Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng. Đó chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động.
Tại Công ty Obayashi Việt Nam, tiêu chuẩn thực hiện công việc được chia theo từng khối; được đánh giá 1 năm/lần dựa trên kết quả làm việc và ý thức tuân
thủ kế hoạch, mục tiêu chung của công ty, bao gồm 4 nhóm chính thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.4: Tiêu chuẩn thực hiện công việc của Công ty Obayashi Việt Nam
STT Tiêu chuẩn Trọng số
1 Chấp hành nội quy, quy định Công ty 20
2 Hiệu quả thực hiện công việc được giao 25
3 Tích cực tham gia các phong trào do Công ty phát động 15
4 Các thành tích khác 30
Nguồn: Phòng HC-NS- KT, Biểu mẫu đánh giá KQTHCV Công ty Obayashi Việt Nam
Chấp hành nội quy, quy định Công ty:
Là Công ty Nhật nên vấn đề kỷ luật, tuân theo quy định Công ty của nhân viên luôn được đặt lên hàng đầu. Tại Obayashi, Công ty có soạn thảo riêng “Nội quy lao động” trong đó quy định một cách chi tiết trách nhiệm, nghĩa vụ của nhân viên khi làm việc tại Công ty. Đây là bảng tham chiếu, dựa vào văn bản này các cán bộ quản lý có thể đánh giá nhân viên của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Hiệu quả thực hiện công việc được giao:
Nhóm này bao gồm các tiêu chí quan trọng trong thang đo đánh giá của công ty liên quan đến cách thức và kết quả thực hiện công việc như hoàn thành công việc đúng thời hạn, tính chính xác và chất lượng, trách nhiệm công việc, thực hiện và tuân thủ quy trình ban hành, kiến thức cơ bản. Cụ thể
Tích cực tham gia các phong trào do Công ty phát động:
Là quá trình tham gia các phong trào của Công ty và mức độ nhiệt tình của nhân viên, những điều này được ghi lại trong sổ quản lý của các trưởng phòng ban và nhân viên nhân sự.
Tại Obayashi, ban lãnh đạo không chỉ chú trọng đến các tiêu chí liên quan trực tiếp đến thức hiện công việc mà còn đề cao các tiêu chí liên quan đến những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc. Cụ thể:
Các tiêu chí/ tiêu chuẩn sử dụng trong công tác đánh giá KQTHCV được tổng hợp bởi khối HC-NS-KT và phê duyệt bởi cấp lãnh đạo. Tuy nhiên, người lao động là người trực tiếp tham gia đánh giá thực hiện công việc chưa thực sự đồng tình với các tiêu chuẩn trên.
Trên thực tế, hệ thống tiêu chí/ tiêu chuẩn để đánh giá KQTHCV của nhân viên cần được xây dựng dựa trên phân tích công việc và bản mô tả công việc. Do hiện tại công ty chưa có bản mô tả công việc chi tiết cụ thể nên việc xây dựng hệ thống tiêu chí/tiêu chuẩn đánh giá nhân viên còn chung chung, sơ sài. Tại các phòng ban, nhân viên thực hiện công việc căn cứ vào quy định và nhiệm vụ hoạt động của bộ phận mình để thực hiện. Người lãnh đạo khi giao công việc cho nhân viên cũng chưa hình dung hết những công việc nhân viên phải thực hiện nên công tác đánh giá chưa được tường tận và sâu sát.
