1. Hệ thống Phũng cụng chứng quỏ mỏng, khụng đỏp ứng đượcnhu cầu nhu cầu
Cỏc Phũng cụng chứng đầu tiờn được thành lập lại năm 1987 và đó phỏt triển với số lượng ngày một tăng trờn cơ sở ra đời của cỏc văn bản quy định về tổ chức và hoạt động cụng chứng, chứng thực như Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991, Nghị định số 31 CP ngày 18-5- 1996 và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000. Hiện nay, hoạt động cụng chứng, chứng thực khụng chỉ do Nhà nước đảm nhiệm thụng qua cơ quan chuyờn trỏch là Phũng cụng chứng, mà cũn thụng qua một hệ thống cỏc cơ quan cụng quyền thực hiện kiờm nhiệm như Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện, xó và Cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (hiện nay cú 109 Phũng cụng chứng, 617 Uỷ ban nhõn dõn
cấp huyện, 10.476 Uỷ ban nhõn dõn cấp xó, 85 cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài thực hiện cụng chứng, chứng thực). Đối với một đất
nước cú gần 80 triệu dõn, với sự phỏt triển kinh tế sụi động như hiện nay, thỡ số lượng quỏ ớt Phũng cụng chứng chuyờn nghiệp được thành lập ở thành phố, thị xó và một số quận, huyện lớn đó dẫn đến tỡnh trạng “cung khụng đủ cầu”. Cỏc Phũng cụng chứng luụn trong tỡnh trạng quỏ tải, mỗi ngày một cụng chứng viờn của Phũng cụng chứng ở thành phố lớn phải tiếp nhận từ 15 đến 40 hợp đồng.
Việc Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện, xó được Chớnh phủ giao cho kiờm nhiệm chứng thực cỏc hợp đồng giao dịch và cỏc việc khỏc mới chỉ đạt được mục đớch là tạo ra dịch vụ gần với dõn, chưa thực sự đỏp ứng được yờu cầu chứng thực, cũng như tư vấn vỡ những hạn chế về hiểu
biết phỏp lý và kinh nghiệm chứng thực của những người cú thẩm quyền thực hiện ở những cơ quan này. Mặt khỏc, vỡ những người được giao đảm nhiệm trực tiếp ký chứng thực và cỏn bộ phỏp lý giỳp việc phải kiờm nhiệm cụng tỏc khỏc tại cơ quan hành chớnh, nờn họ đều bị phõn tỏn thời gian và sức lực, khụng thể thường trực tiếp dõn. Do vậy, tuy cỏc cơ quan này rất gần dõn nhưng yờu cầu cụng chứng vẫn phải chờ đợi, khỏch hàng vẫn phải đi lại nhiều lần, tốn kộm thời gian và chi phớ.
2. Chưa cú cơ chế về trỏch nhiệm bồi thường vật chất
Hiện nay, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định trỏch nhiệm của cụng chứng viờn và của cụng chức khỏc thực hiện cụng chứng, chứng thực là phải khỏch quan, trung thực và phải chịu trỏch nhiệm về việc cụng chứng, chứng thực của mỡnh; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc cụng chứng, chứng thực hoặc nội dung cụng chứng, chứng thực là trỏi phỏp luật, đạo đức xó hội, thỡ khụng được thực hiện cụng chứng, chứng thực (Điều 6). Như vậy, theo quy định này, người thực hiện việc cụng chứng, chứng thực phải chịu trỏch nhiệm về tớnh hợp phỏp của giao dịch, hợp đồng mà mỡnh cụng chứng, chứng thực, nhưng mức độ trỏch nhiệm được xỏc định như thế nào thỡ chưa được hướng dẫn cụ thể. Chớnh sự chưa rừ ràng này đó khiến khụng ớt người làm cụng tỏc cụng chứng, chứng thực băn khoăn về phạm vi trỏch nhiệm, mức độ trỏch nhiệm trong cụng việc của mỡnh.
