7. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂ N:
2.3.6.3 Quy trình và thủ tục kiểm soát tại KBNN Quảng Trị
ạ Quy trình chi bằng dự toán
Các ñơn vị KBNN trên ñịa bàn tỉnh Quảng Trị, tuân thủ các quy ñịnh về thủ tục kiểm soát chi TX NSNN do Bộ Tài chính, KBNN quy ñịnh. Ngoài ra còn tuân thủ các quy ñịnh theo ñiều hành của các cấp chính quyền ñịa phương.
Trường hợp sử dụng kinh phí NSNN ñể mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải ñấu thầu thì phải có ñầy ñủ quyết ñịnh trúng thầu hoặc quyết ñịnh chỉ ñịnh ñơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy ñịnh của pháp luật.
UBND tỉnh có Quyết ñịnh phân cấp thẩm quyền lựa chọn nhà thầu dưới 100 triệu
ñồng cho Thủ trưởng các ðVDT ở ñịa phương. Còn từ 100 triệu ñồng trở lên thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh Quảng Trị. Sở Tài chính Quảng Trị là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thủ tục ñể tham mưu cho UBND tỉnh trong việc phê duyệt kế
hoạch ñấu thầu cho các ðVDT trong nghiệp vụ mua sắm, sửa chữạ Tuy nhiên một số
trường hợp mặc dù chi từ nguồn TX nhưng nếu có tính chất ñầu, tư xây dựng cơ bản thì Sở Kế hoạch ñầu tư Quảng Trị lại ñược giao nhiệm vụ tham mưụ Việc phân ñịnh này cũng chưa thực cụ thể, khó phân biệt, vì vậy các ðVDT rất bị ñộng khi có các nghiệp vụ nàỵ
KBNN Quảng Trị thực hiện kiểm soát hồ sơ của ðVDT theo các nội dung sau:
ðối chiếu với dự toán NSNN, bảo ñảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN ñuợc cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của ñơn vị còn ñủñể chị
Kiểm tra hồ sơ chứng từ theo từng khoản chi ñảm bảo hợp lệ, hợp pháp, hợp lý. Các khoản chi ñảm bảo ñúng chếñộ, tiêu chuẩn, ñịnh mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy ñịnh.
50
ðối với các khoản chi chưa có chế ñộ, tiêu chuẩn, ñịnh mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN ñã ñược cơ quan có thẩm quyền giao ñể kiểm soát.
Căn cứ vào nhu cầu chi, thủ trưởng ðVSDNS lập và gửi hồ sơ theo quy ñịnh, gửi KBNN nơi giao dịch ñể làm căn cứ kiểm soát thanh toán.
KBNN kiểm tra kiểm soát các hồ sơ của ðVSDNS, nếu ñủ ñiều kiện theo quy
ñịnh thì thực hiện chi trả trực tiếp cho nguời hưởng lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua ðVSDNS. Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự toán từ
KBNN phải ñảm bảo các khoản chi ñáp ứng các ñiều kiện chi NSNN theo quy ñịnh và hạch toán ñúng quy ñịnh của mục lục NSNN hiện hành.
b. Thủ tục, hồ sơ kiểm soát chi
- ðầu năm ngân sách, các ðVDT có trách nhiệm gửi KBNN cùng cấp và KBNN nơi giao dịch các loại hồ sơ tài liệu sau:Quyết ñịnh giao dự toán của cấp có thẩm quyền;Bảng phân bổ dự toán cho các ñơn vị trực thuộc; Quyết ñịnh giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm và quy chế chi tiêu nội bộ; Bảng ñăng ký biên chế và quĩ tiền lương ñược cơ quan có thẩm quyền duyệt; Các loại hợp ñồng lao ñộng, danh sách học bổng và các loại hồ sơ khác liên quan ñến nhiệm vụ chi của ñơn vị.
Khi có nhu cầu rút dự toán ðVSDNS gửi KBNN giấy rút dự toán NSNN (theo mẫu) trong ñó ghi rõ nội dung chi ñể KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi, hồ sơ
kèm theo gồm có
+ Danh sách tiền lương, tiền công, học bổng, danh sách...(từng lần ) ñối với các khoản chi cho cá nhân.
+ Bảng kê chứng từ thanh toán ñối với các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn dưới 20 triệu ñồng.
+ Hợp ñồng, nghiệm thu, thanh lý hợp ñồng, hoá ñơn, văn bản lựa chọn nhà thầu và các hồ sơ chứng từ liên quan ñối với các khoản chi trên 20 triệu ñồng.
Nếu ñủñiều kiện KBNN thực hiện chi NS, nếu không ñủ ñiều kiện chi KBNN từ
chối thanh toán bằng văn bản ñồng thời chịu trách nhiệm về quyết ñịnh của mình. KBNN Quảng Trị hạch toán tạm ứng vào một mã NDKT chi khác (mã 7799), khi thanh toán hoàn tạm ứng mới chi tiết ñến từng mã NDKT. Các khoản chi trực tiếp thì
ñược hạch toán vào mã NDKT tương ứng theo quy ñịnh về mục lục ngân sách hiện hành. Tuy nhiên trong quá trình kiểm soát chi NSNN tại tỉnh Quảng Trị ñã phát sinh các vấn ñề sau:
51
- Về văn bản lựa chọn nhà thầu: các khoản mua sắm từ 20 triệu ñồng ñến 100 triệu ñồng, thẩm quyền lựa chọn nhà thầu thuộc về các ðVDT, các khoản mua sắm từ
100 triệu ñồng trở lên việc lựa chọn nhà thầu thuộc trách nhiệm của UBND tỉnh. Trong thực tế KBNN chỉ kiểm soát văn bản Quyết ñịnh lựa chọn nhà thầu chứ không kiểm soát quy trình lựa chọn nhà thầu, vì vậy chất lượng kiểm soát việc lựa chọn nhà thầu không cao, một số ñơn vị chỉ ra văn bản lựa chọn nhà thầu, thậm chí không ñúng thể thức mà không hề quan tâm ñến trình tự của việc lựa chọn nhà thầu theo ñúng quy
ñịnh của Luật ñấu thầụ
- Nội dung chi bằng tiền mặt ñược kiểm soát chặt chẽ theo ñúng quy ñịnh tại ñiều 5, thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của bộ Tài chính. KBNN Quảng Trị giải quyết chi tiêu bằng tiền mặt khá linh hoạt vừa ñảm bảo các yêu cầu chi tiêu tiền mặt cho các ñơn vị sử dụng NS nhưng vừa ñảm bảo thực hiện tốt chủ trương thanh toán không dùng tiền mặt, hướng tới “Kho bạc không tiền”.
