Lựa chọn phương pháp đánh giá:
Hệ thống đánh giá KQTHCV đang sử dụng tại công ty được xây dựng dựa trên phương pháp thang đo đánh giá đồ họa. Đây là phương pháp được sử dụng trong toàn bộ hệ thống của công ty. Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của nhân viên dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo mức thang đo từ 1 đến 5 điểm.
Kết quả thực hiện công việc được hiểu như mức độ đáp ứng yêu cầu của nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, xét trên các góc độ ý thức, hành vi và kết quả chuyển giao cuối cùng. Theo phương pháp này, các nhân viên đều phải trải qua quá trình đánh giá như nhau với các tiêu chí và thang điểm cơ bản. Trong bản đánh giá được xây dựng theo phương pháp thang đo đánh giá đồ họa, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công việc của đối tượng đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 5 cho mỗi tiêu chí dựa trên ý kiến chủ quan của mình. Với mội một tiêu chí đánh giá đã được xây dựng cụ thể, mô tả chính xác để người đánh giá làm căn cứ cho điểm (Phụ lục 2.2: Biểu mẫu đánh giá kết quả thực hiện công việc)
Kết quả THCV = Tổng điểm đánh giá/90 *100 Trong đó:
Kết quả THCV: giá trị được tính dựa theo tỷ lệ giữa điểm số đánh giá của nhân viên tại Công ty so với tổng điểm tiêu chuẩn, tính theo đơn vị %
Tổng điểm đánh giá = tổng điểm của các tiêu chí được cho dựa theo đánh giá thực hiện công việc của người được đánh giá
90 = Tổng điểm tối đa khi người được đánh giá đáp ứng tất cả các tiêu chí thực hiện công việc một cách hoàn thiện
Bảng 2.5: Nội dung chi tiết và cấp độ đánh giá
Điểm Mức Nội dung mức
Trên 90 Xuất sắc Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đáp ứng vượt mức hầu hết các tiêu chí và yêu cầu của công việc, thể hiện năng lực làm việc nổi trội
Trên 80 Tốt Hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ, đáp ứng hầu hết các tiêu chí và yêu cầu công việc, đôi khi đáp ứng vượt mức yêu cầu, phát huy tốt năng lực làm việc.
Trên 50 Khá Hoàn thành nhiệm vụ được giao, đạt mức yêu cầu
Trên 30 Trung bình Hoàn thành nhiệm vụ được giao nhưng đạt mức thấp
Dưới 30 Kém Hoàn toàn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, cần phải cải thiện kết quả hoàn thành ở nhiều nhiệm vụ
Nguồn: Phòng HC-NS-KT, Bản xếp loại đánh giá nhân viên – Công ty Obayashi Việt Nam
Nhận xét:
Việc đưa ra các điểm số theo tiêu chí như trên tại Công ty Obayashi Việt Nam chưa thật sự hiệu quả, còn tương đối giản đơn do các trọng số ứng với từng yếu tố chưa được phân định rạch ròi giữa các nấc điểm 1,2,3,4,5; dẫn đến việc đánh giá mang tính chủ quan và ước lượng cao, kết quả đánh giá thực hiện công việc
thiếu tính chính xác. Ngoài ra, công việc thường được các trưởng phòng nắm nhiệm vụ chung sau đó phân công công việc cho những nhân viên khác trong phòng không thông qua một văn bản nào dẫn đến việc người lao động chỉ biết mình phải làm những công việc theo chức danh công việc quy định và quản lý trực tiếp giao phó chứ phải làm tốt đến đâu thì không đề cập tới. Mặt khác, những công việc mà người quản lý giao cho người lao động cũng không được quy định trong văn bản nào, không có quy định về thời gian thực hiện hay chất lượng thực hiện... Nếu nhân viên làm chưa tốt thì người quản lý chỉ yêu cầu thực hiện lại, nếu vẫn không được thì yêu cầu người khác làm và cũng không ghi chép lại cụ thể. Điều này cũng làm cho công tác đánh giá KQTHCV khó khăn hơn. Người lao động không có động lực để cố gắng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất vì nếu người lao động làm chưa tốt có thể được làm lại mà không bị ghi lỗi trong bất kỳ văn bản nào. Còn người quản lý trực tiếp sẽ rất dễ nảy sinh tâm lý thiên vị hoặc thành kiến với bất cứ người lao động cấp dưới nào dẫn đến kết quả của công tác đánh giá kết quả công việc thiếu chính xác. Vì không có văn bản ghi chép lại nên khi đánh giá kết quả công việc của nhân viên, người quản lý thường dùng trí nhớ để đánh giá hoặc bị chi phối bởi hành vi của nhân viên xảy ra gần thời điểm đánh giá nhất. Điều này khiến cho việc đánh giá kết quả công việc bị mang nặng tính hình thức, cảm tính mà không chú trọng đến mục tiêu chính yếu là kết quả thực hiện công việc.
Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là một trong những yếu tố quan trọng góp phần làm nên thành công của hệ thống đánh giá. Chu kỳ có hợp lý mới mang lại kết quả đánh giá với tính chính xác cao nếu quá dài thì khó bao quát để đánh giá mà quá ngắn thì lại thiếu căn cứ đánh giá.
Hiện tại, Công ty đang thực hiện chu kỳ đánh giá định kỳ 1 năm/lần. Do quan điểm, mục đích của công tác đánh giá chất lượng lao động và xếp loại người lao động xét thưởng, điều chỉnh lương nên hàng tháng và cuối năm công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc. Nhưng theo quy định chung của Công ty, việc đánh giá KQTHCV được thực hiện hàng tháng chỉ dưới hình thức ghi nhận. Đến cuối năm tài chính của Nhật nghĩa là tầm giữa tháng 3 hàng năm, người đánh giá
bắt đầu lên kế hoạch đánh giá, thu thập thông tin cần thiết, so sánh, kiểm tra những mục tiêu công việc đầu kỳ...và đánh giá theo mẫu mà phòng HC-NS-KT gửi xuống. Chu kỳ đánh giá này có thể coi là hợp lý bởi vì công ty sẽ dễ dàng sử dụng kết quả đánh giá để xét thưởng theo năm và đặt kế hoạch trong năm tới. Chu kỳ này không quá dài và đủ để tổng kết tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong công ty. Thời gian giữa hai chu kỳ đánh giá là 1 năm, đủ cho nhân viên kịp thời sửa chữa những khuyết điểm của mình trong thời gian đánh giá, phát huy tốt những mặt mạnh và không bị tạo áp lực và căng thẳng về vấn đề đánh giá KQTHCV. Để làm rõ hơn mong muốn của người lao động về chu kỳ đánh giá, tác giả có đưa ra câu hỏi trong phiếu điều tra khảo sát “Theo anh/chị chu kỳ đánh giá thực hiện công việc như thế nào là hợp lý?”. Kết quả cho thấy có 40 người (chiếm 38,84%) cho rằng chu kỳ đánh giá 1 năm là hợp lý, 48 người (chiếm 46,60%) mong muốn chu kỳ đánh giá 6 tháng/lần, số còn lại chọn chu kỳ 1 tháng/lần và 1 quý/lần. Đối với ý kiến của nhân viên chọn chu kỳ 1 năm cho rằng công việc của họ khá giống nhau qua các tháng chỉ cần đánh giá một lần vào cuối năm là đủ, không cần mất thời gian đánh giá nhiều lần trong năm. Ngược lại với một số nhân viên cho rằng đánh giá 1 năm một lần người đánh giá dễ mắc phải xu hướng hành vi gần nhất ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Do đó, họ mong muốn chu kỳ đánh giá 6 tháng/lần để đảm bảo công bằng, chính xác cho kết quả ĐGTHCV.
Lựa chọn người đánh giá:
Hiện tại, công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Obayashi do chính bản thân người lao động tự đánh giá, sau đó lãnh đạo công ty tiến hành đánh giá lại, tổng kết điểm cho nhân viên và tiến hành xếp loại nhân viên theo quy định trong quy chế của Công ty. Sự tham gia đánh giá của cá nhân người lao động vừa làm tăng tính chính xác của kết quả đánh giá, vừa làm tăng ý thức trách nhiệm của người lao động đối với công việc của mình, làm cho họ cảm thấy mình được coi trọng hơn và điều này thực sự có ý nghĩa tác động tích cực đến sự thực hiện công việc của người lao động. Tuy nhiên, vì bản thân nhân viên là người có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đánh giá nên họ luôn đánh giá kết quả thực hiện công việc của
bản thân cao hơn so với thực tế nên kết quả đánh giá giữa nhân viên và người quản lý trực tiếp có sự chênh lệch làm cho kết quả đánh giá mất đi tính khách quan.
Qua phân tích kết quả điều tra hỏi ý kiên nhân viên về lựa chọn người đánh giá theo phiếu điều tra, tác giả thu được kết quả như sau: có 78 người (chiếm 75,73%) cho rằng lựa chọn người đánh giá của công ty hiện nay là hợp lý, số còn lại cho rằng không hợp lý và đưa ra các ý kiến như: lựa chọn người đánh giá nên bao gồm cả cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp và tự đánh giá; lựa chọn là cấp trên trực tiếp và đồng nghiệp. Đồng nghiệp là những người cùng làm việc, hiểu rõ về kết quả công việc của người cùng làm việc với mình do đó có thể đưa ra những đánh giá tương đối chính xác. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người lãnh đạo trực tiếp vẫn là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác là để tham khảo.
