1. Chất lượng văn bản và dịch vụ cụng chứng cũn hạn chế
Phũng cụng chứng là cơ quan hoạt động chuyờn trỏch, cụng chứng viờn, chuyờn viờn nghiệp vụ đều là cụng chức nhà nước nhưng luụn bị hạn chế đến mức tối thiểu. Mỗi khi Phũng cụng chứng muốn tăng thờm biờn chế, chớnh quyền địa phương cấp tỉnh phải chờ cú chỉ tiờu do
Chớnh phủ giao và nhõn sự phải phụ thuộc vào kết quả của từng đợt thi tuyển. Hơn nữa, yờu cầu cụng chứng ngày càng tăng, tớnh chất cỏc hợp đồng giao dịch ngày càng phức tạp, nhưng số lượng Phũng cụng chứng và cụng chứng viờn được tăng hàng năm lại quỏ ớt. Chớnh vỡ thế, cỏc Phũng cụng chứng thường xuyờn bị quỏ tải (một số Phũng cụng
chứng lớn, mỗi ngày cú từ 700 đến 900 khỏch hàng đến yờu cầu cụng chứng), khỏch hàng phải chờ đợi, đi lại nhiều lần, tốn kộm về thời gian
và chi phớ.
Do quỏ tải về cụng việc, cụng chứng viờn và nhõn sự luụn phải chịu sức ộp, khụng cú thời gian dành cho việc tư vấn, khụng cú thời gian để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và cập nhật những kiến thức phỏp lý, khụng thể soạn thảo kỹ lưỡng một hợp đồng giao dịch. Vỡ vậy, chất lượng văn bản cụng chứng và chất lượng dịch vụ bị hạn chế rất nhiều.
2. Chưa xỏc định rừ bản chất của Văn bản cụng chứng
Phỏp luật về dõn sự và cụng chứng đó chứng tỏ cụng chứng ở Việt Nam khụng phải là cụng chứng hỡnh thức theo kiểu Anglo-saxon, mà đang hướng theo mụ hỡnh cụng chứng la-tinh, tức là cụng chứng nội dung hợp đồng, giao dịch. Về thực chất, cụng chứng viờn Việt Nam đang phấn đấu để đạt được trỡnh độ của cụng chứng viờn ở khu vực Chõu Á cũng như cỏc nước tiờn tiến trong hệ la-tinh. Tuy nhiờn, về phương phỏp và quy trỡnh thực hiện cụng chứng vẫn mang mầu sắc và ảnh hưởng của cụng chứng cỏc nước xó hội chủ nghĩa cũ, theo đú cụng chứng chưa phải là một “dịch vụ cụng” thực sự; cụng chứng viờn kiểm tra hồ sơ và yờu cầu của khỏch hàng phải bổ sung những giấy tờ cũn thiếu, tự mỡnh hoàn thiện cỏc thủ tục xỏc minh nhõn thõn của họ cũng như xỏc minh tỡnh trạng phỏp lý của tài sản.
Cụng chứng nội dung là loại hỡnh cụng chứng mà người tiến hành cụng chứng khụng chỉ chứng nhận, đảm bảo và chịu trỏch nhiệm về tớnh đớch thực của hợp đồng, giao dịch mà cũn phải đảm bảo và chịu trỏch nhiệm về tớnh hợp phỏp của hợp đồng, giao dịch đú. Việc chứng nhận tớnh đớch thực của giao dịch hoặc hợp đồng nào đú khụng phải là cụng việc phức tạp, khụng nhất thiết phải do những người cú trỡnh độ phỏp lý cao đảm trỏch; trong khi đú, việc chứng nhận đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch khụng trỏi phỏp luật, khụng trỏi đạo đức là một việc làm rất khú khăn, phức tạp, đũi hỏi người thực hiện cụng chứng phải cú trỡnh độ phỏp lý và chuyờn mụn cao, kinh nghiệm hành nghề và nhạy cảm nghề nghiệp (gần giống cụng việc của một thẩm phỏn). Thực tế, nhiều trường hợp, khi giao dịch liờn quan tới những vấn đề thuộc lĩnh vực chuyờn mụn phức tạp, thỡ cú trường hợp người thực hiện cụng chứng khụng thể đảm bảo được việc này vỡ hệ thống phỏp luật của Việt Nam vừa thiếu lại vừa cú sự chồng chộo. Phỏp luật về cụng chứng hiện nay chưa quy định tớnh nhất quỏn về bản chất cụng chứng ở Việt Nam là cụng chứng nội dung, chưa quy định một quy trỡnh dịch vụ cụng khộp kớn của cụng chứng viờn theo chớnh sỏch cải cỏch hành chớnh “một cửa” tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng đến giao dịch tại Phũng cụng chứng.
