Hiện nay, VPMB đang quản lý công việc bằng quy trình. Tất cả các vị trí công việc, các mảng công việc đều được quy trình hoá. Tuy nhiên, việc quản lý bằng quy trình có một số nhược điểm như: cứng nhắc, kém linh hoạt, chậm và nhiều khi mất thời gian…Chính vì vậy, để khắc phục được các nhược điểm trên, đồng thời tận dụng được các ưu điểm từ việc áp dụng quy trình trong công việc cũng như trong quản lý, văn phòng trước hết cần sàng lọc lại các quy trình, không xây dựng quá nhiều quy trình gây nên sự chồng chéo, trùng lặp, lộn xộn và khó kiểm soát.
Mỗi quy trình cần có người phụ trách trực tiếp, thường xuyên cập nhật, chỉnh sửa cho phù hợp với từng giai đoạn công việc, phù hợp với tình hình thị trường và sự phát triển của văn phòng.
Hàng tháng, hàng quý, văn phòng cần tổ chức rà soát, kiểm tra lại toàn bộ các quy trình, xem các quy trình nào còn hiệu quả thì tiếp tục phát huy và hoàn thiện, quy trình nào đã lỗi thời, không còn phù hợp với thực tế làm việc, thực tế quản lý thì xoá bỏ, bổ sung quy trình mới vào đề giúp cho văn phòng có được năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Bên cạnh đó, văn phòng cũng cần tổ chức các đợt kiểm tra chéo giữa các phòng, các vị trí làm việc nhằm đảm bảo nhân viên có thực hiện theo đúng quy trình hay không. Điều này rất quan trọng, nhất là đối với đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ như VPMB, vì nó tạo được sự đồng đều, thống nhất trong các khâu công việc, tạo ra được sản phẩm dịch vụ có chất lượng tốt ổn định đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Các quy trình cũng cần được soạn thảo và lưu trữ một cách có hệ thống theo tiêu chuẩn ISO. Điều này rất cần thiết, phục vụ cho các nhân viên dễ dàng tiếp cận, tìm hiểu và nghiên cứu để thực hiện, đặc biệt là các nhân viên mới tuyển dụng. Việc lưu trữ cẩn thận, đầy đủ và có khoa học các quy trình giúp họ dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu và học tập, đáp ứng yêu cầu của công việc trong văn phòng.