Quy trình đánh giá THCV của nhân viên tại Công ty như sau: Trước khi tiến hành đánh giá 01 tuần, phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thông báo đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị triển khai đánh giá. Các bộ phận sau khi nhận được thông báo đánh giá, trưởng phòng ban kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu của bộ phận mình và sắp xếp công việc để tiến hành đánh giá đúng kế hoạch. Trước khi đánh giá nhân viên, các trưởng phòng cần phải xem xét lại mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng, xem xét lại những ghi chép về thực hiện công việc của nhân viên, xem xét bảng tự đánh giá của nhân viên.
Nhân viên nhận bảng đánh giá từ phòng nhân sự, tự đánh giá và chuyển file đánh giá cho trưởng phòng đúng thời hạn. Người quản lý trực tiếp đọc nội dung tự đánh giá của nhân viên, đối chiếu với nội dung, mục tiêu công việc được phân công, xếp loại mức độ hoàn thành của người lao động theo mẫu và tổng hợp kết quả của toàn bộ nhân viên trong phòng/ban theo mẫu. Phòng nhân sự tiếp nhận, tổng hợp kết quả đánh giá của các phòng ban, bộ phận. Nếu nhân viên không thực hiện đúng theo biểu mẫu đánh giá của công ty, phòng nhân sự sẽ chuyển trả lại cho trưởng phòng đó đánh giá lại, nếu kết quả đánh giá đạt phòng nhân sự sẽ tổng hợp và báo cáo cho lãnh đạo. Ban giám đốc là người phê duyệt cuối cùng kết quả đánh giá và phòng nhân sự có trách nhiệm thông báo đến các phòng ban, bộ phận về kết quả đánh giá này.
Riêng với phòng kinh doanh, do đặc thù công việc là nghiên cứu thị trường; tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng; phối hợp với các phòng ban khác lập hồ sơ dự thầu cho các dự án, đem các dự án để tăng doanh thu, lợi nhuận về cho công ty. Do vậy đánh giá KQTHCV của phòng ban này được đánh giá chủ yếu dựa trên số lượng các dự án và doanh số hàng năm nhân viên đem về cho công ty. Hiện tại, đánh giá KQTHCV của nhân viên phòng kinh doanh hàng năm tại công ty do ban lãnh đạo tự quyết định.
Cung cấp thông tin phản hồi:
Thông tin phản hồi là một khâu nằm trong quy trình đánh giá, là lúc trưởng phòng/ban và nhân viên cùng ngồi với nhau thảo luận chính thức về kết quả đánh giá. Người lao động có cơ hội xác nhận hay thắc mắc mọi vấn đề về việc đánh giá, họ sẽ được xem xét lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc đã qua, những mặt được và chưa được của thực hiện công việc, tiềm năng cũng như thách thức của họ trong tương lai để họ hiểu rõ được sự thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc của mình, biết được mặt được và chưa được của mình trong thực hiện công việc từ đó có những thay đổi, cải tiến cho việc thực hiện công việc được tốt hơn. Ngoài ra kết quả đánh giá cần phải được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tới bộ phận quản lý nguồn nhân lực để làm cơ sở cho các quyết định nhân sự.
Tại công ty, việc phản hồi kết quả đánh giá được diễn ra như sau: kết quả đánh giá sau khi được xem xét phê duyệt sẽ được phòng nhân sự gửi thư điện tử thông báo cho từng cá nhân. Trưởng phòng/ban sẽ có cuộc trao đổi riêng với nhân viên về kết quả đánh giá. Sau khi không còn thắc mắc, kết quả đánh giá cuối cùng sẽ được chuyển tới phòng HC-NS-KT để xem xét việc trả lương, thưởng và làm căn cứ cho các quyết định nhân sự khác.
Theo kết quả điều tra khi được hỏi về sự hài lòng đối với thông tin phản hồi của Công ty về kết quả công việc: có 95 người (chiếm 92,23%) hài lòng về thông tin phản hồi hiện nay của công ty và 8 người (chiếm 7,77%) không hài lòng với công tác này. Theo họ, cuộc trao đổi về kết quả đánh giá nên có sự tham gia của
Ban giám đốc bởi Ban giám đốc cũng là người có ảnh hưởng đến quyết định đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ.