2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn
Ngày 21/04/1997 Chi nhánh Xăng dầu được thành lập theo Quyết định số303/XD-QĐ của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam đánh dấu sự ra đời của Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn (Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn được tách từ Công ty Vật tư Tổng hợp tỉnh Lạng Sơn). Trong suốt 20 năm xây dựng và phát triển Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn
hoạt động kinh doanh chủ yếu là Xăng, dầu, gas,Dầu mỡ nhờn, các sản phẩm từ dầu mỏ...
Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn là một pháp nhân được phép sử dụng con dấu, mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng và hoạt động theo Lụât doanh nghiệp. Thực hiện hạch toán trực thuộc Công ty Xăng dầu Hà bắc. Cơ quan chủ quản là Công ty xăng dầu Hà
Bắc và kê khai đăng ký kinh doanh tại sở kế hoạch và đầutư tỉnh Lạng sơn.
Trong những năm qua, Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên
địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
2.1.2 Hệ thống tổ chức Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn và mạng lưới kinh doanh
2.1.2.1 Mạng lưới kinh doanh
Trước năm 1997 Chi nhánh xăng dầu chủ yếu thực hiện nhiệm vụ cung ứng cho 5 cửa hàng bán lẻ xăng dầu với hệ thống bơm rót thô sơ. Từ năm 1998 đến nay, Chi nhánh đã cải tạo và xây dựng mới 37 cửa hàng kinh doanh xăng dầu và sản phẩm hóa dầu, 01 kho Xăng dầu có thể nhập và chứa xăng dầu từ 500 M3 đến 800 M3. Ngoài ra, còn có
hệ thống Đại lý và điểm bán lẻ phân bố đều trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Trong 5 năm (2011-2016), sản lượng xăng dầu bán ra trên thị trường tăng từ 20.000
m3 lên 55.000 m3 đạt mức tăng trưởng 275%, chiếm khoảng 55% thị phần. Sản lượng dầu mỡ nhờn cung ứng ra thị trường bình quân 400 tấn/năm. Sản lượng bán dầu lon bình quân 2.000 lon/01tháng. Sản lượng gas Petrolimex cung ứng ra thị trường bình quân mỗi năm là 1.500 tấn.
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc
nội chính Phó giám Kinh doanh
Kho xăng dầu
Phòng Hành chính tổ chức Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng KD Hệ thống cửa
hàng xăng dầu hàng Gas, DMN Hệ thống cửa
2.1.2.2 Tổ chức bộ máy
Bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc là người trực chỉ đạo và ra các quyết định điều hành mọi mặt của Chi nhánh. Phó giám đốc, các trưởng phòng làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về những lĩnh vực
liên quan.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Chi nhánh
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh
Cơ cấu trực tuyến-chức năng vừa có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến là tạo ra sự thống nhất và tập trung cao với chế độ trách nhiệm rõ ràng vừa sử dụng được đội ngũ lao động có chuyên môn nghiệp vụ giỏi theo mô hình chức năng.
Xu hướng hội nhập với kinh tế Thế giới, sự tăng trưởng mạnh của kinh tế khu vực và kinh tế trong nước, sự phát triển của công nghệ thông tin trên toàn cầu đòi hỏi mỗi một
cá nhân trong bộ máy tổ chức phải không ngừng rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhằm đáp ứng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Giám đốc : Là người đại diện pháp nhân của Chi nhánh trước pháp luật để bảo vệ cho quyền lợi của Chi nhánh và tranh chấp, giải quyết các vấn đề về lợi ích của Chi nhánh; chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật Nhà Nước và trước Công ty xăng dầu Hà bắc về mọi hoạt động của Chi nhánh; quyết định các phương án chiến lược phát triển toàn diện Chi nhánh dài hạn trung hạn và ngắn hạn; thiết lập phương án hoạt động và tổ chức điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng pháp luật nhà nước, đúng các quy định, quy chế của Chi nhánh xăng dầu tỉnh Lạng Sơn trước Công ty xăng dầu Hà bắc.