3. Trỡnh tự, thủ tục vừa gũ bú đối với người thực hiện, vừa khụngthuận lợi cho khỏch hàng thuận lợi cho khỏch hàng
Mặc dự Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đó cú quy định về thủ tục cụng chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cải tiến theo hướng đơn giản hơn so với Nghị định số 31/CP, nhưng đú chỉ là những quy định mang tớnh nguyờn tắc, dễ gõy ra những cỏch hiểu và vận dụng khỏc nhau, nú khụng chứa đựng những điều khoản hướng dẫn cụ thể để qua đú cụng chứng viờn và những người cú thẩm quyền kiờm nhiệm ở Uỷ ban nhõn
dõn cấp huyện, cấp xó thể hiện những kiến thức phỏp lý và khả năng vận dụng của mỡnh vào từng hợp đồng cụ thể, trờn cơ sở tụn trọng quyền tự do thoả thuận của cỏc bờn tham gia vào hợp đồng.
Những quy định về trỡnh tự, thủ tục hiện hành với mục đớch làm giảm trỏch nhiệm của người thực hiện cụng chứng, chứng thực sẽ giỏn tiếp đẩy trỏch nhiệm cho khỏch hàng, yờu cầu khỏch hàng phải tự mỡnh đi “gừ cửa” cỏc cơ quan hữu quan để cú tài liệu chứng minh nhõn thõn (khai sinh, kết hụn, chứng tử, hộ khẩu…) và tỡnh trạng phỏp lý của tài sản (quyền sử dụng đất, trớch lục bản đồ địa chớnh, quyền sở hữu tài sản, đồng sở hữu, quyền của người thứ ba đối với tài sản, quy hoạch đụ thị, quyền về địa dịch của chủ sở hữu bất động sản liền kề, thuế trước bạ, đăng ký thế chấp…). Hiện nay cũn thiếu cỏc quy định cụ thể và hướng dẫn liờn ngành để đảm bảo được yờu cầu vừa đơn giản, vừa chặt chẽ và đỏp ứng được nguyờn tắc là giảm thiểu phiền hà, tiờu cực và tạo thuận lợi cho nhõn dõn theo chớnh sỏch “một cửa” mà Việt Nam đang kiờn trỡ cải cỏch.
4. Thiếu sự đầu tư cho cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
Một số Phũng cụng chứng tuy đó được thành lập từ nhiều năm nay, nhưng khụng được bố trớ trụ sở làm việc, phải thuờ trụ sở hoặc sử dụng một phần diện tớch của Sở Tư phỏp. Việc khụng chủ động về trụ sở đó làm cho Phũng cụng chứng rất bị động và khú khăn trong việc bố trớ đầy đủ và hợp lý cỏc phũng làm việc, phũng chờ, phũng tiếp dõn và kho lưu trữ, khụng thể tạo thuận lợi phục vụ tốt cho người yờu cầu cụng chứng.
