1. Cơ quan cú thẩm quyền cụng chứng, chứng thực
(i) Nghị định số 75/2000/NĐ-CP khụng quy định tờn gọi là "Phũng cụng chứng nhà nước" như Nghị định số 31/CP mà chỉ gọi chung là "Phũng cụng chứng". Tờn gọi này là chớnh xỏc và phự hợp chung cho cả thời gian sau này khi Việt Nam thực hiện xó hội hoỏ hoạt động cụng chứng. Khụng giống với cơ quan cú thẩm quyền cụng chứng, chứng thực khỏc, Phũng cụng chứng là cơ quan duy nhất chuyờn trỏch về hoạt động cụng chứng.
Về địa vị phỏp lý, tuy được đặt dưới sự quản lý của Giỏm đốc Sở Tư phỏp, nhưng Phũng cụng chứng khỏc hẳn với cỏc Phũng chuyờn mụn nghiệp vụ thuộc Sở Tư phỏp ở những điểm quan trọng sau: Phũng cụng chứng cú tư cỏch phỏp nhõn (trong khi cỏc Phũng nghiệp vụ khỏc thuộc Sở khụng thể cú tư cỏch này); Phũng cụng chứng cú trụ sở, tài khoản và con dấu riờng.
Về cơ cấu tổ chức bộ mỏy (Khoản 2 Điều 26), Phũng cụng chứng cú một bộ mỏy hoàn chỉnh theo tiờu chuẩn của một phỏp nhõn, đồng thời bảo đảm yờu cầu hoạt động nghiệp vụ của Phũng cụng chứng.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Phũng cụng chứng quy định tại Khoản 1 Điều 28. Trưởng Phũng cụng chứng với tư cỏch là một thủ trưởng cơ quan, bờn cạnh những nhiệm vụ, quyền hạn mang tớnh chất hành chớnh thỡ Trưởng Phũng cụng chứng cũn cú những nhiệm vụ, quyền hạn của một cụng chứng viờn khi thực hiện cụng chứng.
Thủ tục, bổ nhiệm, miễn nhiệm và cỏch chức Trưởng phũng, Phú Trưởng Phũng cụng chứng quy định tại Khoản 2 Điều 28 cú một số điểm khỏc so với Nghị định số 31/CP, cụ thể:
+ Thẩm quyền bổ nhiệm cả hai chức danh này đều thuộc Chủ tịch Uỷ ban nhõn dõn cấp tỉnh.
+ Phải cú văn bản chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Tư phỏp.
+ Người muốn được bổ nhiệm làm Trưởng phũng hoặc Phú Trưởng Phũng cụng chứng phải cú 2 năm thõm niờn trở lờn làm cụng tỏc cụng chứng viờn.
Cụng chứng viờn là một chức danh hoạt động chuyờn nghiệp, do Bộ trưởng Bộ Tư phỏp bổ nhiệm, cú nhiệm vụ thực hiện việc cụng chứng tại Phũng cụng chứng khi hội đủ cỏc điều kiện theo quy định của phỏp luật (Khoản 1 Điều 30).
(ii) Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện là cơ quan cú thẩm quyền chứng thực cỏc loại việc quy định tại Khoản 1 Điều 22. Trưởng Phũng Tư phỏp được Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện uỷ quyền thực hiện việc chứng thực (Khoản 2 Điều 22). Việc quy định Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện uỷ quyền cho Trưởng phũng Tư phỏp thực hiện chứng thực là xuất phỏt từ tỡnh hỡnh thực tế đặt ra. Trước đõy, Nghị định số 31/CP và Thụng tư số 1411/TT-TP cũng đó quy định vấn đề này nhưng chưa rừ ràng, dứt khoỏt. Do đú, cỏc địa phương thực hiện khụng thống nhất và cũn nhiều lỳng tỳng. Theo Khoản 2 Điều 22 cho thấy nhiệm vụ chứng thực là nhiệm vụ của Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện, cũn Trưởng Phũng Tư phỏp chỉ là người được uỷ quyền thực hiện nhiệm vụ đú. Chớnh vỡ vậy, khi thực hiện chứng thực, Trưởng Phũng Tư phỏp được sử dụng con dấu của Uỷ ban nhõn dõn (thay vỡ con dấu của Phũng Tư phỏp). Trưởng phũng Tư phỏp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư phỏp. Phũng Tư phỏp phải cú cỏn bộ chuyờn trỏch cú trỡnh độ cử nhõn luật và đó được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực để giỳp Trưởng phũng thực hiện việc chứng thực.
