Cải thiện hệ thống kênh phân phối là vấn để quan trọng nhất để có thể thu hút nguồn khách cộng đồng Nhật Bản. Với những rào cản về ngôn ngữ lại cộng thêm sự thận trọng, bảo thủ, ngại thay đổi sẵn có của người Nhật Bản thì việc tạo ra các kênh phân phối sản phẩm thuận tiện yêu cầu cần được quan tâm hàng đầu.
Trước hết, Văn phòng cần đáp ứng nhu cầu được phục vụ trực tiếp tại phòng vé của khách hàng Nhật Bản. Bởi liên lạc trực tiếp với phòng vé là cách thức tìm hiểu sản phẩm phổ biến đối với khách hàng cộng đồng Nhật Bản. Tuy nhiên, khi liên lạc trực tiếp với các phòng vé của VN, người Nhật Bản sẽ gặp rào cản lớn về ngôn ngữ vì ở phòng vé của VN chỉ sử dụng 2 loại ngôn ngữ chính là tiếng Việt và tiếng Anh, trong khi đó người Nhật Bản lại có khả năng ngoại ngữ tiếng Anh không tốt. Do vậy,
Văn phòng cần thiết phải tuyển dụng nhân viên bán vé đặt chỗ có khả năng nói tiếng Nhật để phục vụ những đối tượng khách này.
Sau khi đã có nhân viên có khả năng biết tiếng Nhật và trình độ chuyên môn đảm bảo thì Văn phòng cần tổ chức hoạt động của nhân viên này dưới dạng một trung tâm tiếp nhận yêu cầu, giải thích thông tin cho đối tượng khách Nhật Bản. Việc thành lập trung tâm phục vụ, giải đáp thông tin này với địa chỉ, điện thoại, email cố định sẽ được các kênh thông tin truyền tải tới cộng đồng người Nhật. Việc thành lập trung tâm phục vụ, thông tin cho khách cộng đồng người Nhật bên cạnh việc tạo cho họ sự thuận tiện trong giao tiếp, còn tạo cho khách hàng cảm giác được coi trọng, đáp ứng nhu cầu cao cấp trong thứ bậc nhu cầu của con người, kích thích sự tò mò sử dụng thử trung tâm thông tin, tăng cơ hội bán cho VN.
Bên cạnh việc sử dụng đường bay giữa Việt Nam và Nhật Bản, cộng đồng người Nhật còn sử dụng các hành trình đi Bangkok, Kualalumpur, Singapore và đặc biệt đường bay nội địa của VN. Do vậy nhu cầu phục vụ, thông tin của khách hàng về đường bay này là rất lớn. Việc đáp ứng được nhu cầu này tốt sẽ tạo được ấn tượng cho khách hàng, dần dần từ đó VPMB có thể thu thêm các thông tin về những khách hàng có nhu cầu sử dụng đường bay đi Nhật.
Việc tạo ra trung tâm thông tin tiếng Nhật của VPMB với chi phí không lớn, nhưng sẽ góp phần nâng cao hình ảnh, cải thiện chất lượng dịch vụ của VN trong đánh giá của người tiêu dùng Nhật Bản. Tuy nhiên, chất lượng phục vụ của trung tâm này cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ về khả năng giao tiếp, chào bán sản phẩm của VN, trình độ nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, Văn phòng miền Bắc cũng cần nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng Nhật Bản thông qua hệ thống đại lý. Với hệ thống hơn 100 đại lý truyền thống tại khu vực miền Bắc, đây là kênh phân phối chủ yếu của VPMB. Thông qua việc phân tích số liệu, VPMB đã nhận biết được những đại lý có nguồn khách Nhật Bản và tỷ lệ bán trên các hãng hàng không. Do vậy, việc nhận biết các đại lý hiện được người Nhật tin dùng là những đại lý nào là một điều không quá khó. Bằng nguồn lực và quan hệ của mình, VPMB có thể phối hợp với các đại lý để thành lập các trung tâm phục vụ khách hàng Nhật Bản tại các địa điểm có mật độ tập chung cao.
