3 86 17 Mong muốn từ
HẠN CHẾ STRESS
Bởi vì hạn chế stress lă chiến lược giảm stress thường xuyín, vă nó được ưu thích. Vă mặc dù nó không thể thậm chí không mong đợi đối với câc câ nhđn để hạn chế stress khi họ gặp phải. Họ có thể hạn chế một câch hữu hiệu câc stress nguy hại. Một câch để
chủ động với môi trường hơn lă bị động đối với nó (Weick, 1979). Câc câ nhđn có thể
tích cực lăm việc để tạo ra nhiều hơn hoăn cảnh môi trường thích hợp để sống vă lăm việc, vă lăm được điều đó có thể hạn chế stress một câch hợp lý.
Hạn chế stress thời gian thông qua quản lý thời gian
Nhưđê đề cập trước đđy, stress thời gian lă nguồn stress lớn nhất đối với câc nhă quản lý. chẳng hạn, một nghiín cứu của Minzberg (1973) vă Kotter (1982) cho biết những nhă quản lý thường ngắt (khoảng 50% công việc của họ sau chín phút hay ít hơn); họ ít khi gắn kết trong một kế hoạch dăi hạn, phđn mảnh, chia nhỏ vă định rõ thời gian sử
dụng đa dạng. Một nghiín cứu cổđiển khâc về sử dụng thời gian quản lý đê cho biết, về
trung bình, không có người quản lý năo lăm việc quâ 20 phút cùng một lúc mă không có ngắt quảng, vă hầu hết thời gian của người quản lý bị chi phối bởi những người quấy nhiễu, cố chấp hay cấp trín (Carlson, 1951). Guest (1956) đê phât hiện ra rằng câc quản
đốc gặp phải từ 237 đến 1073 câc rắc rối rải râc trong một ngăy. Quản lý thời gian hiệu quả có thể cho phĩp nhă quản lý năm được kiểm soât thời gian của họ vă tổ chức thănh câc phần công việc trong một môi trường hỗn độn.
Điều quan trọng lă chỉ ra bằng câch năo có thể quản lý thời gian sư lă một sự nhận thức. Thông thường, stress thời gian gđy ra bởi tính câch câ nhđn như nhu cầu mạnh mẻ
về quyền lực, kiểu nhận thức quâ tập trung văo chi tiết, hay khuynh hướng nhận quâ nhiều công việc. Trừ khi một người nhận thức những nhu cầu, khuynh hướng hay kiểu hănh vi, điều năy lă tốt để đưa ra một số kinh nghiệm trong việc quản lý thời gian. Chẳng hạn, nếu một người quản lý biểu hiện tính câch loại A- người đó có câc đặc tính thù địch, cạnh tranh, khẩn trương, kiểu hănh vi năng nổ - một sự gợi ý nín thực hiện chuyến nghỉ
mât hay thực hiện câc bước để lấy lại mức cđn bằng có lẽ sẽ chẳng ai để ý. Những gợi ý năy đối lập với bảng đânh giâ tính câch loại A; vă nghỉ mât chỉ thănh phần công việc. Bạn hoăn tất bảng đânh giâ tính câch loại A trong phần tiền đânh giâ, vă chúng ta sẽ băn nó một câch chi tiết sau năy. Điểm mấu chốt ở đđy lă khả năng tự nhận thức lă một cơ sở
quan trọng để xđy dựng thời gian vă quản lý stress. Bảng 2.2 Câc chiến lược quản lý nhằm hạn chế stress
LOẠI STRESS CHIẾN LƯỢC HẠN CHẾ
Thời gian Quản lý thời gian Uỷ quyền
Đối đầu Uỷ quyền
Khả năng giao tiếp Hoăn cảnh Thiết kế lại công việc Lường trước Sắp xếp ưu tiín
Hoạch định
Việc thực hiện câc chiến lược quản lý thời gian yíu cầu nhận thức về câc khuynh hướng của mọi người về việc sử dụng thời gian theo những câch cụ thể. Một danh sâch câc đề nghị trong bảng 2.3 cho biết một số mẫu hănh vi chung của hầu hết câc câ nhđn trong câch thức sử dụng thời gian của họ. Trong nhiều tình huống, những xu hướng năy biểu hiện câc phản hồi thích hợp. Ví dụ, bởi vì “chúng ta lăm câc công việc đê được hoạch định trước câc việc chưa được hoạch định”, một số công việc quan trọng có thể
không bao giờ được hoăn thănh. Bởi vì “chúng ta lăm những công việc khẩn cấp trước câc công việc quan trọng”, chúng ta có thể tự nhận thức về việc kiểm soât khẩn cấp đều
đặn trín cơ sở ngắn hạn thay vì lập thời gian biểu cho việc hoạch định trong dăi hạn. Bởi vì “chúng ta lăm câc công việc dễ trước câc công việc khó khăn”, thời gian của chúng ta bị chiếm bởi câc công việc đời thường vă những vấn đề dễ dăng giải quyết trong khi những vấn đề quan trọng lại chưa được giải quyết.
