Nhìn chung, cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, công cụ làm việc được văn phòng miền Bắc chú tâm đầu tư tương đối đầy đủ và hiện đại để phục vụ tốt nhất cho công việc, góp phần nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, việc sử dụng và bảo quản các máy móc thiết bị, cơ sở vật chất của cán bộ công nhân viên còn chưa hợp lý, gây nhiều lãng phí. Chính vì vậy, để sử dụng và quản lý các cơ sở vật chất một cách hữư hiệu nhất, văn phòng cần sử dụng các biện pháp cụ thể như sau:
- Lập sổ sách quản lý, theo dõi: VPMB cần lập sổ sách một cách đầy đủ chuyên theo dõi các cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công cụ làm việc… có tại văn phỏng, bao gồm các cột mục như: tên cơ sở vật chất, trang bị, số lượng, tình trạng kỹ thuật, ngày nhận về, người được giao quản lý…
Khi được bổ sung các cơ sỏ vật chất, trang thiết bị mới…cần kịp thời cập nhật vào sổ.
- Phân công người quản lý: Căn cứ vào nhiệm vụ, chức trách và trình độ của nhân viên mà giao công cụ lao động, cơ sở vật chất cho từng người quản lý. Khi có trang bị, máy móc, cơ sở vật chất mới được bổ sung phải phân công ngay cho nhân viên. Không để tình trạng có cơ sở vật chất mà không có người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, giữ gìn.
- Công tác huấn luyện: Văn phòng nên thường xuyên tổ chức huấn luyện về cách sử dụng, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị, công cụ làm việc có tại văn phòng cho nhân viên. Khi bổ sung cơ sở vật chất mới, văn phòng cần kịp thời hướng dẫn cho nhân viên về cách sử dụng, bảo quản, giữ gìn…
- Công tác bảo quản, giữ gìn: Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, văn phòng nên tổ chức bảo quản, bảo dưỡng, bảo trì toàn bộ công cụ lao động, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị. Nội dung bảo quản: lau chùi bên ngoài, kiểm tra tình trạng kỹ thuật, phát hiện hỏng hóc, sửa chữa, khắc phục kịp thời. Thông qua qúa trình bảo quản, phát hiện người làm tốt để biểu dương và kịp thời chấn chỉnh người thực hiện chưa tốt, gây sự hỏng móc, lãng phí đối với cơ sở vật chất, trang thiết bị của văn phòng.
- Công tác kiểm tra: Định kỳ khoảng 6 tháng một lần, văn phòng nên tổ chức tổng kiểm tra toàn bộ cơ sơ vật chất tại văn phòng. Nội dung: kiểm tra về số lượng, chất lượng và đối chiếu với sổ sách đăng ký xem thừa, thiếu, đánh giá việc sử dụng, bảo quản, giữ gìn…Qua kiểm tra rút ra bài học kinh nghiệm cho các lần sau, đề xuất các giải pháp để giải quyết những tồn tại (chất lượng, chủng loại…). Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra nhân viên về sử dụng, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, công cụ lao động được giao.
- Chế độ trách nhiệm và báo cáo: Văn phòng nên đề ra quy định về chế độ trách nhiệm sử dụng, giữ gìn, bảo quản trang thiết bị, cơ sở vật chất đối với nhân viên. Nếu hỏng hóc, mất mát do con người gây nên thì ngoài xử lý kỷ luật, còn phải đền bù bằng tiền hoặc hiện vật. Bên cạnh đó, văn phòng cũng cần quy định định kỳ báo cáo tình hình sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, công cụ lao động để kịp thời đưa ra các phương án, chính sách sử dụng, quản lý cơ sở vật chất hợp lý trong ngắn hạn cũng như dài hạn.