Về địa điểm thành lập các trung tậm phục vụ khách hàng Nhật Bản nên đặt tại các vị trí:
- Các khu công nghiệp có nhiều khách Nhật Bản: Khu công nghiệp Bắc Thăng Long, Khu công nghiệp Nomura Hải Phòng…
- Các khu nhà ở có nhiều khách Nhật Bản như: Khu nhà ở cao cấp Sedona – Tây Hồ, Khu nhà ở Sun Red River – Ngô Quyền (có khoảng gần 200 người, trong đó 99% là người Nhật đang sinh sống), Khu nhà ở Coco 14 Thụy Khuê (tập đoàn Itochu kinh doanh)…
- Trong các nhà hàng bán đồ ăn Nhật Bản : các nhà hàng phục vụ số lượt khách đông…
Về hình thức phối hợp: để kênh bán này phát huy hiệu quả cho VN, trong hình thức phối hợp phải đảm bảo được những yêu cầu sau:
- VPMB sẽ phối hợp với đại lý để cùng làm việc với Ban quản lý dự án, các tòa nhà để tiến hành thành lập trung tâm thông tin. VPMB tài trợ cơ sở vật chất như quầy vé, poster, bản đồ, miễn phí đường truyền tín hiệu. Đại lý chịu trách nhân sự và thuê địa điểm.
- Ưu tiên các đại lý có tinh thần hợp tác tốt, có nhân viên biết tiếng Nhật, có hợp đồng chặt chẽ quy định các trung tâm này dưới danh nghĩa của VN nên chỉ được bán sản phẩm cho VN. Đại lý nào bị phát hiện vi phạm sẽ bị cắt hợp đồng đại lý (đây là chế tài duy nhất và quan trọng nhất mà VN có thể áp dụng hiệu quả với đại lý). VPMB có biện pháp kiểm soát, đánh giá định kỳ để có hoạt động điều chỉnh phù hợp.
Không chỉ thế, VPMB cũng cần phối hợp với các đơn vị có khả năng tạo lập kênh bán mới cho VN. Ý tưởng xuất phát từ việc JL sử dụng công ty du lịch OSC làm tổng đại lý vì OSC có các thế mạnh về kinh nghiệm phục vụ khách Nhật Bản, khả năng giao tiếp với cộng đồng tốt và thực tế đã phát huy được hiệu quả của kênh phân phối này. Hiện tại, tạp chí Sketch là tạp chí được xuất bản dành riêng cộng đồng Nhật tại Việt Nam. Cơ quan trực thuộc quản lý của Sketch hoạt động về lĩnh vực du lịch. VPMB đang có thuận lợi là công ty này đã liên hệ với VN để xin trở thành đại lý của hãng. VPMB cần tranh thủ cơ hội này, xây dựng chiến lược hợp tác chặt chẽ với Sketch.
Về phương thức phối hợp, VN chịu trách nhiệm đào tạo cho các nhân viên của Sketch, hỗ trợ trong việc thành lập đại lý, trung tâm thông tin. Sketch có trách nhiệm tập trung, giới thiệu, bán sản phẩm cho VN. VN sẽ giao giá NET cho Sketch, Sketch sẽ căn cứ vào chi phí bỏ ra để thu phí dịch vụ khách hàng trên mỗi vé bán được.
Đánh giá hiệu quả: thương hiệu của Sketch là một ưu thế lớn để thu thút khách hàng cho VN, bên cạnh đó, với các mối quan hệ sẵn có của Sketch với các tổ chức, hiệp hội, việc khai thác thông qua đối tượng này sẽ dễ dàng và có sức thu hút hơn nhiều. Thác thức lớn nhất đặt ra là Sketch mong muốn hợp tác với VN đến đâu và ở quy mô nào. Với đặc điểm thận trọng của cộng đồng người Nhật, VN phải xác định đây là kế hoạch dài hạn và thực hiện theo lộ trình mức độ hợp tác tăng dần.
VPMB cũng cần phát triển kênh bán trực tuyến qua hệ thống internet. Việc xây dựng kênh bán trực tiếp qua internet là chiến lược cấp Tổng công ty và đã được thực hiện trong vài năm gần đây. Tại Việt Nam đã có rất nhiều hãng hàng không cho cung cấp dịch vụ mua vé qua internet: Japan Airlines, Air Asia, Tiger Air, Air France…, còn tại nước ngoài thì hình thức áp dụng vé điện tử đã được thực hiện. Đây là xu hướng chung và được IATA (Hiệp hội hàng không quốc tế) quyết định là phương thức giao dịch chuẩn của các hãng hàng không. Kênh bán trực tuyến là một kênh bán rất dễ tiếp cận với khách hàng, trong đó có khách hàng Nhật bản ở mọi nơi, mọi lúc. Chính vì vậy, VPMB cần chủ động phát triển hơn nữa kênh bán trực tuyến này và khai thác tối đa lợi thế của nó để cung cấp các thông tin về chính sách sản phẩm, chính sách giá và các thông tin khách liên quan đến dịch vụ của VN cho khách hàng nói chung và khách người Nhật nói riêng.