Thời gian lă một loại stress phổ biến, vă quản lý thời gian lă một công cụ hữu hiệu
đểđối phó với stress, vă chúng ta đưa câc công cụ trong phần tiền đânh giâ để giúp chuẩn
đoân khả năng quản lý thời gian của bạn - điều tra quản lý thời gian. Phần đầu tiín của
điều tra được âp dụng cho mọi người; phần thứ hai được âp dụng đối với câc câ nhđn quản lý hay lăm việc trong câc tổ chức. Thông tin vềđiểm sốở trang 547 phụ lục I sẽ cho chúng ta biết bạn đê quản lý thời gian có tốt hơn người khâc không. Kinh nghiệm giải thích phía dưới tương ứng với số mục trong điều tra tiền đânh giâ.
Bảng 2.3 Một số cạm bẫy tiềm năng trong quản lý thời gian Chúng ta lăm những công việc mă
chúng ta muốn trước những công việc
Chúng ta sẵn săng phản ứng lại đối với những công việc cấp thiết vă khẩn cấp.
mă chúng ta không muốn lăm.
Chúng ta lăm những công việc mă chúng ta biết lăm chúng nhanh hơn những công việc mă chúng ta không biết phải lăm thế năo.
Chúng ta lăm những công việc dể dăng nhất trước những công việc khó khăn. Chúng ta lăm những công việc mất ít
thời gian trước những công việc mất nhiều thời gian.
Chúng ta lăm những công việc có sẵn nguồn lực.
Chúng ta lăm những công việc đê được lín kế hoạch (chẳng hạn, câc cuộc họp) trước những công việc đột xuất.
Chúng ta đôi khi lăm những công việc trong kế hoạch trước những công việc ngoăi kế hoạch.
Chúng ta đâp ứng câc yíu cầu của người khâc trước câc yíu cầu của chúng ta.
Chúng ta lăm những công việc khẩn cấp trước câc công việc quan trọng.
Chúng ta lăm những công việc thú vị
trước những công việc nhăm tẻ.
Chúng ta lăm những công việc thuận lợi với câc mục tiíu câ nhđn hơn lă những công việc mang tính chính trị.
Chúng ta thường đợi đến thời hạn cuối trước khi sẵn săng bắt tay thực hiện. Chúng ta lăm những công việc khi thời
hạn gần kết thúc.
Chúng ta phản ứng lại trín cơ sở những gì mong muốn.
Chúng ta phản ứng lại dựa trín câc tâc
động đối với chúng ta về việc lăm hay không lăm công việc đó.
Chúng ta đề cập đến những công việc nhỏ trước những công việc lớn.
Chúng ta thực hiện câc công việc theo trình tựđến của nó.
Chúng ta lăm câc công việc theo nguyín lý bânh xe cót kĩt (bânh xe cót kĩt thì cần mỡ bôi trơn).
Chúng ta lăm việc theo ảnh hưởng của nhóm.
Điều tra quản lý thời gian liệt kí câc kỹ thuật vă kinh nghiệm dựa trín câc nghiín cứu về quản lý thời gian. Trong khi, một trong những stress thời gian không thường xuyín phải gặp bởi câc nhă quản lý vă sinh viín lă có quâ nhiều thời gian nhăn rỗi (trở
nín chân). Vì thế, kinh nghiệm liín quan đến những vấn đề ngược lại lă có quâ ít thời gian gđy nín quâ tải.
Thực tế cũng chỉ ra rằng không có câ nhđn năo có thể hay phải thực hiện tất cả câc kỹ thuật quản lý thời gian cùng một lúc. Thời lượng cho việc cố gắng thực hiện câc kỹ
thuật sẽ trở nín trăn lan vă lại dẫn đến sự gia tăng stress thời gian. Vì thế, câch tốt nhất lă phối hợp một văi kỹ thuật tại một thời điểm trong một ngăy hay tại nơi lăm việc. Việc sử
dụng thím 10% thời gian hay sử dụng thím 30 phút mỗi ngăy có thể tạo nín kết quả việc
đâng kể so với cả hăng thâng hay năm. Quản lý thờigian hữu hiệu không chỉ giúp câ nhđn nhiều hơn trong một ngăy lăm việc, mă còn hạn chế cảm giâc stress vă quâ tải liín quan
đến âp lực thời gian.