Trong thực tế, một số nội dung ñặc thù như: chi chếñộ ñón tiếp thân nhân liệt sỹ, chi lễ hội, chi cho công tác tăng dày tôn tạo mốc biên giới, chi ñặc biệt của các ñơn vị
an ninh quốc phòng, chi các giải thể dục, thể thao, thi tuyển... cần thiết phải chi tiêu tiền mặt trong khi chế ñộ lại chưa quy ñịnh cho thủ quỹñơn vịñược nhận tiền vào tài khoản cá nhân ñể tiện cho việc di chuyển, vì vậy rất nhiều trường hợp thủ quỹ ñơn vị
phải mang một lượng tiền mặt lớn di chuyển ñể phục vụ cho các nhiệm vụ nói trên. Mặt khác, nội dung chi tiền mặt trên giấy rút dự toán ghi không chính xác hoặc rất chung chung nên KBNN không có cơ sở ñể kiểm soát việc chi tiêu tiền mặt của các
ñơn vị, chỉ ñến khi thanh toán hoàn tạm ứng mới phát hiện ñược, khi phát hiện thì khoản thanh toán ñã hoàn thành. Kết quả kiểm soát chi tiền mặt không caọ
- Về tỷ lệ tạm ứng theo hợp ñồng: mặc dù mức tạm ứng theo quy ñịnh tại hợp
ñồng ñã ký kết của ñơn vị sử dụng NSNN và nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ nhưng tối
ña không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm ñó (mua sắm ñịnh nghĩa theo thông tư số 68 - tất cả các loại hàng hoá dịch vụ), tuy nhiên KBNN Quảng Trị
cũng giải quyết khá linh hoạt tỷ lệ này ñối với một số khoản chi có tính chất ñặc thù như ñiều tra dân số, các chương trình tuyên truyền về dân số kế hoạch hoá gia ñình, phòng chống HIV, nghiên cứu ñề tài khoa học bởi vì dự toán giao hàng năm không quy ñịnh rõ giao cho khoản mua sắm nào bao nhiêu (trừ những trường hợp mua sắm
52
tài sản cốñịnh hoặc thiết bị ñã ñược quy ñịnh rõ trong dự toán) hoặc là với mức 30% không thể thực hiện ñược nhiệm vụ.
- Quy ñịnh về thanh toán tạm ứng: Tất cả các khoản ñã tạm ứng các ðVSDNS phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng saụ Số dư
tạm ứng ñể chi theo dự toán NSNN ñến hết ngày 31/12 hàng năm chưa ñủ hồ sơ thủ
tục thanh toán ñược chuyển sang năm sau (nếu ñược phép), nộp trả NSNN(nếu không
ñược chuyển sang năm sau).
Mặc dù thủ tục hoàn tạm ứng ñã rất ñơn giản, ñơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ
thanh toán mà không phải mang hồ sơ chứng từ lên KBNN nhưng ña số các ðVDT chưa chấp hành thời hạn thanh toán tạm ứng, do một số nguyên nhân như: ñơn vị xác
ñịnh nội dung và mức tạm ứng chưa chính xác, tâm lý cứ tạm ứng tiền mặt về cho chủ ñộng, một số nhiệm vụñã triển khai thực hiện nhưng không ñảm bảo tiến ñộ do năng lực nhà thầu, thời tiết, công tác giải phóng mặt bằng...
Trong quy trình chi TX, việc tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng hiện nay cũng là một nội dung còn tồn tại cần ñược khắc phục.
KBNN Quảng Trị với vai trò là cơ quan kiểm soát chi, trong thời gian qua ñã không ngừng nâng cao chất lượng kiểm soát chi NSNN, trước ñây KBNN ñã thực hiện kiểm soát chi trên cơ sở từng hoá ñơn chứng từ của ðVSDNS, ñến năm 2011, nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong kiểm soát chi NSNN, nâng cao vai trò trách nhiệm của các cơ quan ñơn vị tham gia vào quy trình, ñặc biệt là giao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm của Thủ trưởng ðVSDNS, KBNN chỉ thực hiện kiểm soát chi TX thông qua bảng kê ñối với các khoản chi có giá trị dưới 20 triệu ñồng, còn các khoản chi từ 20 triệu ñồng trở lên mới thực hiện kiểm soát chi theo hồ sơ, chứng từ.
Từ năm 2010 ñến tháng 12/2013 tổng số chi TX ñã ñược kiểm soát qua KBNN Quảng Trị là: 14.524 tỷñồng, quá trình kiểm soát phát hiện 947 triệu lượt chứng từ sai các yếu tố phải bổ sung, hoàn thiện, 817 triệu lượt ñơn vị giao dịch thiếu thủ tục hồ sơ, 961 triệu lượt chứng từ sai mục lục ngân sách, 868 triệu lượt chi vượt dự toán, 976
triệu lượt chi sai tiêu chuẩn ñịnh mức chếñộ từ chối thanh toán 4.569 triệu ñồng.