Giám đốc là nhà quản trị cao nhất điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng kế hoạch chính sách, pháp luật của Nhà nước và tập thể công nhân lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Giám đốc trực tiếp phụ trách:
+ Công tác tổ chức bộ máy quản lý, công tác cán bộ, tuyển dụng lao động, ký kết hợp đồng.
+ Công tác tài chính kế toán.
+ Ký các văn bản báo cáo cấp trên, văn bản pháp qui nội bộ.
+ Ký các quy định về định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá tiền lương + Ký kết các hợp đồng kinh tế.
+ Ký duyệt các chứng từ thu, chi tiền.
+ Làm việc với công đoàn về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và những việc phát sinh trong vấn đề thực hiện nhiệm vụ thoả ước lao động.
+ Hàng tháng tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của tháng trước và xây dựng phương hướng nhiệm vụ của tháng sau về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước cấp uỷ, chi bộ.
+ Công tác dự án đầu tư, kế hoạch sản xuất.
+Công tác cung tiêu đầu vào và tiêu thụ sản phẩm. + Công tác hành chính quản trị, khối văn phòng cơ quan
- Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành các đơn vị trực thuộc và các bộ phận trong doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước giám đốc Chi nhánh và trước pháp luật về các quyết định thuộc công việc trực tiếp điều hành; được giám đốc Chi nhánh uỷ quyền, thay mặt giám đốc quyết định các vấn đề nội bộ Chi nhánh và quan hệ với các đơn vị theo phạm vi uỷ quyền của giám đốc Chi nhánh.
- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ Chi nhánh: có 04 phòng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc và triển khai điều hành tổ chức thực hiện các chủ trương, kế hoạch, chính sách của giám đốc và của Công ty thuộc phạm vi chức trách được quy định theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng chức năng. Quan hệ điều hành trong toàn Chi nhánh đượcthực hiện theo quy trình phân cấp, phân công trách nhiệm cho từng cấp chức vụ, từng phòng chức năng và giải quyết công việc theo tuyến công tác được quy định đúng các quy chế nội bộ. Vì vậy sự chuyển động của bộ máy điều hành Chi nhánh từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ luôn có thay đổi.
Trong công tác Đảng có Đảng bộ và 05 Chi bộ, được tổ chức sinh hoạt theo định kỳ vào ngày 26 hàng tháng. Nội dung chủ yếu là kiểm điểm việc thực hiện Nghị quyết của tháng trước và đề ra phương hướng nhiệm vụ trong tháng. Bí thư Đảng bộ do Giám đốc chi nhánh kiêm nhiệm; Bí thư chi bộ do lãnh đạo các phòng chuyên môn kiêm nhiệm; Bí thư đoàn thanh niên và chủ tịch công đoàn.
Với tổ chức đoàn thể như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc đề ra mục tiêu, kế hoạch cụ thể của đơn vị. Song sau đó cũng lại là người ra quyết định chỉ đạo và thực hiện công việc hàng ngày. Những chủ trương đường lối và thực hiện chủ trương đường lối đó không bị gián đoạn và chồng chéo… nên đem lại hiệu quả rất cao.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh
Chức năng : Chi nhánh Xăng dầu tỉnh Lạng Sơn được thành lập theo Quyết định số
303/XD-QĐ ngày 21/04/1997 của Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam ( nay là tập đoàn Xăng dầu Việt nam ) Với vị thế là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn tỉnh, bảo đảm 70% thị phần xăng dầu cả tỉnh, Chi nhánh luôn phát huy vai trò chủ lực, chủ đạo điều tiết, ổn định và phát triển thị trường xăng dầu, sản phẩm hóa dầu phục vụ đắc lực công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Nhiệm vụ:
Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch của Chi nhánh và của Công ty đặt ra và thích ứng với nhu cầu thị trường về các sản phẩm xăng dầu và các sản phẩm dịch vụ khác có liên quan đến xăng dầu.
Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kinh tế, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, hiện đại hóa thiết bị công nghệ cả về quy mô lẫn tốc độ vào kinh doanh.
Thực hiện quá trình kinh doanh phải đảm bảo an toàn lao động, an toàn cháy nổ và bảo vệ mội trường hoạt động kinh doanh, tuân thủ pháp luật về ngành nghề kinh doanh nhà nước đề ra.
Thực hiện đầy đủ các quyền lợi công nhân viên theo lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.
Theo định hướng trên, Chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn tập trung mọi nỗ lực cho đầu tư phát triển, nâng cao chất lượng toàn diện của doanh nghiệp với những nhiệm vụ trọng
tâm sau :
Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Chi nhánh trong toàn tỉnh, đẩy mạnh tái xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trường toàn tỉnh, đổi mới và hoàn thiện phương thức kinh doanh thích nghi với điều kiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và Quốc tế, vừa nâng cao hiệu quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội.
Tiếp tục đầu tư theo quy hoạch phát triển cơ sở kỹ thuật hạ tâng của nhà nước để hiện đại hóa và xây dựng mới các công trình thiết yếu để phục vụ cho công tác kinh doanh của Chi nhánh.
Ưu tiên phát triển nguồn nhân lực, theo chương trình đào tạo, từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia đầu ngành, đội ngũ quản trị kinh doanh năng động, hiệu quả, đội ngũ công nhân lao động xăng dầu được đào tạo phù hợp với yêu cầu hiện tại.
2.1.4 Đội ngũ lao động và cơ cấu nhân sự tại Chi nhánh
Cán bộ và công nhân lao động ở từng vị trí công tác đã tự khẳng định mình và cố gắng, nỗ lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đồng thời đóng góp vào thành tích chung trong việc xây dựng và phát triển.
Chi nhánh có nhiều chuyển biến tốt trong sản xuất kinh doanh, thu nhập từng bước được nâng lên do đó thu hút được nhiều lao động và tạo động lực trong việc tăng năng
suất lao động.
Song do lực lượng lao động trực tiếp trong Chi nhánh chủ yếu là đào tạo ngắn hạn. Nên hiệu quả công việc thấp, ý thức trách nhiệm chưa cao, chưa chủ động trong công việc, còn mang tính chất đối phó, ít quan tâm đến chất lượng công việc.
Kết cấu bố trí nhân sự tại Chi nhánh
Bảng 2.1: Các đơn vị trực thuộc Chi nhánh
Đvt: bộ phận
STT Đơn vị Số lượng
1 Khối văn phòng Chi nhánh 29 2 Khối cửa hàng kinh doanh xăng dầu 145 3 Khối cửa hàng kinh doanh gasvà sản phẩm hoá dầu 13
4 Kho 4
Tổng 191
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Chi nhánh
2.2. Phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn
2.2.1 Các chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị nhân sự tại Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn
Cùng với sự lớn mạnh của ngành kinh doanh thương mại xăng dầu, Chi nhánh Xăng dầu Lạng Sơn cũng có sự phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, số lượng các bộ phận trực thuộc chi nhánh tăng lên và sản lượng kinh doanh năm sau luôn cao hơn so với năm trước. Sự lớn mạnh và thay đổi về qui mô sản xuất kinh doanh cũng dẫn đến sự thay đổi, bố trí sắp xếp lại lao động tại Chi nhánh [5].
Do tính chất chủng loại sản xuất kinh doanh của Chi nhánh nên nguồn hàng để kinh doanh và ổn định thị trường xăng dầu trong toàn tỉnh chủ yếu là nhập khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu bao gồm : Xăng, Diezel, dầu hỏa, Mazut ….thì xu hướng phát triển về số lượng lao động tại Chi nhánh rất rõ. Tại thời điểm năm 2007 số lượng lao động tại chi nhánh là 51 người, sau 19 năm số lượng lao động là 191 người, tăng 140 người. Tuy
nhiên, theo bảng 3.1 trong 03 năm gần đây (2014-2016), số lao động tại Chi nhánh có xu hướng giảm xuống, tỷ lệ lao động năm 2016 giảm 9 người, tỷ lệ giảm 4,5% so với năm 2015, số lao động giảm ở cả bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận lao động gián tiếp (năm 2016 lao động trực tiếp giảm 3,5% so với 2015, lao động gián tiếp giảm 1%
so với 2015). Nguyên nhân giảm số lượng lao động là do Chi nhánh xắp xếp lại lao động các bộ phận nhằm tăng năng suất lao động, đó số lượng lao động của chi nhánh không tăng lên mà giảm đi.