Câc nguyín tắc quản lý thời gian
Qui tắc 1 - đọc có chọn lọc - chủ yếu âp dụng đối với câc câ nhđn có quâ nhiều tăi liệu mă họ phải đọc thư từ, tạp chí, bâo, sâch, sâch tham khảo, chỉ dẫn,... Ngoại trừ khi bạn
đọc với mục đích thư giản, hầu hết việc đọc phải được thực hiện theo câch đọc lướt hầu hết chúng, nhưng đồng thời nín dừng lại chỗ được xem lă quan trọng. Thậm chí hầu hết
câc tựa đề không nhất thiết phải đọc, trừ khi câc điểm quan trọng thường ở đầu mỗi đoạn hay câc phần. Hơn thế nữa, nếu như bạn gạch dòng hay lăm nổi bật những gì mă bạn cho lă quan trọng, bạn có thím xem lại chúng một câch nhanh chóng khi bạn cần.
Qui tắc 2 - lăm một danh sâch câc công việc thực hiện công việc trong ngăy - lă một qui tắc thông thường chỉ ra rằng bạn hoạch định trước câc công việc mỗi ngăy mă không cần phải sử dụng trí nhớ. (bạn ghi câc công việc trín một danh sâch, chứ đừng để trín nhiều mẫu giấy nhỏ).
Qui tắc 3 - có không gian cho mọi việc vă giữ mọi việc trong không gian đó. Đừng để câc thứ văo những nơi lăm mất thời gian của bạn bằng 2 câch: bạn cần nhiều thời gian để tìm một số thứ khi cần, vă bạn tạm thời bị ngắt công việc khi bạn đang lăm một văi thứ khâc. Chẳng hạn, nếu tăi liệu của một văi dự ân được đặt tất cả trín băn, bạn sẽ chuyển từ một dự ân năy sang một dự ân khâc, bạn phải đưa mắt vă di chuyển câc tăi liệu..
Qui tắc 4 - ưu tiín công việc - nghĩa lă mỗi ngăy bạn sẽ tập trung văo những công việc quan trọng nhất, vă đừng để câc công việc khẩn cấp chi phối mọi việc khâc. Hầu hết mọi người gặp phải câc yíu cầu khẩn cấp về thời gian, vă nếu như chúng không được phđn loại ưu tiín, bạn dể dăng đi đến cuối ngăy vă tự hỏi rằng chưa lăm được điều gì cả. Trong suốt thế chiến thứ II, với vô số câc công việc phải thực hiện. Tướng Dwright D. Eisenhower thănh công trong việc quản lý thời gian theo qui tắc 4 một câch chặt chẽ. Anh ta lập luận rằng những công việc chưa khẩn cấp thì có thể đợi; nếu nó không quan trọng thì có thể thực hiện những công việc khâc.
Qui tắc 5 - thực hiện công việc quan trọng tại một thời điểm, nhưng có thể một số công việc thông thường cùng một lúc - nghĩa lă bạn có thể thực hiện nhiều hơn một công việc cùng lúc nếu đó lă công việc thường ngăy hay yíu cầu ít suy nghĩ. Qui tắc năy cho phĩp nhă quản lý có thể hoăn tất nhiều công việc thông thường với ít thời gian (ký câc lâ thư
trong khi vẫn nói chuyện điện thoại).
Qui tắc 6 - lăm một danh sâch câc công việc mất từ 5 đến 10 phút thực hiện theo ý thích - giúp sử dụng câc khoảng thời gian nhỏ mă hầu hết mọi người đều có trong ngăy (chẳng hạn như phải đợi một câi gì đó bắt đầu, giữa câc cuộc họp hay câc sự kiện, thậm chí trong khi nói chuyện điện thoại). Tuy nhiín, cần nhận thức được câc công việc nhỏ nhặt thực hiện trong những khoảng thời gian như vậy phải theo một trình tự câc công việc có mức
ưu tiín cao.
Qui tắc 7 - chia nhỏ câc dự ân lớn - giúp bạn trânh được cảm giâc quâ mức từ câc công việc khẩn cấp, quan trọng vă lớn. Cảm giâc về một công việc quâ lớn để thực hiện ảnh hưởng đến cảm giâc quâ tải vă chần chừ.
Qui tắc 8 - xâc định 20% công việc trọng yếu - liín quan đến luật pareto, phât biểu rằng về căn bản chỉ 20% công việc tạo ra 80% kết quả. Vì thế, điều quan trọng để phđn tích công việc năo nằm trong 20% công việc quan trọng vă để tập trung thời gian của bạn cho những công việc đó.
