I. THU LƯỢM THÔNG TIN I PHÂN TÍCH THÔNG TIN
b. Tính mục đích:
Đàm phán luôn có mục đích của nó. Vậy giao tiếp trong đàm phán cũng phải có mục đích: thu lượm và trao đổi thông tin, dung hoà các mục tiêu đối kháng, tìm ra khu vực thoả thuận có lợi và giao kèo, ký kết hợp đồng. Nói cách khác, giao tiếp trong đàm phán thương mại là nhằm giải quyết một hay một số vấn đề lợi nhuận liên quan giữa các bên. Ngoài mục tiêu lợi nhuận, đàm phán thương mại quốc tế trong bối cảnh giao tiếp chéo văn hoá còn có mục tiêu tránh gây hoặc bị “sốc văn hoá” (culture shock).
A a
Những kỹ năng giao tiếp cần chú ý
Một số công trình nghiên cứu đã tìm cách xác định, trong chừng mực có thể, những kỹ năng giao tiếp có thể áp dụng thành công trong tất cả các nền văn hoá. Dưới đây là sáu kỹ năng được tác giả cuốn “Quản lý” (Jerry Kinard: 1988) coi là mang tính phổ dụng cho tất cả các nền văn hoá:
1. Tôn trọng đối phương: Điều này có ý nghĩa là khi giao tiếp cần đối xử với đối phương bình đẳng, không mạt sát, hạ thấp đối phương ở tất cả các phương diện. Không nói trống không mà nên dùng các chức danh trong xưng hô.
2. Đảm bảo tính mềm dẻo: Khi đối phương có hành vi bất cập, nhà đàm phán biết cách che giấu sự khó chịu cá nhân của mình
3. Thiện cảm: Nhà đàm phán chứng tỏ cho đối phương biết mình rất quan tâm đến vấn đề và coi đối phương là người có tầm quan trọng sống còn đối với cuộc đàm phán.
4. Khách quan: nhà đàm phán không chụp mũ đối phương
5. Xác định số liệu: Nhà đàm phán không suy diễn trên cơ sở những thông tin chưa đầy đủ và không định kiến.
6. Biết mình biết người: Nhà đàm phán nhìn nhận vấn đề từ quan điểm của người khác, của đối phương. Đây là kỹ năng tối cần thiết trong giao tiếp chéo văn hoá.
Phương thức trình bày nội dung giao tiếp có thể mang tính hài hước, nhưng phải được điều tiết ở dung lượng vừa phải. Trong hoàn cảnh giao tiếp chéo văn hoá, cũng xin nhớ rằng: cái có thể gây cười trong nền văn hoá này có thể hoàn toàn không gây cười trong nền văn hoá kia. Tuy vậy, tư duy lôgic của nhân loại nhìn chung là giống nhau.
A a
Tiếng cười
Cựu phó tổng thống Mỹ A.W. Barkley (1887-1956) là người nổi tiếng hài hước. Ông là đảng viên đảng Dân chủ. Trong một chiến dịch vận động tranh cử ghế Tổng thống của Đảng mình, ông đã “tỉa” đảng Cộng hoà bằng một chuyện dí dỏm như sau: Nữ sĩ Dorathy Dix đã nhận được bức thư như sau của một người không quen biết: “Thưa cô Dix, tôi đang yêu mê mệt một cô gái đẹp tuyệt trần và tôi muốn cưới cô ta làm vợ. Nhưng tôi lấy làm hổ thẹn về lý lịch của mình. Nàng biết rõ tôi có em gái làm gái giang hồ, có em trai đang bị tù, có ông bác đang ở trại tâm thần. Nhưng nàng không biết rằng tôi có hai người anh là Đảng viên Đảng Cộng hoà. Liệu tôi có nên nói cho nàng biết điều đó không?”
(Nguồn: Hữu Ngọc, Hồ sơ văn hoá Mỹ, NXB Thế giới, 1997, tr. 509-510) A a
Mục đích giao tiếp sẽ qui định phương thức tiến hành giao tiếp (bằng thư tín, bằng fax, bằng email hay gặp trực tiếp...) Trong trường hợp gặp trực tiếp quanh bàn đàm phán, tính mục đích cũng qui định tính cách nêu vấn đề của nhà đàm phán.