Biểu đồ 2.1: Ý kiến của người lao động về các tiêu chuẩn sử dụng trong công tác đánh giá KQTHCV 4.854% 19.417% 68.932% 6.796% Rất hợp lý Hợp lý
Một vài tiêu chuẩn chưa hợp lý Không hợp lý
Nguồn: Kết quả điều tra về đánh giá KQTHCV tại công ty Obayashi Việt Nam
Khảo sát ý kiến mẫu về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc thu được kết quả như sau: có 5 phiếu tương đương 4,85% nhân viên cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá hiện nay công ty đang áp dụng là rất hợp lý, 7 phiếu (6,8%) ý kiến đánh giá các tiêu chuẩn là không hợp lý, 20 phiếu (19,42%) ý kiến cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá là hợp lý và 71 phiếu (68,93%) nhân viên cho rằng các tiêu
chuẩn đánh giá vẫn chưa hợp lý và cần hoàn thiện hơn. Sở dĩ có tới 68,93% số nhân viên được hỏi cho rằng các tiêu chí của tiêu chuẩn đánh giá vẫn chưa hợp lý cần hoàn thiện, tác giả cho rằng nguyên nhân là do tiêu chí đánh giá cần phải tính đến yếu tố đặc trưng của từng công việc, cần phải phân tích công việc từ đó xây dựng bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí.
Đơn cử với vị trí kiến trúc sư, trong nhóm tiêu chuẩn “Hiệu quả thực hiện công việc được giao” có tiêu chí hoàn thành công việc đúng thời hạn nhưng lại không có căn cứ để đánh giá công việc được hoàn thành đúng thời hạn, đúng tiến độ theo như yêu cầu đặt ra. Trước khi triển khai thiết kế đấu thầu một dự án (công trình) sẽ có một cuộc họp giữa giám đốc dự án với các trưởng phòng xây dựng, cơ điện, thiết kế họp bàn để phối hợp cùng nhau đề ra tiến độ thực hiện dự án như thế nào...Nội dung của cuộc họp sẽ được quy định trong văn bản nội bộ mà những người thực hiện thiết kế công trình đó phải tuân thủ. Ví dụ quy định về tiến độ thực hiện: trong thời hạn bao nhiêu ngày phòng thiết kế phải thiết kế được bao nhiêu phần trăm để chuyển cho bộ môn kết cấu và cơ điện làm...Như vậy tiêu chí hoàn thành theo đúng tiến độ thì đúng tiến độ phải được quy định như thế nào theo hợp đồng, công văn kèm theo yêu cầu của chủ đầu tư hay theo văn bản nội bộ của công ty...
Hay với tiêu chí “tinh thần phối hợp trong công việc”, tiêu chí này được đánh giá dựa trên sự phối hợp, cùng hợp tác, chia sẻ thông tin, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban. Đặc thù lĩnh vực kinh doanh của công ty là tư vấn thiết kế, do vậy việc thiết kế một công trình xây dựng đều cần có sự phối hợp của các phòng ban: thiết kế, cơ điện, kiến trúc. Như vậy việc phối hợp giữa các phòng ban như thế nào để công việc được thuận lợi thì công ty cần có quy định rõ ràng trong hợp đồng, văn bản nội bộ của công ty để giúp người lao động dễ đánh giá thực hiện công việc hơn.
Nhận xét:
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc đưa ra chưa gắn với trọng số cụ thể gây khó khăn trong công tác đánh giá KQTHCV. Đối với cán bộ quản lý trực tiếp khi đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên cần so sánh được kết quả thực hiện công
việc thực tế với các tiêu chuẩn đã đặt ra, từ đó tìm ra khoảng cách để đánh giá một cách khách quan. Do vậy, nếu tiêu chuẩn thực hiện công việc càng rõ ràng và càng định lượng thì việc đánh giá KQTHCV của nhân viên càng chính xác, khách quan. Ngược lại, khi các tiêu chuẩn không rõ ràng, không có trọng số cụ thể thì việc đánh giá dễ phạm phải các lỗi trong đánh giá như thiên vị, thiên kiến...
Về phía người lao động, nếu những tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc chưa rõ ràng, chi tiết thì kết quả đánh giá thực hiện công việc của người quản lý trực tiếp đưa ra người lao động cho rằng kết quả đó chỉ là đánh giá mang tính chủ quan của người quản lý trực tiếp. Họ cho rằng người quản lý trực tiếp không hiểu hết công việc cũng như sự cống hiến của họ cho công ty, từ đó có thái độ không hài lòng với công việc, tổ chức, suy giảm tính gắn bó của người lao động với tổ chức, làm giảm tác dụng của công tác đánh giá KQTHCV với tổ chức.