thực hiện công việc một cách rõ ràng và khách quan
Kết quả của công tác phân tích công việc là bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định tiêu chuẩn, làm cơ sở so sánh với kết quả thực hiện công việc thực tế của người lao động. Tuy nhiên, hiện tại, công tác phân tích công việc chưa được ban lãnh đạo công ty chú trọng. Vì vậy, cần xây dựng bản phân tích công việc rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu để đảm bảo đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp phục vụ cho công tác đánh giá KQTHCV, từ đó người lao động có thể tin tưởng vào công tác ĐGTHCV của công ty.
Để làm được điều này, bộ phận quản lý nhân sự của công ty phối hợp với các bộ phận khác để triển khai hoạt động phân tích công việc với các nhiệm vụ như : xác định mục đích của phân tích công việc; kế hoạch hóa và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan; xác định các bước tiến hành phân tích công việc; xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin; tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc. Sau đó, bộ phận quản lý nhân lực tiến hành tổng hợp, xây dựng lại và hoàn thiện bản mô tả công việc cho các vị trí tại công ty.
Khi tiến hành phân tích công việc cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích, danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp. Dựa trên nội dung đánh giá kết quả thực hiện công việc tại Công ty, có 16 vị trí công việc cần phân tích
Bảng 3.1 Danh mục thống kê các vị trí phân tích công việc tại Công ty STT Chức danh công việc Mã số công việc Bộ phận
1 Tổng giám đốc TGĐ-01 Ban Tổng giám đốc 2 Phó Tổng giám đốc PTGĐ-02 3 Trưởng phòng HC-NS-KT TPTH-03 Phòng HC-NS-KT
4 Nhân viên nhân sự NVNS-04
5 Nhân viên hành chính NVHC-05
6 Nhân viên kế toán NVKT-06
7 Trưởng phòng Xây dựng TPXD-07
7 Kỹ sư dự toán KSDT-08
Phòng Xây dựng
9 Kỹ sư công trường KSCT-09
10 Kỹ thuật viên KTV-10
11 Trưởng phòng cơ điện TPCĐ-11
Phòng cơ điện
12 Kỹ sư cơ điện KSCĐ-12
13 Kỹ thuật viên KTV-13
12 Trưởng phòng thiết kế TPTK-14
Phòng thiết kế
13 Kiến trúc sư KTS-15
14 Kỹ thuật viên KTV-16
15 Trưởng phòng kinh doanh TPKD-17 Phòng phát triển kinh
doanh
16 Nhân viên kinh doanh NVKD-18
Nguồn: Phòng HC-NS-KT Công ty Obayashi Việt Nam
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc; thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bảng câu hỏi cần thiết.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin về công việc chủ yếu từ lãnh đạo và nhân viên các phòng, ban chức năng bằng các phương pháp như phỏng vấn, bảng câu hỏi hoặc phương pháp nhật ký công việc
Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc, chẳng hạn như viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, hay xác định nhu cầu đào tạo, hoặc kế hoạch hóa nguồn nhân lực...
Trong bản mô tả công việc phải đưa ra được những thông tin chung về công việc; những chức năng và trách nhiệm trong công việc và giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ và trách nhiệm đó; quyền hành của người thực hiện công việc; những mối quan hệ trong công việc; các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó, bao gồm các điều kiện về vật chất kỹ thuật, thời gian làm việc,...từ đó xác định các tiêu chuẩn lựa chọn người thực hiện công việc để có thể lựa chọn và bố trí đúng người đúng việc làm cơ sở xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bảng 3.2 (trích dẫn từ phụ lục 3.1) thấy được bản mô tả công việc tương đối chi tiết cho vị trí kỹ sư dự toán tại Công ty. Tiêu chuẩn thực hiện công việc việc được quy định rõ ràng hơn giúp người lao động trong công ty dễ dàng đánh giá sự thực hiện công việc của bản thân, từ đó khắc phục được hạn chế của công tác ĐGTHCV tại Công ty.
Bảng 3.2: Mô tả công việc và tiêu chuẩn THCV của kỹ sư bóc tách lập dự toán xây dựng công trình
STT Nhiệm vụ Mô tả công việc Tiêu chuẩn 1 Tiếp nhận hồ
sơ dự án
Nhận hồ sơ công trình từ chủ đầu tư, đọc bản vẽ, đọc tiêu chuẩn kỹ thuật của công trình, đảm bảo hiểu rõ công năng sử dụng, tính thẩm mỹ và yêu cầu kinh tế (nếu có) của dự án.
Tiếp nhận bóc tách 3-4 dự án/ tháng tùy theo quy mô của dự án.
Liên lạc với chủ đầu tư đưa ra các câu hỏi về những điểm cần làm rõ trong hồ sơ trong vòng 1 -3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ dự án
2 Thực hiện việc bóc tách khối lượng
Bóc tách khối lượng từng công việc theo bản vẽ thiết kế đã nhận được, đảm bảo chính xác theo từng giai đoạn thực hiện dự án, đảm bảo các quy chuẩn về kiến trúc, kết cấu, phòng cháy chữa cháy, môi trường...
Theo yêu cầu cùa trưởng phòng. Tính khối lượng chính xác, dễ hiểu, dễ kiểm tra khi cần thiết. Chỉ tách hạng mục công việc hợp lý phù hợp tình hình công trường và địa điểm của dự án.
Yêu cầu cao về tính tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác.
3 Đặt đơn giá Áp đơn giá cho từng công việc đã bóc tách ở bước trên, đảm bảo đúng thời giá thị trường, phù hợp vị trí và thời gian thực hiện dự án. Xây dựng đơn giá cho những công việc đặc thù của dự án.
Đặt đơn giá hợp lý, kinh tế so với các đơn vị khác, đem lại tính khả thi cao khi đấu thầu.
4 Phối hợp với các đơn vị khác (Cơ điện, thiết kế và tư vấn)
Thực hiện các yêu cầu phát sinh của các đơn vị cơ điện, bên thiết kế và đơn vị tư vấn. Tính thêm khối lượng (nếu có).
Theo đúng tiến độ yêu cầu của chủ đầu tư và yêu cầu nội bộ của từng dự án.
5 Xây dựng báo giá gửi chủ đầu tư
Thực hiện xây dựng báo giá theo mẫu của chủ đầu tư (nếu có) hoặc theo mẫu thường dùng của công ty. Đảm bảo chính xác, rõ ràng từng hạng mục để chủ đầu tư so sánh với các nhà thầu khác nếu có nhiều đơn vị tham gia đấu thầu. Đảm bảo gửi báo giá đến chủ đầu tư theo đúng tiến độ đã cam kết.
Thời gian yêu cầu thực hiện bóc tách lên báo giá từ 7 – 10 ngày.