Cụng chứng viờn hoạt động chuyờn nghiệp, được đào tạo cơ bản về kiến thức phỏp lý, được tuyển chọn kỹ lưỡng, cú kinh nghiệm cụng tỏc phỏp luật; văn bản cụng chứng đem lại sự an toàn phỏp lý cho cỏc giao dịch, tạo ra chứng cứ vật chất khụng thể phản bỏc. Tuy nhiờn, cụng
chứng viờn khụng thể trỏnh khỏi những sai sút, những lỗi vụ ý gõy ra thiệt hại cho khỏch hàng, cho Nhà nước hoặc cho một người thứ ba. Cho đến nay, Chớnh phủ chưa cú một văn bản quy định một cơ chế bồi thường thiệt hại dõn sự. Ngành cụng chứng Việt Nam cũng chưa cú một quỹ bồi thường hoặc quỹ bảo hiểm nghề nghiệp cho cụng chứng viờn. Do vậy, những thiệt hại của khỏch hàng do lỗi của cụng chứng viờn gõy ra khi thực hiện nhiệm vụ sẽ khụng được bồi thường về vất chất; cụng chứng viờn thường chỉ bị ỏp dụng những hỡnh thức kỷ luật hành chớnh hoặc trong trường hợp nghiờm trọng, thỡ bị truy tố hỡnh sự.
3. Chưa xỏc định đỳng bản chất và vị trớ phỏp lý của Phũng cụngchứng chứng
Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Phũng cụng chứng là một phỏp nhõn đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Giỏm đốc Sở Tư phỏp, cú con dấu và tài khoản riờng. Phũng cụng chứng cú Trưởng phũng, Phú Trưởng phũng, cụng chứng viờn, chuyờn viờn và cỏc nhõn viờn khỏc. Thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức, điều động đối với cỏc cụng chứng viờn khụng chỉ phụ thuộc vào đề nghị của Trưởng Phũng cụng chứng mà cũn phải qua nhiều chủ thể quản lý khỏc là Sở Tư phỏp, Uỷ ban nhõn dõn cấp tỉnh và Bộ Tư phỏp. Trưởng Phũng cụng chứng là người đứng đầu cơ quan nhưng khụng được toàn quyền đề nghị bổ nhiệm cụng chứng viờn, lựa chọn thư ký cụng chứng và cỏc nhõn viờn khỏc, họ luụn phải chịu một sức ộp hoặc một sự ỏp đặt của Sở Tư phỏp địa phương. Vỡ thế, khi tiến hành cỏc thủ tục nờu trờn, thường xảy ra tỡnh trạng cơ quan này gõy khú khăn cho cơ quan kia, quy trỡnh kộo dài, mỗi địa phương làm theo một quy trỡnh khỏc nhau về cụng tỏc quản lý cỏn bộ.
Tuy đó tập trung nhiều chuyờn gia nghiờn cứu, tham khảo kinh nghiệm của một số nước, nhưng hiện nay, việc xỏc định đỳng tớnh chất của Phũng cụng chứng vẫn cũn đang gặp khú khăn, lỳng tỳng vỡ khụng thể coi Phũng cụng chứng là cơ quan quản lý hành chớnh nhà nước, khụng thể coi Phũng cụng chứng là cơ quan hành chớnh sự nghiệp, Phũng cụng chứng khụng thể là đơn vị kinh doanh và cũng khụng thể là một loại cơ quan bổ trợ tư phỏp thuần tuý mà chớnh là một loại cơ quan bổ trợ tư phỏp đặc biệt, phải cú quy chế hoạt động riờng, cụng chứng viờn cũng phải được coi là một loại cụng chức đặc biệt.