Qui ắtc 9 - dănh thời gian tốt nhất của bạn cho những vấn đề quan trọng - cho biết rằng thời gian dănh cho những công việc vặt không nín lă thời gian tốt nhất của bạn. Hêy thực hiện câc công việc thông thường khi mức năng lực thấp nhất, đầu óc của bạn không sắc bĩn, hay thời điểm không phải lă đỉnh cao của bạn. Việc dănh thời gian lúc năng lực lín cao để thực hiện câc công việc khẩn cấp vă quan trọng. Như Carlson (1951) đê chỉ ra
rằng những người quản lý cũng giống như những con rối bị kĩo đi bằng một sợi dđy từ
một đâm đông lạ vă vô tổ chức. Đừng để câc công việc khâc lăm ngắt quảng thời gian tốt nhất của bạn với những yíu cầu không mong muốn năy. Bạn phải kiểm soât nó, chứ
không ai khâc.
Qui tắc 10 - gợi ý rằng bạn phải chiến đấu vă dănh một số thời gian trong ngăy khi những công việc khâc không cần nữa. Bạn có thể sử dụng thời gian năy để thực hiện câc công việc quan trọng vă khẩn cấp, hay chỉ để suy nghĩ. Nó có thể lă khoảng thời gian trước khi mọi người thức dậy hay sau khi mọi người đê ngủ hay tại những nơi không có ai đến.
Điều quan trọng nín cần trânh câc gđy cấn suốt cả ngăy hay mọi ngăy, mă không có kiểm soât câ nhđn theo dòng thời gian của bạn.
Qui tắc 11 - đừng chần chừ - gợi ý rằng nếu như bạn thực hiện công việc ngay tức khắc, bạn sẽ mất ít thời gian vă công sức hơn nếu như bạn trì hoên nó. Dĩ nhiín, bạn phải đảm bảo rằng không nín mất thời gian cho những bận tđm về câc việc vặt mă xao lêng câc công việc quan trọng. Ranh giới giữa sự chần trừ vă mất thưòi gian lă một, nhưng bạn phải luôn giữ trong đầu câc qui tắc trong bảng 2.3, bạn có thể trânh cả về sự chần chừ vă gânh nặng về những chuyện vặt vênh.
Qui tắc 12 - kiểm soât dòng thời gian sử dụng - lă một trong những điều căn bản nhất của câc chiến lược quản lý toăn bộ thời gian. Không thể cải tiến câch thức quản lý thời gian hay giảm stress thời gian trừ khi bạn không biết phải sử dụng thời gian của bạn như thế
năo. Bạn phải kiểm soât những phđn đoạn nhỏ thời gian để thực hiện câc hoạt động cần thiết, nhưng cũng không nín quâ ngắn mă nó tạo nín một gânh nặng về ghi nhận (câc thời kỳ khoảng 30 phút). Câc phần trong thực hănh vă ứng dụng kỹ năng khuyín bạn kiểm soât thời gian thănh những phđn đoạn ít nhất lă 2 tuần. Một câch để phđn tích một phđn đoạn thời gian sau khi chúng đê được ghi nhận lă sử dụng điểm số đânh giâ trong bảng 2.4. hêy loại câc hoạt động năy mă trùng hợp với C’s vă D’s.
Qui tắc 13 - thiết đặt thời hạn cuối - giúp bạn cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian. Câc công việc luôn được mở rộng khi có nhiều thời gian, vì thế nếu như bạn không chỉ ra một thời hạn cuối, câc công việc sẽ bị kĩo dăi hơn những gì bạn cần.
Qui tắc 14 - thực hiện câc công việc phât sinh trong khi đợi - được hiểu đơn giản lă trânh
đânh mất đi khoảng 20% thời gian trung bình mỗi người trong một ngăy. Trong khi đợi, hêy cố gắng đọc, hoạch định, chuẩn bị, nhẩm lại, xem lại, tóm lược, hay thực hiện câc công việc khâc mă nó giúp hoăn thănh phần công việc của bạn.
Bảng 2.4 mô hình phđn tích một phđn đoạn thời gian
Mỗi công việc được phđn tích vă đânh giâ theo câc chiều sau: 1. TẦM QUAN TRỌNG
a. Rất quan trọng - phải thực hiện. b. Quan trọng - nín thực hiện.
c. Không quan trọng lắm - có thể hữu ích nhưng không nhất thiết.
d. Không quan trọng - không thực hiện gì cả.