- Nguyên tắc cập nhật thƣờng xuyên: Các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều phải cập nhật, ghi chép thƣờng xuyên. Nguyên tắc này cũng bao hàm cả việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ tiền phải đúng thời điểm phát sinh nghiệp cụ. Trong hạch toán tiền, nguyên tắc này đƣợc xem nhƣ là một mắt xích kiểm soát quan trọng ngăn chặn khả năng dùng tiền của doanh nghiệp sử dụng sai mục đích, phát hiện sớm các sai phạm đối với tiền.
Với khả năng sai phạm tiềm tàng đối với khoản mục tiền cao, cùng với nguyên tắc trong quản lý và hạch toán thì kiểm soát nội bộ đối với tiền chỉ hiệu quả trong trƣờng hợp kiểm soát nội bộ phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu cơ bản sau:
- Thu đủ: Tất cả các khoản tiền thu đƣợc đều phải nộp vào két tiền mặt hoặc vào tiền gửi ngân hàng đúng theo thời gian quy định.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi tiền đều phải thực hiện đúng với mục đích, đƣợc phê chuẩn và phải đƣợc ghi chép đúng đắn.
- Duy trì số dƣ tiền hợp lý trên cơ sở từng loại tiền để đảm bảo khả năng chi trả những nhu cầu kinh doanh cũng nhƣ là khoản nợ đến hạn thanh toán. Một tỷ lệ dự trữ hợp lý là rất cần thiết trong khi dự trữ thiếu hay thừa đều ảnh hƣởng không tốt tới hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và có thể làm tăng mức rủi ro đối với tiền mặt.
Xuất phát từ yêu cầu đối với kiểm soát nghiệp vụ tiền, các thủ tục kiểm soát tiền phải đƣợc xây dựng tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Sự phân công công việc trong các nghiệp vụ liên quan đối với tiền phải có sự phân tách đáng kể trong mối quan hệ đối với các chu trình có liên quan đến tiền cụ thể. Ví dụ, trong chu trình nghiệp vụ bán hàng - thu tiền, sự phân tách về công việc thu tiền với các công việc bán hàng, thu tiền, giữ tiền,... đảm bảo khả năng phát hiện ra các sai phạm đồng thời thúc đẩy quá trình xử lý thông tin nhanh hơn, mang tính “chuyên môn hóa” hơn và rõ ràng nó sẽ làm giảm khả năng sai phạm trong chu trình này. Hay trong quy trình nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, sự phân tách về công việc thanh toán với các công việc khác nhƣ đặt mua hàng, tiếp nhận hàng, thanh toán bằng tiền cho ngƣời bán,... cũng sẽ tạo ra một khả năng kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tiền tƣơng đối tốt và vì vậy nó cũng sẽ làm giảm khả năng sai sót trong chu trình nghiệp vụ này.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này yêu cầu phải có sự cách ly một số chức năng đặc thù liên quan tới tiền trong doanh nghiệp. Sự cách ly các chức năng ghi chép, phê chuẩn và chức năng quản lý trực tiếp đối với tiền là vô cùng quan trọng. Một sự cách ly các chức năng này không hợp lý đều có thể làm gia tăng khả năng sai phạm tiềm tàng mà thủ tục kiểm soát đƣợc thiết kế khó có thể phát hiện ra. Ví dụ, một ngƣời vừa là thủ quỹ, vừa thực hiện chức năng ghi chép kế toán các nghiệp vụ thu, chi thì khả năng phát hiện ra bản thân các sai phạm tiềm ẩn trong nghiệp vụ thu, chi sẽ rất hạn chế. Bên cạnh đó cũng sẽ rất khó khăn cho hoạt động kiểm soát nếu có những dấu hiệu cho thấy thủ quỹ này gian lận tiền thu của khách hàng hoặc chi khống,...