Sự thay đổi số lượng lao động gắn liền với sự bố trí sắp xếp lại các bộ phận của chi nhánh nhằm bảo đảm số lượng nhân sự tại chi nhánh phù hợp với qui mô, nhiệm vụ kinh danh của Chi nhánh đạt hiệuquả cao hơn.
2.2.1.1 Quy mô cơ cấu lao động
Cơ cấu nguồn nhân sự theo giới tính
Trong 3 năm (2014-2016) tỷ lệ lao động nam chiếm gần 70% trong tổng số lao động của chi nhánh, con số này phản ánh rõ đặc điểm của lao động trong các ngành kinh doanh xăng dầu, cần lực lượng lao động trực tiếp nam giới nhiều hơn tỷ lệ nữ giới. Với số liệu được thể hiện tại bảng 3.1 qua từng năm, tỷ lệ lao động nam giới so với nữ giới không có sự thay đổi đáng kể, năm 2014 tỷ lệ lao động nam chiếm 67,77%; năm 2015 tỉ lệ lao động nam chiếm 68% và đến năm 2016 vẫn chỉ chiếm 68,59%. Tuy nhiên, tỷ lệ lao động nam luôn cao hơn tỷ lệ lao động nữ. Điều đó cho thấy rằng cơ cấu lao động theo giới tính tại Chi nhánh ở thời điểm hiện tại hoàn toàn phù hợp với yêu cầu là một doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu là mặt hàng có hệ số độc hại cao, tỷ lệ lao động nam làm việc trong Chi nhánh luôn cao hơn nữ giới.
Cơ cấu nhân sự theo tính chất lao động
Việc sử dụng lao động có hiệu quả hay không một phần là nhờ vào sự bố trí sắp xếp lao động. Việcbố trí hợp lý giữa lao động gián tiếp và lao động trực tiếp sao cho phù hợp với từng bộ phận sản xuất kinh doanh là điều hết sức quan trọng.
Để thấy rõ hơn sự biến động cơ cấu lao động trực tiếp và gián tiếp của chi nhánh xăng dầu Lạng Sơn, ta xem bảng 3.1.
- Lao động gián tiếp: Đây là một bộ phận không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh nhưng họ là trung tâm điều hành của Chi nhánh, có chức năng quản lý, chỉ đạo đưa ra các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn và những giải pháp nhằm đạt được mục tiêu đó.
Nhìn vào bảng số liệu 3.1 có thể thấy số lượng lao động trực tiếp và gián tiếp có sự thay đổi đồng đều qua các năm nhưng xu hướng là giảm đi. Số lao động gián tiếp luôn chiếm tỷ lệ ở mức 32,0% tổng lao động toàn chi nhánh. Năm 2016 lao động gián tiếp
giảm 2 người so với năm 2015 và 2014. Như vậy, theo đánh giá tổng thể toàn chi nhánh số lao động gián tiếp chiếm tỷ trọng khá cao, mặc dù năm 2016 số lượng lao động giảm so với 2015 và 2014. Sở dĩ, lao động gián tiếp năm 2016 giảm 2 người là
do chi nhánh làm thủ tục cho 2 lao động nghỉ hưu theo chế độ và không tuyển mới vì vậy tỷ lệ lao động gián tiếp giảm.
- Lao động trực tiếp: Lao động trực tiếp là lực lượng tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh, trực tiếp tham gia đưa sản phẩm đến vớingười tiêu dùng. Đây là bộ phận