với người lao động: Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Nâng cao trình độ kiến thức, kỹnăng làm việc, từđó có thể tìm kiếm một công việc
theo trình độ chuyên môn hoặc có thể đảm nhận và phát huy tốt công việc hiện hành. Thoả mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. Việc được lựa chọn một cách
đúng đắn, hợp lý sẽ kích thích nhân viên thực hiện tốt công việc hơn, đạt nhiều thành tích tốt hơn, muốn được trao nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn, có nhiều
cơ hội thăng tiến hơn.
Đối với tổ chức: Xứng đáng với chi phí bỏra đểđào tạo để có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ với tinh thần trách nhiệm cao về
nhiệm vụ của mình với tổ chức. Tuy nhiên, với một câu hỏi được đặt ra khiến nhiều tổ
chức phải lo lắng là vấn đề sử dụng nguồn nhân lực sau khi đào tạo và việc “chảy máu chất xám” rời bỏ tổ chức sau khi được đào tạo. Bởi vậy việc xác định đúng đối tượng
đào tạo có vai trò quan trọng để lựa chọn ra những người vừa có trình độ với công việc và có tâm huyết với tổ chức nhằm xây dựng tổ chức vững mạnh hơn.
1.3.3. Xây dựng nội dung chương trình và phương pháp đào tạo
- Nội dung đào tạo là nền tảng của chương trình đào tạo. Nó liên quan đến các dữ
kiện, khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết, sự tổng hợp hóa và trình độ nhận thức của người học. Xác định nội dung kiến thức đào tạo cho công tác đào tạo nguồn nhân lực chính là
xác định khối lượng, loại kỹ năng cần bổ sung cho người lao động phù hợp với mục tiêu cần đạt.
Nội dung đào tạo phải quan tâm đến việc phát triển các khảnăng, kỹ năng và
sự hình thành thái độ của người lao động. Nội dung lựa chọn nên quan tâm tới tầm quan trọng văn hóa phải phù hợp với khả năng của người đọc với thời gian cho phép, các nguồn lực có sẵn, tính chuyên môn của đội ngũ giáo viên.
Với từng mục tiêu nhất định cần có những loại kiến thức đào tạo nhất định.
+ Đối với lao động trực tiếp: đào tạo định hướng công việc, huấn luyện nhân viên nắm vững chuyên môn nghiệp vụ.
+ Đối với lãnh đạo đạo cấp quản lý thì cần phải có nội dung đào tạo nhằm phát triển kỹnăng quản trị, điều hành.
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
- Phương pháp đào tạo là cách thức để tiến hành đào tạo. Hay nói cách khác,
đó là cách để truyển tải kiến thức đến với người học một cách hiệu quả.
+ Đào tạo lao động trực tiếp sẽ giúp cho họ định hướng, nâng cao kỹ năng,
chuyên môn nghiệp vụ trong thực hiện công việc.
+ Đào tạo cán bộlãnh đạo sẽ giúp cho họnâng cao được năng lực quản lý khi nắm vững các kỹnăng quản lý. Kỹnăng quản lý được xem là kiến thức và khảnăng
thực hiện các vai trò, nhiệm vụ của người quản lý. Dựa vào những kết quả mà kỹ năng quản lý hướng đến có thể chia làm ba nhóm kỹ năng đó chính là kỹ năng kỹ
thuật, kỹnăng giao tiếp và kỹnăng tư duy chiến lược.
Phải lựa chọn phương pháp đào tạo vì mỗi phương pháp có ưu nhược điểm
riêng, đối tượng học khác nhau, yêu cầu của các môn học, các loại kiến thức khác
nhau và điều kiện tham gia đào tạo của người học cũng khác nhau.
Đào tạo nguồn nhân lực được coi là chiến lược quan trọng của mọi tổ chức trong quá trình phát triển của mình. Có rất nhiều phương pháp đào tạo nguồn nhân lực khác nhau. Căn cứ vào kế hoạch nhân sự, đặc thù lĩnh vực hoạt động và khả năng tài chính, mỗi tổ chức sẽ chọn cho mình hình thức đào tạo phù hợp. Vềcơ bản
đào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức được tiến hành qua hai hình thức:
1.3.3.1. Phương pháp đào tạo trong công việc
Phương pháp kèm cặp, hướng dẫn: Đây là phương pháp đào tạo tại chỗ để
phát triển cấp quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số đơn vị lập ra chức vụ trợ lý
cũng nhằm mục đích này. Cá nhân người giữ chức vụ này trở thành người học và theo sát cấp trên của mình. Để đạt được hiệu quả cao thì các cấp quản trị dạy kèm phải có kiến thức toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan. Họ
phải là người mong muốn chia sẻ thông tin với cấp dưới và sẵn lòng mất thời gian
để thực hiện công việc huấn luyện này. - Đối với lao động trực tiếp
+ Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho nhân viên, người học nắm được kỹnăng quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo công việc.
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
+ Đào tạo theo kiểu học nghề: Chương trình đào tạo bắt đầu từ việc học lý thuyết trên lớp sau đó học viên sẽđược thực hành trực tiếp làm việc dưới sựhướng dẫn của người có kinh nghiệm. Phương pháp này nhằm để dạy cách xử lý một vấn
đềtheo đúng trình tự, quy trình hoàn chỉnh cho nhân viên.
+ Đào tạo ban đầu: Là phương pháp đào tạo dùng để cung cấp kỹ năng thực hiện công việc cho những nhân viên mới được tuyển trước khi bố trí vào các công việc cụ thể.
- Đối với các nhà quản trị
Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này giúp cho các cán bộ quản lý và các cán bộ, công chức có thể học được các kiến thức, kỹnăng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi như người lãnh đạo trực tiếp, các cố vấn, những người quản lý có kinh nghiệm hơn.
* Ưu điểm:
+ Phương pháp này giúp học viên nhanh chóng lĩnh hội được kiến thức, có
điều kiện để thực hiện công việc.
+ Đây là phương pháp đơn giản, dễ tổ chức, lại có thể đào tạo được nhiều
người một lúc, ít tốn kém chi phí. Đồng thời học viên nắm được ngay cách thức giải quyết các vấn đề thực tế và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quảđào tạo.
* Nhược điểm:
+ Người hướng dẫn thường không có kinh nghiệm về sư phạm, có thểhướng dẫn học viên không theo trình tự từ dễđến khó. Trong một sốtrường hợp, học viên
còn được học cả những thói quen xấu của người hướng dẫn, sau sẻ khó sửa lại.
+ Người hướng dẫn có thể cảm thấy học viên là mối nguy hiểm đối với công việc của mình nên không nhiệt tình hướng dẫn.
Phương pháp luân phiên công việc: Luân phiên công việc là phương pháp
chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm mục đích cung
cấp cho họ những kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu nhận được sau quá trình này rất cần thiết cho họ khi đảm trách công việc cao hơn. Đây còn là phương pháp
tạo sự hứng thú cho cán bộ công nhân viên vì được thay đổi công việc thay vì làm
TRƯỜ NG ĐẠI HỌC KINH TẾ HU Ế
một công việc nhàm chán suốt đời. Ngoài ra, nó giúp cán bộ nhân viên trở thành
người đa năng, đa dụng đểđối phó với mọi tình huống xảy ra sau này.