Tuy nhiên, một sự cách ly tuyệt đối chƣa hẳn đã tốt và cũng không đảm bảo đƣợc 100% là ngăn chặn đƣợc sai phạm có thể phát sinh liên quan tới tiền. Trong một số trƣờng hợp, một ngƣời có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau nhƣng các chức năng ấy phải có một sự độc lập đáng kể, hoặc là sự kiêm nhiệm ấy đƣợc đảm bảo không có khả năng xảy ra một khả năng sai phạm tiềm tàng nào.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc này hƣớng yêu cầu trƣớc khi các nghiệp vụ tiền đƣợc thực hiện cần thiết phải có sự phê chuẩn đúng mức. Sự ủy quyền và phê chuẩn tốt sẽ tạo ra điều kiện tốt phục vụ cho việc kiểm soát đối với các nghiệp vụ nói chung và các nghiệp vụ về tiền nói riêng. Ví dụ, trong một doanh nghiệp khi mà các nghiệp vụ chi tiêu thƣờng xuyên với số lƣợng lớn, thủ trƣởng có thể thực hiện ủy quyền cho cấp phó thực hiện việc phê chuẩn đối với những nghiệp vụ chi tiêu ấy. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải nằm trong giới hạn về không gian và thời gian nhất định đồng thời nó phải đƣợc quy định một cách rõ ràng, cụ thể.
Do tính chất trọng yếu của nghiệp vụ thì các nghiệp vụ về tiền luôn phải đƣợc quan tâm một cách đặc biệt. Một sự phê chuẩn thể hiện việc thực hiện kiểm soát đối với tiền thƣờng để lại dấu vết trực tiếp trên các chứng từ, tài liệu có liên quan đến chi, thu tiền. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho kiểm toán viên khi làm việc đối với khoản mục tiền khi kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp ấy.
Kiểm soát nội bộ đối với tiền
Kiểm soát nội bộ đối với tiền đƣợc thực hiện rất đa dạng trong mỗi doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, việc kiểm soát đối với tiền đều hƣớng tới những điểm cơ bản sau đây khi thiết lập:
- Phân tách các chức năng phê chuẩn nghiệp vụ thu, chi tiền với ghi chép sổ sách về tiền và chức năng quản lý tiền.
- Tập trung đƣợc các đầu mối thu tiền. Đây là cơ sở cho việc kiểm soát đƣợc toàn bộ số thu về của doanh nghiệp.
- Ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi tiền. - Tăng cƣờng các giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng. - Đối chiếu số liệu giữa kế toán với bộ phận quản lý tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với tiền đƣợc thiết kế riêng đối với từng loại hoạt động cụ thể nhƣ sau:
Đối với hoạt động thu tiền
Trong trƣờng hợp là thu tiền từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ thì việc áp dụng chính sách thu tiền tập trung và phân công cho một nhân viên thực hiện đảm nhận rất phổ biến để ngăn ngừa khả năng sai phạm là vô cùng cần thiết. Cùng với bố trí nhƣ trên thì một thủ tục kiểm soát đối với các chứng từ thu tiền nhƣ phiếu thu, biên lai nhận tiền,... cũng đƣợc xem là thủ tục kiểm soát có hiệu quả. Đối với các trƣờng hợp bán lẻ hàng hóa, sản phẩm các thủ tục trên vẫn cần phải đƣợc tôn trọng nhƣng cần phải có các thủ tục khác mang tính đặc trung riêng đối với những nghiệp vụ thu này. Cụ thể, đối với những nghiệp vụ thu tiền nhƣ vậy có thể áp dụng: hệ thống máy tính tiền tự động để