(iii) Uỷ ban nhõn dõn cấp xó là cơ quan cú thẩm quyền chứng thực cỏc loại việc thuộc thẩm quyền. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhõn dõn cấp xó là Chủ tịch hoặc Phú Chủ tịch phụ trỏch cụng tỏc Tư phỏp. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhõn dõn cấp xó phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư phỏp. Cỏn bộ Tư phỏp cấp xó giỳp Chủ tịch hoặc Phú Chủ tịch thực hiện chứng thực trong thẩm quyền.
(iv) Việc quản lý hoạt động cụng chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng được tăng cường hơn trước, đũi hỏi phải cú sự phối hợp chặt chẽ giữa Bộ Tư phỏp và Bộ Ngoại giao về việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cụng chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện đú. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cú thể là: Đại sứ quỏn, Lónh sự quỏn, Tổng lónh sự quỏn, Văn phũng đại diện Việt Nam... Người thực hiện cụng chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài là viờn chức lónh sự được phõn cụng thực hiện.
2. Quản lý nhà nước về cụng chứng, chứng thực
Quản lý nhà nước về cụng chứng, chứng thực là loại hoạt động quản lý mang tớnh chất quyền lực hành chớnh của Nhà nước, do cỏc cơ quan cú thẩm quyền được phỏp luật quy định thực hiện, nhằm tỏc động lờn tổ chức và hoạt động cụng chứng, chứng thực, đưa cỏc hoạt động này diễn ra trong khuụn khổ của phỏp luật và đạt mục đớch vào việc gúp phần bảo đảm an toàn phỏp lý trong quan hệ dõn sự, kinh tế, thương mại và quan hệ khỏc, phũng ngừa vi phạm phỏp luật, tăng cường phỏp chế xó hội chủ nghĩa.
(i) Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư phỏp
Việc quản lý nhà nước về cụng chứng, chứng thực cần phải được thực hiện thống nhất trong phạm vi cả nước, trong đú Bộ Tư phỏp là đầu mối giỳp Chớnh phủ thực hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất này. Nghị định đó cú sự phõn cấp cho địa phương (Uỷ ban nhõn dõn cấp tỉnh và Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện) nhiều hơn so với Nghị định số 31/CP, chẳng hạn như trong việc hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động cụng chứng, chứng thực tại địa phương, tăng cường việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện cụng chứng, chứng thực ở cấp huyện, cấp xó.
Với chức năng là cơ quan của Chớnh phủ, Bộ Tư phỏp chịu trỏch nhiệm trước Chớnh phủ quản lý thống nhất về cụng chứng, chứng thực trong phạm vi cả nước. Để thực hiện chức năng đú, Bộ Tư phỏp cú những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau (Điều 17):
1. Soạn thảo, trỡnh cơ quan thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm phỏp luật về cụng chứng, chứng thực; ban hành theo thẩm quyền văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm phỏp luật;
2. Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức, hoạt động cụng chứng, chứng thực;
3. Bồi dưỡng nghiệp vụ cụng chứng, chứng thực;
4. Ban hành và hướng dẫn việc sử dụng thống nhất cỏc sổ cụng chứng, sổ chứng thực; quy định và hướng dẫn việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch, mẫu nội dung lời chứng;
5. Kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động cụng chứng, chứng thực theo thẩm quyền;
6. Giải quyết khiếu nại, tố cỏo về cụng chứng, chứng thực theo thẩm quyền;
7. Hàng năm tổng hợp tỡnh hỡnh và thống kờ số liệu về cụng chứng, chứng thực bỏo cỏo Chớnh phủ;
8. Thực hiện hợp tỏc quốc tế về cụng chứng, chứng thực;
9. Đào tạo nghề cụng chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm cụng chứng viờn; cấp Thẻ cụng chứng viờn; phỏt hành niờn giỏm cụng chứng viờn; triển khai việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong hoạt động cụng chứng.