Việc quản lý nhà nước đối với hoạt động cụng chứng, trờn lý thuyết đó được quy định, nhưng trờn thực tế ngoài cụng tỏc hướng dẫn nghiệp vụ, xõy dựng văn bản phỏp luật trong lĩnh vực cụng chứng và hoạt động hợp tỏc quốc tế, Bộ Tư phỏp chưa kiểm soỏt chặt chẽ và chưa thể hiện rừ vai trũ trong cụng tỏc quy hoạch, phỏt triển, thành lập cỏc Phũng cụng chứng và cụng chứng viờn. Việc phối hợp với chớnh quyền địa phương để xõy dựng đề ỏn thành lập Phũng cụng chứng, bổ nhiệm, miễn nhiệm cụng chứng viờn, vẫn cũn bị giỏn đoạn, phụ thuộc quỏ nhiều vào sự chủ động đề xuất và ý chớ của chớnh quyền địa phương.
4. Sự bao cấp khụng tạo ra động lực và sức sỏng tạo cho ngườilàm cụng chứng làm cụng chứng
Phũng cụng chứng là một cơ quan nhà nước, do chớnh quyền địa phương chịu trỏch nhiệm đầu tư về cơ sở vật chất như trụ sở, phương tiện làm việc, kinh phớ hoạt động hành chớnh. Trưởng Phũng cụng chứng chỉ là người quản lý về mặt hành chớnh, khụng phải là “người chủ doanh nghiệp” nờn khụng phải chịu một sức ộp về hạch toỏn cỏc chi tiờu hành chớnh như: điện, điện thoại, văn phũng phẩm, dịch vụ bưu
điện, cụng tỏc phớ sửa chữa, xăng dầu…. Do vậy, ở cỏc Phũng cụng chứng nhà nước, vẫn cũn tỡnh trạng người lao động khụng cú năng lực nhưng vẫn cú vị trớ làm việc hoặc một số người lao động chưa cú ý thức tiết kiệm, cũn lóng phớ của cụng.
Hơn nữa, một mõu thuẫn đang tồn tại là nhu cầu cụng chứng của xó hội ngày một tăng, tớnh chất hoạt động ngày càng phức tạp, nhưng cơ chế bao cấp đó kỡm hóm khụng cho phộp thành lập thờm Phũng cụng chứng, khụng thể đào tạo và bổ nhiệm thờm cụng chứng viờn vỡ phải chịu một sức ộp rất mạnh về biờn chế. Một số người đang trong biờn chế thỡ khả năng chuyờn mụn hạn chế, trong khi đú cú rất nhiều người mới được đào tạo chớnh quy về luật thỡ khụng cú cơ hội được tuyển vào cụng chức để bổ sung nguồn nhõn lực cho ngành cụng chứng.
Cụng chứng viờn và cỏc nhõn viờn của Phũng cụng chứng đều hưởng lương từ ngõn sỏch nhà nước giống như cụng chức hành chớnh khỏc, họ khụng được hưởng theo khối lượng cụng việc mà những người làm cụng chứng đảm nhiệm. Điều đú dẫn đến hiện tượng là mức cống hiến khụng tương xứng với mức hưởng thụ, cụng chứng viờn ở nơi cú nhiều cụng việc cũng được hưởng lương giống như cụng chứng viờn ở những nơi cú ớt cụng việc. Điều này đó khụng tạo ra động lực phỏt triển sản xuất, khụng khớch lệ sức sỏng tạo của mỗi cỏ nhõn. Tổ chức và hoạt động cụng chứng mang nặng tớnh hành chớnh bao cấp, chưa phỏt huy được tớnh chủ động, sỏng tạo của người làm cụng tỏc cụng chứng theo quy luật của kinh tế thị trường, chưa phản ỏnh được đỳng bản chất dịch vụ của hoạt động cụng chứng.
5. Đào tạo cụng chứng chưa đỏp ứng về số lượng và chất lượng
Hầu hết cụng chứng viờn và nhõn viờn nghiệp vụ cụng chứng chỉ mới được đào tạo chuyờn ngành luật, cú kinh nghiệm cụng tỏc trong cỏc cơ quan tư phỏp và phỏp luật, được tham dự một số khoỏ bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ cụng chứng, họ chưa được đào tạo nghề cụng chứng một cỏch bài bản. Hiện nay, Bộ tư phỏp đó cú Học viện tư phỏp cú chức năng đào tạo cỏc chức danh tư phỏp, trong đú cú cụng chứng viờn. Sau 5 năm hoạt động với một số khoỏ đào tạo cụng chứng, Học viện đó cung cấp cho cỏc Phũng cụng chứng hơn 200 ứng viờn để bổ nhiệm cụng chứng viờn. Tuy nhiờn, việc đào tạo cũn nhiều khú khăn, bỡ ngỡ, chưa cú hệ thống giỏo trỡnh cơ bản, chưa cú sự tổng kết kinh nghiệm để xõy dựng hệ thống giỏo trỡnh về nghiệp vụ cụng chứng. Chương trỡnh đào tạo thỡ mới được đặt ra, chưa triển khai một cỏch liờn tục, đồng bộ; phương phỏp giảng dạy chưa thớch hợp với từng loại đối tượng học viờn; cỏc chuyờn đề thực hành tỏc nghiệp cũn nghốo nàn.
Ngoài ra, đội ngũ chuyờn viờn cú trỡnh độ phỏp lý giỳp việc cho cụng chứng viờn cũng chưa được đào tạo nghề trước khi nhận cụng tỏc tại Phũng cụng chứng; cụng tỏc bồi dưỡng nghiệp vụ cụng chứng cho cụng chứng viờn chưa được chỳ trọng tổ chức hàng năm; việc mở cỏc khoỏ đào tạo nghiệp vụ chứng thực tại địa phương cho những người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhõn dõn cấp xó và cấp huyện cũn rất hạn chế cả về quy mụ, hỡnh thức và chất lượng.
6. Chưa cú cơ chế kiểm tra, thanh tra cú hiệu quả
Từ năm 1991 đến nay, tuy cỏc văn bản về tổ chức và hoạt động cụng chứng đều quy định Bộ Tư phỏp cú chức năng thanh tra, kiểm tra hoạt động cụng chứng đối với Phũng cụng chứng; Sở Tư phỏp cú chức
năng thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực đối với cỏc Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện và Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện cú chức năng thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực đối với Uỷ ban nhõn dõn cấp xó, nhưng cỏc cơ quan cú thẩm quyền này đều khụng cú một chế độ kiểm tra, thanh tra theo đỳng ý nghĩa của nú.
Cỏc đợt kiểm tra, thanh tra thường chỉ được thực hiện trong từng vụ việc khiếu nại, tố cỏo hoặc đối với những vụ vi phạm của người thực hiện cụng chứng, chứng thực. Những đoàn kiểm tra của Bộ Tư phỏp chỉ được thực hiện với mục đớch kiểm tra hành chớnh, thu thập cỏc thụng tin, ghi nhận những yờu cầu, đề nghị của Phũng cụng chứng và giải quyết cỏc vụ việc xảy ra. Một điểm yếu kộm của cụng tỏc này là cỏc cơ quan quản lý cụng chứng, chứng thực khụng cú Quy chế làm việc, khụng tổ chức được việc kiểm tra, thanh tra theo định kỳ bắt buộc, dưới hỡnh thức kiểm tra chộo. Do cỏc Phũng cụng chứng khụng bị kiểm tra định kỳ, nờn thực tế cú những sai sút, yếu kộm hoặc vi phạm mà khụng bị phỏt hiện, cú những cỏn bộ năng lực chuyờn mụn kộm vẫn tiếp tục làm việc, nhà quản lý khụng chỉ ra cho cụng chứng viờn và những người giỳp việc của họ thấy được những thiếu sút, sai phạm của mỡnh về mặt thể thức, hiểu biết phỏp luật, vận dụng phỏp luật trong tư vấn và lập văn bản cụng chứng, những sai sút về kỹ thuật nghiệp vụ để rỳt kinh nghiệm, khắc phục những nhược điểm đú.