Để sử dụng cơ sở vật chất sao cho có hiệu quả cũng là một vấn đề không nhỏ đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh ngành dịch vụ kỹ
thuật cao như ngành hàng không. Ý thức được điều đó, văn phòng miền Bắc luôn có chiến lược đầu tư cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại nhất có thể để phục vụ cho công việc của các cán bộ công nhân viên một cách tốt nhât. Bên cạnh đó, văn phòng cũng xây dựng chính sách quản lý sử dụng các cơ sở vật chất hết sức chặt chẽ. Hệ thống máy móc, công cụ làm việc được giao cụ thể cho từng cá nhân và được mã hóa để quản lý. Các cá nhân được bàn giao công cụ làm việc như máy tính, điện thoại…luôn phải ký nhận đầy đủ và có sự kiểm tra hàng quý.
Bên cạnh việc quản lý chặt chẽ việc sử dụng các thiết bị máy móc, công cụ làm việc của cán bộ công nhân viên, văn phòng còn có chính sách sửa chữa bảo dưỡng định kỳ các máy móc, trang thiết bị nhằm giúp nâng cao hiệu quả làm việc của các thiết bị máy móc, giúp cho quá trình cung cấp dịch vụ của đội ngũ nhân viên đạt kết quả cao nhất.
Văn phòng miền Bắc quản lý cơ sở vật chất chủ yếu bằng quy trình như: Quy trình sửa chữa và bảo dưỡng trang thiết bị thông tin tin học, quy trình quản lý tài sản cố định,công cụ lao động, vật tư, quy trình sửa chữa, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng…Việc quản lý cơ sở vật chất bằng quy trình giúp cho văn phòng đạt được hiểu quả cao, giúp tăng năng suất lao động của đơn vị.
Các hệ thống phòng vé của Văn phòng được quản lý theo ISO, luôn đảm bảo ngăn nắp, sạch sẽ, tiện nghi và lịch sự, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, bên cạnh đó, ở VPMB vẫn còn tồn tại việc sử dụng cơ sở vật chất lãng phí, không tiết kiệm, thiếu ý thức của một số nhân viên làm việc. Chính vì vậy, tình trạng hỏng hóc vô tội vạ, mau xuống cấp của cơ sở vật chất đang là một vấn đề mà văn phòng chưa kiểm soát được.