Ở một số tỉnh và thành phố lớn, cỏc Phũng cụng chứng đó được trang bị một số mỏy vi tớnh và mỏy in lazer. Nhưng việc soạn thảo cỏc
hợp đồng và văn bản, việc quản lý hồ sơ, thống kờ, tổng hợp vẫn được thực hiện theo cỏch thủ cụng hoặc bỏn thủ cụng trờn cỏc mỏy đơn lẻ; chưa cú sự phối hợp giữa cụng chứng viờn và nhõn viờn nghiệp vụ cụng chứng trong một dõy truyền khộp kớn; trỡnh độ tin học văn phũng chưa được phổ cập trong Phũng cụng chứng; việc sử dụng mỏy tớnh đối với những người lớn tuổi vẫn là một vấn đề khú khăn. Do vậy, họ mất nhiều thời gian để tỡm kiếm tài liệu trong kho hồ sơ và khú khăn trong việc sắp xếp lịch hẹn và tiếp khỏch hàng; nhiều yờu cầu cụng chứng của cụng dõn và tổ chức chậm được giải quyết. Đặc biệt, cỏc Phũng cụng chứng ở những tỉnh nụng thụn, miền nỳi đều chưa được trang bị mỏy vi tớnh, nờn hoạt động tạo sinh văn bản cũng như quản lý hồ sơ đều mang tớnh thủ cụng, tốn rất nhiều thời gian, cụng sức và kộm hiệu quả.
Từ quan niệm Phũng cụng chứng là một cơ quan nhà nước, hoạt động được Nhà nước bao cấp, nờn việc tổ chức, điều hành và quản lý hoạt động của Phũng cụng chứng cũng vẫn được thực hiện theo lối thủ cụng, bao cấp. Do Trưởng Phũng cụng chứng khụng phải là “chủ doanh nghiệp”, nờn việc điều hành, quản lý vẫn theo cơ chế mệnh lệnh hành chớnh, khụng cú sự cạnh tranh lành mạnh giữa cỏc cụng chứng viờn, nhõn viờn nghiệp vụ; khụng ỏp dụng chế độ thưởng phạt theo sản phẩm, nờn khụng khuyến khớch việc tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phớ.
5. Thiếu diễn đàn để trao đổi thụng tin, kinh nghiệm nghề nghiệp
Cụng chứng Việt Nam mới được thành lập và đang trờn đường cải cỏch, hội nhập với cụng chứng quốc tế và cụng chứng khu vực Chõu Á. Qua những năm hoạt động và phỏt triển theo mụ hỡnh cụng chứng
nhà nước bao cấp, cụng chứng viờn Việt Nam đó cú những tiến bộ đỏng khớch lệ và đó tớch luỹ được những kinh nghiệm nghề nghệp bước đầu rất quan trọng. Tuy vậy, họ vẫn thiếu những diễn đàn chớnh thức của ngành cụng chứng để cỏc cụng chứng viờn, nhà quản lý, nhà nghiờn cứu cú thể trao đổi thụng tin, cập nhật kiến thức, phổ biến kinh nghiệm nghề nghiệp.
Cho đến nay, trong ngành cụng chứng chưa thành lập được Hiệp hội cụng chứng, để đại diện tiếng núi và bảo vệ quyền lợi của tất cả cụng chứng viờn trờn lónh thổ Việt Nam, cũng như đại diện tại cỏc diễn đàn khu vực và quốc tế. Ngoài một số cuộc hội thảo do Bộ Tư phỏp tổ chức hoặc toạ đàm quốc tế với sự tham gia của số rất hạn hẹp cỏc Trưởng Phũng cụng chứng, cũng chưa tổ chức được nhiều cuộc hội thảo chuyờn đề để cụng chứng viờn trau dồi kiến thức phỏp luật và trao đổi những kinh nghiệm nghề nghiệp. Ngoài ra, rất cần phải thường xuyờn phỏt hành niờn giỏm cụng chứng viờn, thành lập Bỏo cụng chứng, thành lập Tạp chớ cụng chứng, thành lập trang WEB cụng chứng …